Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

6.Система CompanyMedia. Разработана компанией «ИнтерТраст». CompanyMedia позволяет автоматизировать делопроизводство и документооборот и практически любые процессы, связанные с документами. Может использоваться государственными организациями и любыми другими компаниями.

Система позволяет зарегистрировать любой вид документа, создать (в том числе несколькими пользователями) документ, согласовать документ, создать папки документов, оптимизировать их, создать поручения (резолюции) и сохранить ответы на них, отчеты, наладить контроль исполнения документов и поручений (резолюций); подписать с помощью электронной цифровой подписи, передать документ, передать документ на архивное хранение.

7.Система DIRECTUM. Разработана компанией DIRECTUM. Обеспечивает организацию и контроль таких процессов, как согласование, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж

идругих процессов взаимодействия. Совмещается с системами бизнес-моделирования, помогает исполнению бизнес-процессов.

Работа в DIRECTUM с помощью мобильных устройств

ипланшетов позволяет обеспечить мобильность, дает пользователю комфортно работать с документами и данными вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

8. Система Docsvision. Позволяет автоматизировать не только стандартные задачи делопроизводства на предприятии, но и специфические для конкретного предприятия задачи.

9. Система Globus. Разработана компанией «Промышленные информационные системы».

Возможны несколько вариантов: система электронного документооборота Globus DIRECT — для компаний среднего размера с численностью пользователей от 20 до 1000 человек; многопользовательская система Globus PROFESSIONAL — автоматизирует все процессы подразделений компаний; Globus START — для малых предприятий и рабочих групп; Globus ENTERPRISE — помогает автоматизировать географически

181

распределенные холдинги; Globus e-Government — содержит, кроме функций автоматизации государственного управления, модули автоматизации документооборота, работы с обращениями граждан и юридических лиц, подходит для органов власти; Zoho CRM — соединяет продажи и маркетинг, помогает объединению рекламных кампаний, прогнозов и цепочек продаж.

10. Система LanDocs. Разработана компанией «Ланит». Предназначена для решения задач ECM/СЭД. Позволяет строить любые системы электронного документооборота — от прос-тых до самых сложных. Позволяет при установке настроить систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретной организации. Основные функции этой системы: работа с электронными документами, контроль исполнения поручений, совмещение с Windows-приложениями, с электронной почтой, территориальнораспределенный документооборот, обеспечение информационной безопасности.

6.3. Обеспечение защиты информации

Обеспечение защиты информации в настоящее время регламентируется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Данный закон содержит 18 статей, в которых определяются:

1)сфера действия Закона;

2)основные понятия, используемые в Законе (информация; информационные технологии; информационная система; информационно-телекоммуникационная сеть; обладатель информации; доступ к информации; конфиденциальность информации; предоставление информации; распространение информации; электронное сообщение; документированная информация; электронный документ; оператор информационной системы);

182

3)основные принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации;

4)информация как объект правовых отношений;

5)права и обязанности обладателя информации;

6)признаки общедоступной информации;

7)право на доступ к информации и ограничение доступа

кинформации;

8)распространение информации или предоставление информации;

9)документирование информации;

10)роль государства в сфере применения информационных технологий;

11)информационные системы (федеральные, муниципальные, иные);

12)государственные информационные системы;

13)использование информационно-телекоммуникацион- ных сетей;

14)правовые, организационные и технические меры по защите информации;

15)ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

В статье 9 Закона рассматриваются положения об ограничении доступа к информации, так как документы могут иметь информацию открытую и информацию закрытую (с ограниченным доступом), помечаемую специальными грифами:

«Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т. п.

Сведения конфиденциального характера включают в себя:

1)сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации

вустановленных федеральными законами случаях;

2)сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах

183

государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;

3)служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (служебная тайна);

4)сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений);

5)сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);

6)сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них16.

Государственная тайна. Государственной тайной являются защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации (ст. 2 Закона РФ от 21 июля 1993 г.

№5485-I «О государственной тайне»). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203.

Допуск должностных лиц к государственной тайне осуществляется с их добровольного согласия принять на себя обязательства перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну.

За разглашение сведений, составляющих государственную

16 Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

184

тайну, в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с виновным лицом трудовой договор может быть расторгнут, а виновный работник может быть привлечен к уголовной, административной или гражданско-правовой ответственности.

Существуют 3 степени секретности и соответствующие им грифы: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно» (ст. 8 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне»).

Всоответствии с упомянутой статьей использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

На носители сведений, составляющих государственную тайну, наносятся следующие реквизиты:

1) ссылка на соответствующий пункт действующего на данном предприятии перечня сведений, подлежащих засекречиванию;

2) ссылка на орган государственной власти или предприятия, осуществивших засекречивание носителя;

3) регистрационный номер;

4) дата или условие рассекречивания сведений (событие, после наступления которого сведения будут рассекречены).

