Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

готавливать при составлении документа данного вида более 200 раз в год. При отсутствии такого количества документов одного вида специальные бланки по видам документов не изготавливаются, а используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит «Название вида документа».

Если документ создается в неоднократно повторяющихся управленческих ситуациях, то рациональнее для него изготовить бланки с унифицированным текстом. Примером таких документов являются счета-фактуры, акт, договор, накладные, протокол и др.

Ранеетребованиякнаборутекстадокументовустанавливались ГОСТ 6.38–90 «Система организационно-распорядитель- ной документации. Требования к оформлению документов». Сейчас данный ГОСТ фактически прекратил действие, и был принятГОСТР6.30–2003«Унифицированнаясистемаорганиза- ционно-распорядительной документации. Требования

коформлению документов».

Вдействующем ГОСТе четко не прописаны требования

кнабору текста, поэтому в практической деятельности при составлении и оформлении документов в электронном виде на компьютерах принято руководствоваться правилами по набору документов, прописанными в ГОСТ 6.38–90.

1. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через 1 межстрочный интервал.

2. Абзацный отступ должен быть одинаковым и составлять по всему тексту документа 1,25 см или 5 печатных знаков от границы левого поля.

3. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал.

4. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами. Например:

71

СОГЛАСОВАНО 1,5 интервала

Ректор Финансовой академии 1 интервал

при Правительстве Российской Федерации 2 интервала

Подпись А. Г. Грязнова 1,5 интервала 23.04.2012

5.Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.

6.Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

7.Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

8.При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся

кним текст — через 1 межстрочный интервал.

9.Если документ состоит из двух и более листов, то второй и последующие листы нумеруют. Нумерация страниц проставляется посередине верхнего поля листа на расстоянии не менее 10 мм от его верхнего среза арабскими цифрами без «черточек» и слова «стр.»

2.4. Особенности официальноделового стиля документов

Официально-деловой стиль — функциональная разновидность русского литературного языка, используемая в сфере управленческой, экономической и дипломатической деятель-

72

ности, а особенно — в сфере организационно-распорядитель- ной документации, где текст имеет юридическую значимость

ине допускает различных толкований.

Официально-деловой стиль отличает:

высокая степень использования экономико-правовых терминов (динамика товарооборота, объем выручки от реализации продукции, права собственности, прирост производительности труда; срок реализации товара и т. д.);

употребление словосочетаний с отглагольным существительным (оказание помощи, решение вопроса, отсрочка платежа и т. п.);

частое применение отыменных предлогов (например, ввиду, посредством, по мере, вследствие и т. п.);

лексическая сочетаемость слов (например, не предпринимать усилия, а прилагать усилия, не повысить кругозор, а расширить кругозор и т. д.);

стандартизация синтаксических единиц (считаем необходимым поставить Вас в известность, в установленном порядке; в ответ на Ваше письмо, договор вступает в силу со дня подписания; в порядке оказания технической помощи и т. д.).

Для языка документов характерна высокая степень унификации и стандартизация синтаксиса, подчеркнутая логичность. Официально-деловой стиль обладает рядом специфических признаков, к которым относятся:

нейтральность изложения — в документах не употребляются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональноэкспрессивной окраской;

точность и ясность изложения — исключается двусмысленное толкование текста, т. е. обеспечивается однозначность его восприятия;

лаконичность — исключается избыток ненужных слов

ивыражений;

использование устойчивых языковых оборотов — обуславливается высоким уровнем регламентированности деловых отношений, повторяемостью возникающих ситуаций и содержательной ограниченностью деловой речи;

73

использование терминов — обеспечивает однозначность восприятия текста;

применение сокращений (приложение 2) и др. Несоблюдение основных правил и требований по состав-

лению управленческой документации, а также допущение в ней грамматических ошибок формирует негативное представление о деятельности фирмы в целом.

Активное внедрение информационных технологий в современное делопроизводство способствовало еще большей стандартизации и унификации делового стиля, что значительно упростило автоматизацию и компьютеризацию обработки документации. Использование элементов трафаретизации для писем, таблиц, анкет и т. п. посредством общепринятых сокращений и единообразного размещения реквизитов обеспечивает высокую информативную емкость текста документа.

Существуют правила этикета делового письма, основанные на следующих нормах делового общения:

проявление вежливости и уважения к деловому пар-

тнеру;

соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение высказывать свое мнение, не обижая партнера

ине задевая его самолюбия;

терпимость к иному мнению;

разумная самокритичность;

честность в деловых отношениях;

умение корректно вести спор, полемику. Использование стандартных общепринятых фраз и це-

лых фрагментов значительно сокращает временные затраты на подготовку текста документа, что эффективно с экономической точки зрения. Кроме того, любой делопроизводитель для оперативного создания документа может создать собственный «словарь» языковых формул, используя при этом современные текстовые процессоры.

