Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

3.5. Распорядительная документация

Функционирование любого предприятия сопровождается составлением различных документов, среди которых выделяется группа организационно-распорядительных документов.

К распорядительным документам относят:

1)приказы по основной деятельности;

2)распоряжения;

3)решения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на группы (рис. 1):

1)приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

2)приказы по личному составу (персоналу предприятия). Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

1)изучение существа вопроса и сбор необходимой инфор-

мации;

2)подготовка проекта приказа;

3)согласование проекта приказа;

4)подписание руководителем.

ПРИКАЗЫ

Рис. 1. Приказы предприятия

111

Приказы:

оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа (приложение 12);

должны иметь реквизиты: название вида документа, дату (датой приказа является дата подписания его руководителем) и номер;

нумеруются в хронологическом порядке с января по декабрь в пределах года;

по основной деятельности ведутся отдельно от приказов по личному составу;

должны иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» (например: «Об изменении графика отпусков»).

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть содержит основание издания приказа:

1)нормативные акты государственных и муниципальных органов;

2)решения совета директоров, общих собраний акционеров;

3)производственная необходимость.

Текст констатирующей части, как правило, начинается словами «В связи…», «В соответствии с…», «Во исполнение…» и т.д.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца), далее пишут «кому» (структурному подразделению или конкретному исполнителю), «что сделать» (указывают задачу), «до какого числа» (срока, ее окончания).

Если в тексте приказа несколько пунктов, то каждый из них начинается с красной строки (абзацного отступа).

Текст приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия и оформляется визой.

Подписывает приказ руководитель или его заместитель, если у него есть такое право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

112

В обязанности работников службы делопроизводства входит организация ознакомления сотрудников организации с содержанием приказов, как издаваемых внутри организации, так и приказов вышестоящих организаций, касающихся деятельности данной организации. Один из экземпляров приказа должен быть вывешен на доске объявлений, а на втором должны поставить свои подписи работники, ответственные за его исполнение.

Сроки хранения приказов по основной деятельности:

1)по работе предприятия в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия;

2)в случае, если предприятие является источником комплектования Госархива — постоянно;

3)по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководством

организации для разрешения оперативных вопросов управления организацией.

Распоряжения носят чаще всего информационно-методи- ческий характер и связаны с организацией исполнения приказов, инструкций и пр.

Распоряжения подписываются руководителем организации или его заместителем.

Текст распоряжения включает в себя констатирующую и распорядительную части.

Распорядительная часть документа должна начинаться словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)», с новой строки от границы левого поля и напечатанными прописными буквами без разрядки. Часто в тексте распоряжения это слово опускают, указывая лишь действие (например, «всем сотрудникам пройти диспансеризацию» и т. д.).

В последнем пункте распоряжения указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за его исполнением.

Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия.

113

Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

Сроки хранения распоряжений:

1)по деятельности предприятия в целом — от 10 лет до его ликвидации;

2)если предприятие является источником комплектования Госархива — постоянно;

3)по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Решение — документ, который принимается коллегиаль-

ным органом (советом, собранием и т. д.) в рамках имеющихся компетенций для разрешения производственных задач или вопросов.

Решение имеет констатирующую и распорядительную части.

Вконстатирующей части излагается состояние вопроса

иформулируется конкретная задача.

Враспорядительной части предлагаются действия по решению данной задачи; назначаются исполнители и определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть обозначены как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распорядительная часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

Текст решения может быть разделен на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то таковые оформляются в виде приложений.

Решения, касающиеся жизнедеятельности организации, например решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков имеют постоянный срок хранения.

Указание представляет собой распорядительный документ, который составляется в целях обеспечения исполнения таких распорядительных документов, как приказы, поручения, инструкции и т. п.

Текст указания состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной, последняя начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»,

114

которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

Указаниям, подписанным руководителем организации или его заместителем, присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.6. Договорная документация

Правовые взаимоотношения работников и работодателей

входе осуществления трудовой деятельности регламентируются договорной документацией по кадрам, которая может быть представлена соглашениями, коллективным договором и индивидуальным трудовым договором.

Всоответствии со ст. 45 ТК РФ соглашение представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения и устанавливающий общие принципы регулирования связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, межрегиональном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях социального партнерства в пределах их компетенции.

Статья 40 ТК РФ определяет коллективный договор как правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения

ворганизации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяются сторонами.

Договор должен быть оформлен на листах бумаги формата А4 и содержать следующие реквизиты:

наименование вида документа;дату;регистрационный номер;текст;

адреса сторон;подписи лиц каждой из сторон;

115

печать;

визы согласования документа.

Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.

Трудовой договор (контракт) подробно рассмотрен

вп. 3.4 данного пособия.

3.7.Информационносправочная документация

Информационно-справочная документация играет вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым

ираспорядительным документам и в отличие от последних не является обязательной к исполнению.

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в той или иной организации и служит основанием для изучения распорядительных документов, т. е. побуждает принимать определенные управленческие решения. К ней относятся справки, докладные

иобъяснительные записки, сводки, акты, служебные письма, телеграммы и т. д.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Выделяют 2 группы справок:

1)информационные — содержат сведения служебного характера;

2)удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

Обязательные реквизиты справок:вид документа;дата;

регистрационный индекс;место составления;адресат;заголовок;

116

текст;

подпись;

печать.

Составление справок требует особой тщательности и проверки отражаемых в ней данных (в справке могут приводиться таблицы или даваться приложения) от лиц, их составивших, подписавших и поэтому несущих ответственность за предоставленные сведения.

Сводка представляет собой обобщенные сведения по ка- кому-либо вопросу и аккумулирует в себе информацию, полученную из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка, и подписывается составителем, а при направлении в другие организации — руководителем.

Телеграмма — небольшое текстовое сообщение, которое передается средствами телеграфной связи в тех случаях, когда отправка документов почтой не может обеспечить своевременного решения вопросов.

Последовательность реквизитов в телеграмме:

отметка о категории телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

адрес и наименование адресата;

текст телеграммы;

подпись отправителя (по желанию).

Телеграммы оформляются на специальных телеграфных бланках или на светлой бумаге. Телеграмма может быть адресована в несколько адресов. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала и не должен превышать 2 машинописных страниц (не более 300 слов).

Телефонограммы — различные по содержанию документы, передаваемые устно по телефонным каналам связи, за-

117

писываемые получателем вручную и используемые в случаях необходимости документального оформления передаваемого сообщения.

Требования к содержанию телефонограмм:

текст не должен содержать более 50 слов;

следует избегать труднопроизносимых слов;

не использовать сложные словосочетания и речевые обороты.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках, используя следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа — ТЕЛЕФОНОГРАММА;

дата документа;

время передачи-приема телефонограммы;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись;

отметка об исполнителе;

должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;

отметка об исполнении документа и направлении его

вдело;

идентификатор электронной копии документа. Электронное сообщение — сообщение, передаваемое с по-

мощью электронной почты.

Сообщение электронной почты состоит из текста сообщения и реквизитов:

адрес получателя — в формате электронной почты;

адреса, по которым отсылаются копии сообщений в формате электронной почты;

118

заголовок сообщения, отражающий содержание сообщения.

Докладная и объяснительная записки, акт рассмотрены в разделе 3.2.4 данного пособия.

3.8. Деловое письмо

Деловая переписка — это основное официальное средство управленческой коммуникации, занимающее до 80% от общего объема документации.

Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма, содержание которых во многом зависит от того, для какой цели они составляются.

Современное деловое письмо — это официальный документ в виде служебного послания, содержащий различные подтверждения, предложения, просьбы, запросы, напоминания, поручения, претензии и т. д.

Существуют общие требования составления и оформления, обязательные для любого письма.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке письма формата А4. При составлении данного документа можно использовать также бланк формата А5, если текст письма не превышает 7 строк. Для более рационального использования площади листа бумаги предпочтение отдается бланку с угловым расположением реквизитов.

Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты: 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28, 29, 30.

Композиция текста письма — последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей. Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составляется в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору, и адресату без дополнительных пояснений понятно, с какой целью составлено и направлено письмо.

119

Вбольшинстве случаев деловые письма включают в себя 2 и более смысловые части. Такие письма составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, изложить различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.

Вцелом текст письма может состоять из следующих ча-

стей:

1) обращение;

2) вступление;

3) основная часть;

4) заключение;

5) предупреждение;

6) заключительные этикетные формулы.

Как правило, деловое письмо начинается с обращения, которое играет значимую роль в деловом общении. Верно выбранное обращение задает переписке нужный тон, привлекает внимание делового партнера и способствует построению и поддержанию с ним длительных деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма. Целесообразно использовать обращение в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся вопросов, не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем; в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций; в сопроводительных письмах и т. д.

Во вступительной части содержатся ссылка на документ, основание для составления письма, констатация факта и цель составления письма. При ссылке на документ его данные указываются в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например «В соответствии с заданием Главного управления от 07 августа 2007 г. ...»

120