Документальное подтверждение командировочных расходов

электронных билетов, специалистами Минфина пока не разъяснен. Это приводит к возникновению дополнительных вопросов при учете таких затрат.

Перевозка пассажиров и багажа в международном сообщении, согласно подп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ облагается НДС по ставке 0% при условии, что пункты отправления или назначения расположены за пределами территории РФ, при оформлении на основании единых международных перевозочных документов. Об этом сказано в письме Минфина РВ от 13 августа 2007 г. № 03-01-10/6-239. Поэтому вопрос о вычете НДС в данном случае не возникает.

Приказом Минтранса России от 23 июля 2007 г. № 102 в Приложении утверждена форма электронного железнодорожного билета. Таким образом, бухгалтер все чаще будет сталкиваться с такой формой проездного документа.

5. ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ И ПЕРСПЕКТИВЫ

25 октября 2008 года вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее Положение), утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно ответило на многие вопросы, связанные

скомандировками как в пределах России, так и за рубеж.

1.Нужно ли издавать приказ на командировку?

2.Как продлить срок командировки?

3.Можно ли отправить в служебную поездку совместителя?

4.Что делать, если сотрудник заболел в месте пребывания?

Попытаемся остановиться на наиболее интересных положениях данного документа, уделив в основном внимание аспектам, связанным с документальным оформлением командировочных расходов.

Поездка в обособленное подразделение

Так в п. 3 указанного Положения уточняется, что поездка работника по распоряжению руководителя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. Заметим, что ст. 166 ТК РФ, определяющая понятие командировки, такого уточнения не содержит. На практике такие ситуации не редкость. Положение утвердило за упомянутыми поездками статус командировок, что снимает неопределенность и служит основанием для решения споров в подобных ситуациях.

Служебное задание, командировочное удостоверение и приказ о командировке Пункт 6 Положения подтверждает необходимость оформления служебного задания,

41

как основного документа, в котором определяется поставленная руководителем цель

командировки.

Согласно п. 7 и п. 15 Положения при направлении работника в служебную командировку в пределах РФ обязательным является оформление командировочного удостоверения, а об оформлении приказа на командировку в новом нормативном документе ничего не сказано.

Значит решение вопроса, оформлять или не оформлять приказ на командировку, как и ранее, остается за руководителем предприятия. Да и ст. 166 ТК РФ не уточняет, по какому распоряжению письменному или устному работник направляется в командировку. Тем не менее, отсутствие письменного распоряжения делает невозможным дисциплинарную ответственность работника, например, в случае его отказа ехать в командировку. Ведь у руководителя нет доказательств, что он должным образом довел до работника свое распоряжение. Поэтому лучше иметь письменное распоряжение руководителя в форме приказа о командировке, которое к тому же станет элементом документального подтверждения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Командировка совместителя

Пункт 2 Положения подчеркивает, что в командировку может быть направлен работник, состоящий в трудовых отношениях с работодателем.

Далее в п. 9 разъясняется, что при направлении в командировку совместителя, его средний заработок сохраняется у того работодателя, который направил его в командировку. К тому же в случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке

распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Это важно, так как дает основание для учета подобных расходов в целях налогообложения у обоих работодателей.

Оплата проезда к месту командировки и обратно

Интересен и п. 12 Положения, где в расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы помимо общепринятых затрат (стоимость билета, страховой взнос на обязательное медицинское страхование, постельные принадлежности)

включена оплата услуг по оформлению проездных документов. Такая позиция Правительства может послужить аргументом для учета подобных услуг при налогообложении, ведь теперь, по мнению государственного органа власти, расходы на оформление проездных документов являются частью оплаты проезда.

Командировки в страны СНГ

42

Пункт 15 Положения уточняет, что при командировке за пределы РФ командировочное удостоверение не оформляется. Исключение составляют командировки в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении границы.

Вынужденная задержка в командировке

В п. 19 Положения говорится, в частности, о выплате суточных в случае вынужденной задержки. Для выплаты суточных в подобной ситуации необходимо решение руководителя, основанием для которого может служить документ, подтверждающий факт вынужденной задержки. Например, в случае задержки рейса из-за нелетной погоды, скорее всего нужно будет обратиться за такой справкой к представителям авиакомпании. Справка, подтверждающая задержку вылета самолета послужит к тому же основанием для признания обоснованными. Об этом говорится в письме Минфина РФ от 16 ноября 2006 г. № 03-03- 04/2/244.

