Документальное подтверждение командировочных расходов

УДК 657

ББК 65.052

Документальное подтверждение командировочных расходов

© ООО «Ай Пи Эр Медиа», 2010

Автор: Ржихина Елена Геннадиевна – практикующий бухгалтер, заместитель главного бухгалтера ООО «Инвестиционная лизинговая компания», автор ряда статей и публикаций по актуальным вопросам бухгалтерского учета. Имеет большой опыт работы в консультировании по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения.

В данном пособии систематизированы основные моменты, связанные с документальным оформлением командировочных расходов. Автор пособия обосновывает необходимость серьезного и строгого подхода к данному виду бухгалтерской деятельности с точки зрения соблюдения налоговых интересов работодателя и работника, перечисляет основные документы, оформляемые на предприятии при направлении работника в командировку. В пособии даются ссылки на нормативные материалы, регламентирующие форму таких документов и их набор, а также приводится ряд примеров их заполнения.

Книга предназначена как начинающим бухгалтерам, так и тем, кто имеет большой практический опыт. Незаменимым помощником она станет для специалистов, совмещающих должность кадровика и бухгалтера.

1

СОДЕРЖАНИЕ

1.ПОЧЕМУ ВАЖНО ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯТЬ КОМАНДИРОВКИ?

2.ВАЖНЫЕ АСПЕКТЫ НАЛОГОВОГО УЧЕТА КОМАНДИРОВКИ

3.СООТВЕТСТВИЕ ДОКУМЕНТОВ И РАСХОДОВ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ КОМАНДИРОВКИ

3.1.Документальное подтверждение суточных

3.2.Оформление расходов по проезду работника к месту командировки и обратно

3.3.Документы по расходам на проживание в месте командировки

3.4.Документальное подтверждение иных расходов, связанных с командировкой

3.5.Особенности документального оформления загранкомандировки

4.СЛОЖНЫЕ СИТУАЦИИ И СПОРНЫЕ МОМЕНТЫ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

4.1.Приказ и (или) командировочное удостоверение

4.2.Добровольное страхование при оформлении проездного билета

4.3.Расходы на такси

4.4.НДС с оплаты за гостиницу и билетов

4.5.Повышенная комфортность и экономическая целесообразность

4.6.Расходы на аренду квартиры

4.7.Сложные моменты, связанные с оформлением загранкомандировки

4.8.Проезд по электронному билету

5.ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ И ПЕРСПЕКТИВЫ

2

1. ПОЧЕМУ ВАЖНО ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯТЬ КОМАНДИРОВКИ?

Необходимость учета затрат на командировку возникает практически на каждом предприятии. Даже если организация не очень большая директору приходится для решения тех или иных вопросов совершать поездки по области или по стране. Если фирма более крупная с большим штатом сотрудников, командировки будут иметь в ней регулярный характер. Причем служебные поездки совершаются не только по стране, но и за рубеж. В последнем случае внимание бухгалтера к оформлению документов особенно велико, так как приходится сталкиваться не только с тонкостями, связанными с пересечением границ, иностранным языком, валютой другой страны, но и с более крупными денежными затратами, влияющими на размер уплачиваемых налогов.

Командировочные расходы при определенных условиях являются частью расходов уменьшающих налог на прибыль. Они затрагивают также такие налоги, как НДС, НДФЛ и ЕСН. Именно поэтому командировочным расходам всегда уделяется большое внимание при налоговых проверках.

Любая командировка сопровождается оформлением достаточно большого количества обязательных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку и зачастую имеет строго определенную форму. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, вовремя оформляться и сдаваться при отчете в бухгалтерию, где на их основании производится расчет понесенных затрат. Только при наличии всех необходимых документов возможен правильный расчет командировочных расходов, и в этом случае у организации не будет во время проверки налоговыми органами крайне нежелательных штрафов и пеней. Поэтому бухгалтеру важно внимательно и строго относиться к оформлению всех документов по командировкам и требовать такого же отношения от каждого сотрудника предприятия.