74

Глава 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

3.1. Виды, назначение и состав кадровой документации

Мероприятия, проводимые кадровой службой, подлежат обязательному документированию.

Каждая организация самостоятельно разрабатывает нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного предприятия, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003.

Комплекс кадровой документации включает в себя следующие подсистемы:

1)законодательные акты, нормативная и нормативносправочная документация (призвана обеспечить единообразие применения норм права): например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях

иорганизациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и пр.;

2)плановая документация (документы текущего, перспективного планирования и прогнозирования): например, Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников и соответствующие докумен- ты-обоснования);

75

3)организационно-правовая документация (регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретной организации): например, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структуре персонала, Положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция и пр.;

4)персональная документация (комплекс персональных документов, представляющий собой условия возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с организацией);

5)договорная документация (регламентирует правовые аспекты взаимоотношений работников и работодателей): например, соглашение, трудовой договор, коллективный договор;

6)распорядительная документация (предназначена для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с работодателем): например, приказы, распоряжения и пр.;

7)учетная кадровая документация (предназначена для персонального учета работников): например, Личная карточка

иее производные;

8)документация по учету использования рабочего времени

ирасчетов с персоналом по оплате труда (образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения работников за труд): например, Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы, Табель использования рабочего времени, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость и пр.;

9)отчетная и отчетно-справочная документация (представляет собой сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный промежуток времени).

Документы, отражающие этапы трудовой деятельности работников, называют документацией по личному составу

(персоналу, кадрам).

76

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (табл. 1).

77

Окончание табл. 1

Следует отметить, что унифицированные формы документов по труду распространяются на предприятия всех форм собственности на территории РФ.

Формы первичной учетной документации в форматах Microsoft Word и Microsoft Excel можно найти на информацион- но-правовом портале «ГАРАНТ» по ссылке — http://base.garant. ru или справочно-правовой системе «КонсультантПлюс» (www. consultant.ru).

К оформлению документов по личному составу (персоналу) предъявляются повышенные требования: особая тщательность, аккуратность и обеспечение сохранности на протяжении длительного срока. Необходимо также помнить, что персональные данные граждан относят к категории конфиденциальной информации.

3.2. Плановая кадровая документация

Вопросы перспективного, текущего прогнозирования, а также планирования численности различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т. п. отражаются в плановой кадровой документации.

78

Исходя из разнообразия задач, стоящих перед организацией, кадровая служба должна осуществлять такие виды кадро-

вого планирования, как:

1) планирование текущих потребностей в персонале:

оценка потенциала имеющихся трудовых ресурсов;

оценка потребностей в персонале в перспективе;

разработка и утверждение программ развития персо-

нала;

2)составление плана замещения штатных должностей;

3)планирование и набор персонала по определенным качественным и количественным характеристикам;

4)в случае необходимости планирование сокращения персонала:

кого следует сократить, в каком подразделении и в какие сроки;

мероприятия, направленные на оказание помощи сокращенным работникам в нахождении новой работы;

порядок сокращения и выплаты выходных пособий;

мероприятия по консультированию с профсоюзами или ассоциациями работников;

5)планирование обучения сотрудников организации по таким направлениям, как:

подготовка учеников;

учет работников, нуждающихся в повышении квалификации, обучении или переобучении;

учет расходов на новые курсы или на уже существую-

щие;

6)сохранение количественного и качественного состава персонала организации;

7)планирование размеров фонда оплаты труда с учетом отчислений в фонды социального страхования и пр.;

8)сохранение и планирование роста производительности

труда.

Перечисленные выше виды кадрового планирования взаимосвязаны и взаимозависимы.

79

В составлении плановых документов должны принимать участие сотрудники планово-экономического отдела, отдела кадров и других заинтересованных функциональных отделов.

Составление плановых документов проходит в несколько этапов:

анализ влияния кадрового состава на экономические показатели деятельности организации в базовом и отчетном периодах;

запрос от руководства организации концепции стратегического развития организации;

в соответствии с потребностями организации составление прогноза состава работников организации в разрезе должностей, специальностей, профессий, квалификации;

создание кадрового резерва организации;

прогнозирование мероприятий, связанных с сокращением персонала;

расчет возможного изменения в системе материального стимулирования работников организации;

прогнозирование мероприятий по совершенствованию социальной инфраструктуры организации;

разработка проектов программ развития с детализацией их реализации в долгосрочных и текущих планах;

согласование, подписание и утверждение программ

ипланов;

корректировка принятых программ и планов с учетом изменения внешней и внутренней среды организации.

Различают планы: перспективные, годовые, квартальные, месячные. Эти планы обязательно проходят процедуру согласования с профсоюзными органами и только после этого утверждаются первым руководителем организации или его заместителем при наличии соответствующих полномочий.

Самыми распространенными документами, относящимися к плановой документации, являются структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих и др.

80