К сожалению, в действительности такой документ получить непросто. Если вас постигла неудача, и справку о задержки рейса вам получить не удалось, можно продлить срок командировки приказом руководителя или попросить организацию, в которую вы направлены, сделать отметку в командировочном удостоверении более поздним числом.

Временная нетрудоспособность во время командировки

Если сотрудник, находясь в командировке, заболел, то ему обязательно нужно оформить больничный лист в медицинском учреждении в месте пребывания. При возвращении из командировки он должен предъявить больничный лист, подтверждающий время нетрудоспособности. В противном случае ему грозит дисциплинарная ответственность. Согласно п. 25 Положения, ему выплачиваются суточные в течение всего времени нетрудоспособности. Работнику также выплачивается пособие по временной нетрудоспособности и компенсируются расходы по найму жилого помещения (за исключением случаев, когда он находился на стационарном лечении)

Коллективный договор или локальный нормативный акт

Рассматривая текст обсуждаемого Положения с точки зрения документального оформления командировки, нужно отметить, что в большинстве случаев порядок и размер выплат теперь определяется внутренним документом предприятия. Таким документом может быть коллективный договор или локальный нормативный акт. Локальными нормативными актами обычно называют приказы или Положения о командировках, утвержденные руководителем предприятия.

Какому документу отдать предпочтение решает само предприятие.

43

Коллективный договор на предприятии есть далеко не всегда. Какой вид внутреннего нормативного документа выберет предприятие (приказ или Положение о командировках) зависит от специфики деятельности предприятия.

Если командировки редкость, то, скорее всего, это будут отдельные приказы, в которых, например, устанавливается размер суточных на каждую отдельную командировку.

Если командировки носят регулярный характер, то пользоваться приказами неудобно. В таких случаях целесообразно издать один документ, в котором будут установлены не только размеры суточных, но и изложены все аспекты, связанные с возмещением расходов на командировку. Скорее всего, таким документом будет Положение о командировках.

Остановимся на основных моментах, которые необходимо будет отразить в

таком Положении.

1.Размеры суточных. Суточные выплачиваются командированному работнику с целью компенсировать все затраты, связанные с проживанием вне дома, в частности затраты на питание.

Нужно отметить, что ни минимального, ни максимального размера для выплат суточных нет. Ясно одно, что их величина будет зависеть от региона, в который направляется сотрудник, так как уровень цен на продукты, а вместе с тем и стоимость блюд в пунктах общественного питания существенно различаются.

2.Рамки для расходов на проезд и проживание. Предприятие может ограничить круг сотрудников, которым оно согласно оплачивать перелеты бизнес-классом, поездки в спальном вагоне или проживание в номерах «люкс». Минфин России, как следует из письма от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114, допускает включение таких расходов в налоговую себестоимость при условии, что их компенсация предусмотрена внутренними документами предприятия.

3.Возмещение проезда на такси. В Положении можно предусмотреть ситуации, в которых предприятие готово возместить работнику стоимость проезда на такси. При проверке это станет аргументом для подтверждения экономической обоснованности таких расходов. Ведь экономическая обоснованность является одним из требований, выполнение которого необходимо для того, чтобы учесть данный вид расходов при расчете налога на прибыль. Об этом говорится в письме Минфина РФ от 19 декабря 2007 г. № 03-03-06/4/880.

5.Расходы не подтвержденные документально. Может случиться так, что не все расходы, произведенные в командировке работник может подтвердить документально. Например, был потерян билет или по причине проживания в частном секторе. Предприятие может принять решение о компенсации таких затрат, возможно, в каком-то минимальном размере.

44

6.Пользование VIP-залом. В Положении можно также оговорить кто из работников и

вкаких случаях может пользоваться в командировке услугами VIP-зала. Это также важно для обоснования таких затрат при проверке налоговыми органами.

Это далеко не все моменты, которые целесообразно изложить в Положении. Наверняка в силу своей специфики каждое предприятие найдет, что добавить

Важно, что такой документ, каким является Положение о командировке, в настоящее время актуален и имеет существенное значение в деле обоснования экономической целесообразности затрат, понесенных работником при выполнении служебного задания в командировке.

В заключение приведем примерный вариант Положения о командировке, который может стать основой при разработке подобного документа на вашем предприятии.

ПОЛОЖЕНИЕ О КОМАНДИРОВКЕ ____________________________

(название организации)

1.Настоящий документ определяет основные положения, которыми предприятие руководствуется при направлении работника (работников) в командировку.

2.Под командировкой в целях данного положения понимается служебная поездка, соответствующая критериям ст. 166 ТК РФ.