2. ВАЖНЫЕ АСПЕКТЫ НАЛОГОВОГО УЧЕТА КОМАНДИРОВКИ

Для того, чтобы вникнуть в нюансы и тонкости документального оформления командировочных расходов, остановимся сначала на основных определениях и понятиях, какими необходимо руководствоваться при расчете таких затрат.

Прежде всего, выясним: что же такое служебная командировка? Согласно ст. 166

Трудового кодекса Российской федерации (далее - ТК РФ) командировка отличается от других поездок, таких как разъездная работа, работа в полевых условиях, работа в пути (водитель, экспедитор, курьер, стюардесса и т.д.) тем, что она:

3

9выполняется по распоряжению руководителя;

9имеет определенный срок;

9служит для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Какие расходы работнику возмещаются работодателем?

Ясно, что для осуществления командировки работнику придется затратить определенные денежные средства. Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан

возмещать работнику:

9расходы по проезду;

9расходы по найму жилья;

9дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

9иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Все эти расходы и являются командировочными.

Как видим, они могут иметь достаточно широкий спектр, так как слово «иные»

включает в себя возможность в случае согласования с руководством пользоваться, находясь

вкомандировке, дорогостоящими услугами, которые существуют в настоящее время, а именно, услугами VIP-залов, электронными билетами, такси и т.д.

На практике эти расходы в большинстве случаев стремятся свести к минимуму. Это связано с необходимостью согласования таких расходов с действующим налоговым законодательством.

Как снизить налоговое бремя? Работодатель и работник заинтересованы в уменьшении своего налогового бремени. Поэтому командировочные расходы должны соответствовать следующим простым правилам:

9 уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль; 9 не входить в налоговые базы по ЕСН и НДФЛ;

9 там, где это возможно, являться основанием для вычета по НДС.

Для выполнения первого условия необходимо выяснить, что является расходом с точки зрения НК РФ и какие расходы удовлетворяют этому требованию.

Согласно ст. 252 Налогового Кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) налоговая база по налогу на прибыль уменьшается на расходы, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражены в денежной форме. Сложность заключается

втом, что НК РФ не содержит определения экономически оправданных затрат. Поэтому в каждом конкретном сложном случае при споре с налоговыми органами арбитром для

4

налогоплательщика является суд.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты,

подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе). Если документы, подтверждающие нахождение работника в командировке, отсутствуют, организация не имеет права уменьшать налогооблагаемую прибыль. Такая позиция подтверждается судебной практикой, в частности постановлениями ФАС Уральского округа от 16 декабря 2004 г. по делу № Ф09-5364/04-АК и ФАС Дальневосточного округа от 9 января 2004 г. по делу № Ф03-А51/03-2/3267.

Кроме этого важно отметить, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, или, другими словами, расходы должны иметь производственный характер.

Это условие также необходимо брать во внимание при составлении документов на командировку. Если же организация не подтвердит производственный характер командировки, она не сможет учесть эти затраты в налоговом учете. Об этом, в частности, говориться в Постановлениях ФАС Уральского округа от 11 октября 2004 г. по делу № Ф09- 4179/04-АК, ФАС Северо-Кавказского округа от 24 мая 2004 г. по делу № Ф08-2149/2004- 832А и ФАС Центрального округа от 15 января 2003 г. по делу № А09-6707/02-22.

Выполнение второго условия напрямую связано с первым, так как если понесенные работником затраты не удовлетворяют первому условию, то скорее всего возмещение таких расходов работодателем приведет к увеличению личного дохода работника. В этом случае, работник будет вынужден заплатить с этого дохода НДФЛ, а работодатель в ряде случаев обязан будет заплатить с этих сумм ЕСН.

Если первые два условия во многом обусловлены смысловым содержанием того или иного документа, третье условие главным образом затрагивает его форму. Это связано с конкретными требованиями НК РФ, предъявляемыми к оформлению первичной документации, на основании которой налогоплательщик может воспользоваться вычетом по НДС. Существует определенный строгий подход к оформлению счетов-фактур и бланков строгой отчетности, используемых для обоснования данного вычета. Именно такого рода документы и только они могут являться подтверждением того, что вычет по НДС действительно правомерен.

