Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

1.3. Нормативно-методическое обеспечение корпоративных стандартов

На сегодняшний день уже сформировалась государственная система законодательных и нормативных актов, регламентирующая вопросы информационного обмена и документации.

Всписке использованных источников приведены основные законодательные акты и нормативно-методические материалы, регулирующие отрасль документационного обеспечения управления (ДОУ), архивного хранения документов, а также защиту информации и соблюдение конфиденциальности.

На основе нормативных актов высшей юридической силы по различным аспектам ДОУ в организациях разрабатываются корпоративные нормативно-методические документы.

Всостав разрабатываемых корпоративных документов (приложение 1), как правило, включаются:

1) классификаторы управленческой документации;

2) табель и альбом форм документов;

3) номенклатура дел организации;

4) стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивному хранению дел;

5) положение о службе ДОУ и должностные инструкции

ееработников.

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе введенного в действие с 1 июля 2007 г. Национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст «Об утверждении национального стандарта»). Данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489–1:2001 Information and documentation. Records management. General.

11

Данный стандарт направлен на регулирование процессов управления документами любых организаций, независимо от формы собственности, предназначаемых как для внутреннего, так и внешнего пользования.

Положения вышеназванного стандарта содержат как сведения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, так и руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001–2008 (введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 декабря 2008 г. № 471-ст) и ГОСТ Р ИСО 14001–2007 (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 июля 2007 г. № 175-ст), а также методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

В организациях работы по созданию, обработке и хранению документов оформляются в виде инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Основным нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 (далее — Правила делопроизводства) и вступившие в силу с даты их утверждения. Действовавшая ранее Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утратила свою силу. Положения данного документа могут быть использованы и негосударственными организациями при разработке инструкции по делопроизводству.

Следует отметить, что в соответствии с п. 3 Правил делопроизводства «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверж-

12

даемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела», т.е. с Федеральным архивным агентством (Росархивом). Следовательно, если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.

В современных условиях возрастающего объема электронного документооборота особое внимание в вышеназванных Правилах уделено работе с электронными документами. Так, в Правилах сформулированы необходимые с точки зрения делопроизводства единые требования к работе с электронными

документами, к наиболее важным из которых можно отнести следующие:

в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах (п. 25);

в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

—электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

—электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства

ииметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации (п. 37);

при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти — автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» (п. 38);

13

при обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ (п. 39);

состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством (п. 40);

электронные документы создаются, обрабатываются

ихранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций РФ (п. 41);

прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства (п. 42);

при получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи (п. 43);

при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа испол-

нительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполните-

14

лям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные (п. 44);

документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются

всистему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа (п. 45);

единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (п. 46);

электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (п. 47);

электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе (п. 48);

после истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти (п. 49).

В организации функции нормативно-методического обеспечения управления документами возложены на службу ДОУ, поэтому в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела.

15

Содержание этапов создания корпоративной нормативнометодической базы ДОУ представлено ниже.

16

Создание рациональной корпоративной нормативно-ме- тодической базы ДОУ, базирующейся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах, позволит компании:

1) повысить эффективность системы управления организацией, включая качество принимаемых управленческих решений, и эффективность контроля их исполнения;

17

2)обеспечить единое информационное пространство в компании;

3)повысить культуру персонала компании в работе с документами.

1.4. Современное регулирование системы документационного обеспечения управления

Внастоящее время задачи упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, внедрения информационных технологий и разработки систем управления документами решаются на основе применения требований законодательства, нормативных правовых актов и методических документов, действующих в Российской Федерации.

Вэтой связи особо следует отметить Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Он призван регулировать процессы управления документами внутреннего или внешнего пользования государственных или коммерческих организаций, обязанных создавать и сохранять документы. Общие положения настоящего стандарта носят рекомендательный характер по созданию, включению в систему

иуправлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в вышеназванном стандарте характеристикам.

Данный стандарт содержит 11 разделов: 1) область применения; 2) нормативные ссылки;

3) термины и определения;

4) преимущества управления документами;

5) нормативная среда;

6) политика управления документами и ответственность;

7) требования к управлению документами;

18

8)проектирование и внедрение системы управления документами;

9)процессы управления документами и контроль;

10)мониторинг и аудит;

11)обучение.

Остановимся подробнее на некоторых из них. В соответствии с разделом 7 стандарта при проектировании системы документов организации должны принять комплексную программу управления документами, для чего необходимо:

1)составить перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;

2)принять решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

3)определить требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

4)установить требования к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;

5)решить, как организовать документы, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

6)оценить риски, связанные с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

7) обеспечить сохранность документов и доступ к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

8)обеспечить системе документации соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации;

9)обеспечить хранение документов в безопасной и защищенной среде;

10)обеспечить хранение документов в течение необходимого или требуемого срока;

11)определить и оценить возможность повышения эффективности, результативности или качества организационных

19

процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

При этом важным является не только принятие комплексной программы управления документами, но и неукоснительное ее выполнение.

Для обеспечения гарантий защищенности и восстановления документы должны обладать определенными характеристиками:

1)аутентичность. Означает то, что документ является тем, чем должен быть, создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, и был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе;

2)достоверность. Суть заключается в том, что содержание документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

3)целостность определяется его полнотой и неизменностью документа;

4)пригодность для использования означает, что документ можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

Стратегия внедрения соответствующих документных систем может включать:

1)проектирование документных систем;

2)документирование процессов функционирования документных систем;

3)подготовку сотрудников, работающих с документами;

4)конвертацию документов в новые документные системы, форматы;

5) установление стандартов, проверку соответствия им

иих соблюдения;

6)определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).

20