Если документ (или носитель государственной тайны) содержит составные части с разными степенями секретности, то в таком случае документу присваивается гриф секретности части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Всоответствии со ст. 21 Закона устанавливается 3 формы допуска к государственной тайне должностных лиц и граждан, соответствующие 3 степеням секретности сведений, составляющих государственную тайну: к сведениям особой важности, совершенно секретным или секретным. Наличие у должностных лиц и граждан допуска к сведениям более высокой степени секретности является основанием для доступа их к сведениям более низкой степени секретности.

Сроки, обстоятельства и порядок переоформления допуска граждан к государственной тайне устанавливаются

185

нормативными документами, утверждаемыми Правительством РФ.

Законодательством РФ определены социальные гарантии для должностных лиц и граждан, имеющих доступ к государственной тайне на постоянной основе:

1)процентные надбавки к заработной плате в зависимости от степени секретности сведений, к которым они имеют доступ;

2)преимущественное право на оставление на работе при сокращении штата или численности работников предприятия.

Трудовой договор с работниками, служебные обязанности которых предполагают допуск к государственной тайне на постоянной основе, заключается только после проверки компетентными органами сведений о данном сотруднике и оформлении допуска к государственной тайне. Сведения о допуске работника к секретной информации отражаются в трудовом договоре.

Коммерческая тайна. Законодательство Российской Федерации о коммерческой тайне состоит из Гражданского кодекса РФ (глава 75 «Право на секрет производства (ноу-хау)»), Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и других федеральных законов.

Под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при су-ществующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Под информацией, составляющей коммерческую тайну, понимаются сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие того, что они неизвестны третьим лицам, к ним нет свободного доступа

ив отношении них введен режим коммерческой тайны. Коммерческую тайну могут составлять любые сведения на-

учно-технического, производственного, экономического и иного характера, в том числе ноу-хау. Такие сведения могут приме-

186

няться в процессе создания новых технологий, в производстве, торговле, маркетинге, менеджменте. Главный признак признания сведений коммерческой тайной — возможность получения дохода, утечка коммерческих секретов — снижение дохода предприятия. Перечень таких данных законом не ограничен, владелец сам вправе (и должен) устанавливать режим коммерческой тайны.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне предприятия, можно подразделить на 2 группы:

1) научно-техническая (технологическая) информация:

сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;

используемые материалы;

рецептуры;

способы производства (особенно если речь идет о принципиально новых изделиях);

новые технологии; направления модернизации имеющихся технологий, процессов и оборудования;

программное обеспечение ПЭВМ; пароли, ключи, коды доступа к информации;

организация системы безопасности предприятия;

2)деловая информация:

сведения о результатах финансовой деятельности предприятия;

сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

планы развития предприятия;

планы и объемы реализации продукции;

анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта и прочее;

планы рекламной деятельности;

списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними,

187

их финансовом состоянии, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

структура и методы управления, связи внутри фирмы

ивне ее, распределение обязанностей и их содержание;

кадровый состав и его формирование;

сведения из деловой переписки.

Защита конфиденциальной информации заключается

вобеспечении предотвращения ее утечки или разглашения.

Всоответствии со ст. 10 Закона о коммерческой тайне меры

по защите конфиденциальной информации заключаются в следующем:

1)определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2)ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, установление определенного порядка обращения к этой информации и контроль за его соблюдением;

3)учет лиц, получивших доступ к коммерческой информа-

ции;

4)регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, на основе трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5)нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

В рамках трудовых отношений работодатель в целях охраны конфиденциальности информации обязан (ст. 11 Закона

окоммерческой тайне):

188

1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2)ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3)создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Сотрудники предприятия, допущенные к коммерческой тайне, подписывают обязательство о ее неразглашении, составляемое в единственном экземпляре. Срок хранения документа (в специальном или личном деле сотрудника) — не менее 5 лет после увольнения сотрудника.

В целях охраны информации, содержащей конфиденциальные сведения, в организации:

1)определяется перечень сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия, который оформляется приказом руководителя организации;

2)определяется круг лиц, имеющих доступ к информации, имеющей гриф «Коммерческая тайна», которые должны ознакомиться со специальным приказом и приложениями к нему под расписку.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Документы, содержащие коммерческую тайну (КТ) или конфиденциальную информацию, помечаются специальным грифом ограничения доступа, означающим принадлежность права собственности на информацию предприятию.

Гриф должен содержать такие сведения, как:номер экземпляра;

полное наименование и место нахождения обладателя информации — для юридических лиц или фамилию, имя, отче-

189

ство гражданина и место регистрации — для индивидуальных предпринимателей.

На документах с грифом «КТ» обязательно указывается количество экземпляров изготовленных документов и место нахождения каждого из них. Например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 — в адрес;

экз. № 2 — в дело № 2–3.

В дело подшивается тот экземпляр, на котором имеется отметка о количестве составленных экземпляров.

Допуск лиц к документу, имеющему гриф, оформляется специальной резолюцией руководителя организации на оборотной стороне документа с указанием фамилий должностных лиц, которым разрешается пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:

1.П. С. Иванову

2.И. П. Сидорову

Подпись руководителя Дата

Изготовление и размножение документов с грифом «КТ» производится централизованно в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

В организации должностное лицо, ответственное за учет документов с грифом «КТ», регистрирует в отдельном журнале

190