Таков, кратко, главный круг налоговых проблем и задач, с которыми сталкиваются

5

бухгалтеры, проводя учет командировочных расходов с точки зрения их документального оформления.

Этим проблемам и задачам и будет посвящена данная книга. Попытаемся ответить на вопрос: как должны быть оформлены документы по командировке, чтобы работодатель и работник смогли избежать нежелательных налоговых последствий?

3. СООТВЕТСТВИЕ ДОКУМЕНТОВ И РАСХОДОВ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ КОМАНДИРОВКИ

По настоящий день при оформлении командировочных расходов возникает вопрос – каков необходимый и достаточный набор документов, удовлетворяющий требованиям налогового законодательства? При оформлении командировки работодателю приходится руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая действует в части, не противоречащей ТК РФ, и Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое содержит, в том числе, и унифицированные формы, используемые при направлении работника в командировку. С точки зрения налогового учета, каждый такой документ является основанием для подтверждения тех или иных расходов. До сих пор состав документов вызывает споры, связанные в основном с существующими разногласиями в требованиях к составу таких документов, имеющими место в письмах тех или иных законодательных органов.

Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

В состав расходов на командировки включаются, в частности:

9расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

9расходы на наем жилого помещения;

9суточные или расходы на полевое довольствие;

9расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

9консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Рассмотрим подробнее состав документов, подтверждающих каждый их этих

6

расходов.

3.1. Документальное подтверждение суточных

Командированный работник получает суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, также он получает суточные за все дни нахождения в пути, сюда же включается день отъезда и приезда.

Рассмотрим, на основании каких документов производится их расчет.

При возникновении необходимости исполнения того или иного поручения, связанного с выездом с места работы одного человека, руководитель предприятия издает приказ по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Если в командировку направляется более чем один человек, для этой цели используется форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», утвержденная приведенным выше постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Приказ возлагает на конкретного работника или группу работников, с указанием должностей и структурных подразделений, обязанность выполнить в определенные сроки поручение (цель командировки) в конкретном месте назначения ( страна, город, организация). Отправляясь в командировку, работник берет с собой командировочное удостоверение, оформленное согласно форме № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), в котором указывается: от какой организации, по какому приказу, с какой целью, на какой срок и куда он направляется. Командировочное удостоверение содержит так же паспортные данные работника. Особенно важным моментом является то, что в командировочном удостоверении ставятся отметки о выбытии и прибытии в конкретные пункты назначения. Это подтверждает то, что работник действительно посетил нужные организации. Поручение, которое работник получает, отправляясь в командировку, конкретизируется в «Служебном задании», которое оформляется кадровой службой предприятия по форме № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Возвратившись из командировки, работник заполняет вторую часть «Служебного задания» - отчет о его выполнении, где указывает конкретно, что он сумел сделать, чтобы выполнить, возложенное на него поручение.

Строгость форм документов, с одной стороны, упрощает налогоплательщику задачу оформления командировки: есть определенные формы, которые необходимо заполнить конкретными данными. С другой стороны, налогоплательщик заинтересован максимально

7

использовать эти документы для обоснования производственного характера поездки. Ведь только в этом случае расходы, которые понес работодатель, направляя работника в данную командировку, можно использовать в налоговом учету и уменьшить на них налоговую базу налога на прибыль. Поэтому желательно, чтобы документы были не только аккуратно и точно заполнены, но и достаточно широко раскрывали конкретную ситуацию, обосновывая необходимость для деятельности предприятия данной поездки, а также отражали конкретный результат. Предпочтительно, чтобы этот результат был положительным и чтобы он был связан напрямую с производственным процессом. Идеальным случаем является ситуация, когда работник направлен в командировку на предприятие, с которым заключен договор. Ниже приведен, в качестве примера, приказ о направлении работника в командировку, который демонстрирует возможность использования данного документа для обоснования ее производственного характера.

8

9