При разработке основных положений, связанных с командировкой предприятие руководствуется соответствующими нормами, определенными ТК РФ, НК РФ, Положением об особенностях направления работников в служебную командировку, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, Инструкцией Минфина, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» в части, не противоречащей ТК РФ, постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также другими законодательными актами и нормативными документами, регламентирующими взаимодействие работодателя и работника, направляемого в командировку.

3.Работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем в лице руководителя предприятия, направляются в командировку по письменному распоряжению руководителя предприятия, оформляемому приказом по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или по форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» в случае, если в командировку направляется несколько работников.

45

4.На основании приказа о командировке кадровой службой предприятия на каждого командированного работника оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10, которое подтверждает срок пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

5.Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и находится у командированного работника во время пребывания в командировке.

6.Направление работника в командировку за пределы Российской Федерации производится по письменному распоряжению руководителя предприятия без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

7.Цель командировки работника определяется руководителем предприятия в служебном задании, оформляемом кадровой службой предприятия по форме № Т- 10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»

8.Срок командировки определяется руководителем предприятия с учетом требований п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября

2008 г. № 749.

9.Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

10.При направлении в командировку работника, работающего по совместительству, его средний заработок определяется согласно п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

11.Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на

оплату расходов, предусмотренных действующим законодательством, а именно:

9по оплате проезда к месту командировки и обратно;

9по оплате проживания в месте командировки;

9дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного

жительства (суточные).

12. Расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно возмещаются

46

командированному работнику в полном объеме не зависимо от уровня комфортности при условии устного согласования с руководителем предприятия и наличия подтверждающих оплату документов.

13.Расходы на оплату проживания в месте командировки возмещаются работнику в размере понесенных затрат, подтвержденных документами, включая расходы на бронирование номера в гостинице.

14.Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) выплачиваются работнику в размерах, указанных в таблице, приведенной ниже, в зависимости от подразделения, в котором он работает и места командировки:

15.Размер суточных при командировках за пределы РФ определяется дополнительными приказами, издаваемыми руководителем предприятия по мере необходимости.

16.По согласованию с руководителем предприятия в случае производственной

необходимости работникам, входящим в штат Управления, оплачиваются дополнительные расходы по командировке, связанные с повышенной комфортностью, а именно:

9услуги VIP-залов, при необходимости воспользоваться дополнительными канлами связи или проведением переговоров с целью решения задачи, поставленной в служебном задании на командировку;

9услуги средств связи, при наличии документов, подтверждающих производственный характер переговоров;

9услуги такси, в случае невозможности воспользоваться общественным транспортом;

9услуги по аренде автомобиля в командировке, если такая необходимость возникла для оперативного решения производственных задач.

17.Перечисленные в п. 17 данного документа расходы могут возмещаться работникам других подразделений по согласованию с руководителем предприятия на основании дополнительных приказов, изданных в случае представлении

47

работником служебной записки и документов, подтверждающих данные расходы.

18.В случае невозможности подтверждения командировочных расходов документами об оплате (потеря билетов на проезд, счета гостиницы и т.д.), оплата расходов

производится на основании служебной записки работника, в которой указаны причины непредставления документов.

В этом случае оплата расходов производиться из расчета минимальных затрат.

19.В случае вынужденной задержки в пути суточные в установленных нормах за время задержки выплачиваются по решению руководителя предприятия при условии представления работником документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20.В случае временной нетрудоспособности, наступившей во время командировки работнику возмещаются расходы, упомянутые в п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, при условии представления документа, подтверждающего факт и период нетрудоспособности.

21.Работник по возвращении из командировки обязан представить руководителю предприятия в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Помимо этого работник в обязательном порядке должен предоставить руководителю предприятия отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором работает.

22.После утверждения авансового отчета работника документы по командировке передаются в бухгалтерию для принятия к учету согласно действующему законодательству.

48

Литература

1.Аралова Е. Валютные тонкости загранкомандировок // Актуальная бухгалтерия, № 11. 2007.

2.Вторушина Е. «Командировочный» НДС. Подтверждаем вычет // НДС. Налог на добавленную стоимость, № 1. 2008.

3.Кузьмина Ж.В. Расходы на загранкомандировки // Нормативные акты для бухгалтера, № 3. 2008.

4.Родина О.В. Об ошибках исчисления НДС // Налоговый вестник, № 7. 2008.

5.Серебрякова А.В. Загранкомандировка // Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение, № 6. 2007.

6.Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. Изд. 2-е перераб. и доп. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ», 2008.

7.Фурагина О. Расходы, не учитываемые в целях налогообложения // Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение, № 4. 2008.

49