Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

изготовленные и подписанные документы. Все листы журналов должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрой и прописью) (рис. 15).

Журнал регистрации документов с грифом «КТ»

Рис. 15. Форма журнала регистрации документов с грифом «КТ»

Черновики (варианты документа) уничтожаются им же с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом; проверяется целостность документов, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в 2 экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Статьей 10 Закона о коммерческой тайне определяются меры по охране конфиденциальности коммерческой информации, которые должны быть закреплены в локальных нормативных актах предприятия (Положение о конфиденциальной информации; Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну), утвержденных работодателем. С данными локальными

191

актами работники предприятия знакомятся под расписку при оформлении трудового договора. Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его письменного согласия, если это не предусмотрено его должностными обязанностями.

Условия неразглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, и ответственность нарушения режима конфиденциальности необходимо включить в трудовой договор работника (ст. 57 ТК РФ).

Вслучае необходимости с работником может быть заключено соглашение с указанием срока его действия о неразглашении коммерческой информации, ставшей известной указанному работнику.

Если такое соглашение не было заключено, то обязанность сохранения информации в тайне действует в течение 3 лет после прекращения трудовых отношений.

Вобязанности работодателя входит создание необходимых условий для обеспечения соблюдения режима коммерческой тайны.

Ответственность за разглашение конфиденциальной информации. За разглашение конфиденциальной информации ТК РФ предусматривает наступление дисциплинарной ответственности.

Так, в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей, а именно — разглашения охраняемой законом тайны и ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ), трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя.

Работодатель вправе применить и более мягкую меру дисциплинарной ответственности — объявить выговор. Порядок наложения дисциплинарного взыскания (в данном случае увольнения) установлен ст. 193 ТК РФ.

Помимо дисциплинарной ответственности, на работников, заключивших трудовой договор, возлагается полная матери-

192

альная ответственность. В соответствии со ст. 238 ТК РФ, п. 7 ст. 243 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный «реальный ущерб» — расходы, которые обладатель коммерческой тайны произвел или должен будет произвести для восстановления нарушенного права, а также утрату или повреждение имущества обладателя коммерческой тайны.

Также за разглашение информации на сотрудника может налагаться штраф (ст. 13.14 КоАП РФ) в размере от 500 до 1000 руб. (на граждан); от 4000 до 5000 руб. (на юридических лиц).

Помимо дисциплинарной, материальной, административной ответственности, ст. 183 УК РФ предусматривает наступление и уголовной ответственности за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую и банковскую тайну.

В частности, собирание сведений, составляющих указанные виды тайн, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом наказывается штрафом в размере до 80 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 до 6 месяцев, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо принудительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на тот же срок.

При этом если незаконное разглашение или использование выше обозначенных сведений совершено гражданином, которому они были доверены или стали известны по службе или работе, то ему грозит штраф в размере до 120 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 1 года с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет, либо лишением свободы на тот же срок.

Квалифицирующими признаками, влекущими за собой еще более суровые наказания, являются те же деяния, причинившие крупный ущерб или совершенные из корыстной

193

заинтересованности (штраф до 200 000 тыс. руб. или в размере заработной платы на период до 18 мес. с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 5 лет, либо лишением свободы на тот же срок).

Вкрайних же случаях, повлекших тяжкие последствия, применяется уголовное наказание — лишение свободы на срок до 7 лет.

Электронная подпись. Наиболее перспективным и широко используемым в мире способом защиты электронных документов от подделки, а также обеспечивающим высокую достоверность сообщения является электронная цифровая подпись.

Внашей стране отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Принципами использования электронной подписи являются:

1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;

194

2)возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;

3)недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания

и(или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Видами электронных подписей являются:

1)простая электронная подпись;

2)усиленная электронная подпись: усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:

1)простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

195

1)квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2)квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3)имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

4)квалифицированная электронная подпись используется

сучетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

196

Приложения

Приложение 1

(информационное)

Примерный перечень корпоративных нормативных документов в области ДОУ (управления документами) и архивного дела

1.Стандарт по управлению документами, в котором описываются:

стратегия, политика и ответственность в области управления документами;

требования к управлению документами;

состав нормативной базы в области управления документами;

порядок проектирования и внедрения документных систем;

процессы и процедуры управления документами;

правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2.Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

общие положения;

документирование управленческой деятельности: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;

правила подготовки и оформления управленческих документов: требования к бланкам документов, требования

иправила оформления реквизитов служебных документов, требования и правила оформления текстов служебных документов, правила подготовки и оформления распорядительных документов: приказ, распоряжение, протокол, решение и др. (при необходимости), правила подготовки и оформления орга-

197

Продолжение прил. 1

низационных документов: положение, правила, инструкция и др. (при необходимости), правила оформления информаци- онно-справочных документов: служебное письмо, служебная записка и др. (при необходимости);

организация документооборота: порядок обработки

идвижения поступающих (входящих) документов, порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов, порядок подготовки, обработки и движения внутренних документов, порядок работы исполнителей с документами, порядок регистрации документов, организация контроля исполнения документов, порядок учета объема документооборота;

организация документов в делопроизводстве: правила составления номенклатуры дел, правила формирования

иоформления дел, порядок систематизации и организации оперативного хранения документов, правила подготовки документов к передаче в архив;

другие разделы, определяющие специфику компании (при необходимости).

3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:

порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

порядок приема документов и дел в архив компании;

правила комплектования, фондирования документов и дел;

порядок организации научно-справочного аппарата

фонда;

порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

порядок обеспечения сохранности документов и дел;

порядок уничтожения документов и дел;

порядок передачи документов на государственное хра-

нение.

4. Положение о печатях и штампах, в котором описываются:

198

Окончание прил. 1

порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

оттиски печатей и штампов, используемых в компании. 5. Инструкция по работе с документами конфиденциально-

го характера, включающая:

перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну

исведения конфиденциального характера;

описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.

199

Приложение 217 (справочное)

Рекомендации по сокращению слов и словосочетаний

1.Общие положения сокращения слов и словосочетаний

1.Сокращения слов, словосочетаний (аббревиатуры) могут быть лексическими или графическими. Лексические сокращения образуются из частей или инициалов слов (словосочетаний)

иупотребляются как краткая форма слова или словосочетания в устной и письменной речи. Графические сокращения образуются из частей или букв слова (словосочетания) и употребляются только в письменной речи.

2.Классификация лексических сокращений

2.1.Инициальные аббревиатуры — сокращения, построенные из начальных букв полных наименований. Они подразделяются, в свою очередь, по произношению на:

буквенные (например: МПС — (эм — пэ — эс), УСД — (у — эс — де));

звуковые (ГОСТ — (гост), АКИД — (акид), ТЭЦ — (тэц));буквенно-звуковые (часть аббревиатуры произносится по буквам, часть — по звукам (например: ЦДСА — (цэ — дэ — са)).

2.2.Усечения — сокращения, образованные отбрасыванием последней части слова (например: авиа — авиация, зам. — заместитель).

2.3.Смешанный тип — сокращения, образованные различными сочетаниями аббревиатур, полных слов и усечений. Различают следующие виды сокращений смешанного вида:

17 «Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации» (утв. Главархивом СССР).

200