Документационное обеспечение управления персоналом. Учебное пособие для бакалавров

Работник, чья фамилия указана в резолюции первой, является ответственным за исполнение документа, остальные лица считаются соисполнителями.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18 — заголовок к тексту — включает в себя краткое содер-

жание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: «о чем (о ком)?» или «кого (чего)?» Например: «О причинах аварии при ремонте теплотрассы», «О необходимости увеличения штатной численности отдела», «О бухгалтерии», «Должностная инструкция ведущего эксперта».

Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.

19 — отметка о контроле за исполнением документа — обозначают буквой «К» или словом «Контроль», поставленными цветным карандашом, или специальным штампом «Контроль». Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

20 — текст документа — составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур в соответствии

свидом документа.

Ктекстам служебных документов предъявляют следующие требования:

изложение должно быть кратким, лаконичным, точным, недвусмысленным и убедительным;

информация должна быть объективной и достоверной,

атакже логично и последовательно представленной;

безупречность определений юридических терминов;

по возможности составление простых документов (содержащих один вопрос) для более оперативной работы с ними;

структурирование текста документа (выделение в нем введения, доказательства, заключения);

61

широкое использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов) при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Тексты документов, составленных на 2 и более страницах, принято делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

21 — отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.

или

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

22 — подпись — состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Например:

62

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 — гриф согласования документа — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Также согласование документа может осуществляться письмом, протоколом и др. Например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации Подпись А. Г. Грязнова 23.04.2012

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук

от 05.06.2012 № 430–162

Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, то грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой стороны при количестве грифов согласования более двух. В случае, если у документа отсутствует титульный лист, грифы согласования размещают на свободном месте его последнего листа под текстом.

63

Если грифов согласования несколько, то они могут располагаться на отдельном листе согласования, о чем делается соответствующая метка «Лист согласования прилагается».

24 — визы согласования документа — включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Визы согласования проставляются лицами, имеющими непосредственное отношение к данному документу до его окончательного подписания. Все возникшие по документу замечания оформляются на отдельном от него листе, подписываются и прилагаются к документу. В случае несогласия с отдельными фрагментами документа виза дополняется соответствующими надписями, такими как «Возражаю», «Не согласен», «С п. 13 не согласен» и т.п. Например:

Начальник планового отдела Подпись С. А. Сергеев 07.08.2012

или

Замечания прилагаются Начальник планового отдела Подпись С. А. Сергеев 07.08.2012

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Визы в этом случае проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования. В отдельных, наиболее важных случаях по усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

25 — оттиск печати — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,

64

фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении 4.

26 — отметка о заверении копии — при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» на свободном месте проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. Например:

27 — отметка об исполнителе — включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Е. В. Булычева 989 06 65

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

65

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

В дело № 07–15 за 2011 г. Подпись 13.09.2012

29 — отметка о поступлении документа в организацию —

содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Например:

КАНЦЕЛЯРИЯ ИИРПК 10.04.2012 № 989

30 — идентификатор электронной копии документа — отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код лица, вводившего документ, дату, количество экземпляров и листов документа и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например: С:\Приказы\066.

Идентификатор электронной копии документа применяется в тех случаях, когда необходимо исключить его повторный ввод в документационную базу ПК и осуществить в ней быстрый поиск документа по имеющейся о нем информации.

2.3.Общие требования

êоформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в процессе их составления, обработки и передачи всех требований, установленных в законодательных актах и нормативнометодических документах РФ.

66

Независимо от того, ведется ли делопроизводство на предприятии традиционным способом или безбумажным обменом электронными документами, существуют единые требования и правила оформления управленческой документации, закрепленные в государственных стандартах, действующих в настоящее время на территории РФ.

Данные правила и требования лежат в основе делопроизводства любой организации с учетом направления ее произ- водственно-хозяйственной и управленческой деятельности. Кроме того, каждая организация имеет право разрабатывать и устанавливать дополнительно собственные требования и пра-вила по работе с документацией, что непременно должно быть отражено в ее организационных документах (например, уставе (положении), регламентах, правилах и инструкциях):

правомочия должностных лиц и иных сотрудников организации в процедуре оформления документов;

структура управленческой документации, используемой аппаратом управления;

правомочия и компетенция руководящего состава на составление и издание документов распорядительного характера;

процедура подписания, утверждения, согласования, визирования и заверения печатью документов;

порядок работы с документами и обязательные требования к их оформлению.

Кроме прочего для документов, используемых в управленческой деятельности предприятия, должны быть обязательны следующие моменты:

обеспеченность юридической силой;

возможность быстрого поиска документов;

возможность применения организационной техники для создания, копирования документов и работы с ними;

своевременное и качественное составление и исполнение документов.

67

Схема построения документов представляет собой конструкционную сетку из перпендикулярно пересекающихся ли-ний, расположенных на определенном расстоянии друг от друга, которое называется шагом. С помощью конструкционной сетки можно определить места размещений информационных элементов (реквизитов), из которых будет состоять документ.

На основе конструкционной сетки создается формуляр — образец документа, представляющий собой схему его построения. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов (приложения 5 и 6), что позволяет максимально увеличить «полезную» площадь для размещения основного реквизита документа — текста. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид. Требования к построению формуляра-образца определены ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Для определенного вида документов, таких как письма, протоколы, акты и т. д., разрабатываются формуляры определенного вида, называемые типовыми.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с набором реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Применение бланков позволяет минимизировать временные затраты на составление документа и повысить культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов используется 2 основных формата бумаги: А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Допускаются форматы А3 (297 × 420 мм) и А6 (105 × 148 мм).

ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое — не менее 20; верхнее — не менее 20; правое — не менее 10; нижнее — не менее 20.

68

На практике левое поле иногда устанавливают размером 30 × 35 мм для удобства переплета.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов, предназначенной для работы с печатающими устройствами, копировальным оборудованием. Поэтому бумага для бланков должна быть качественной, соответствовать требованиям по плотности от 80 до 200 г/м2 и по белизне — от 88 до 98%. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов на бланке обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой (приложение 5) и продольный (приложение 6). Угловое расположение реквизитов на бланке является наиболее оптимальным с точки зрения удобства и экономичности использования площади документа. Особенно это касается всех видов писем, поскольку в них используется реквизит «Адресат», расположенный в правом верхнем углу документа. Угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Вслучае, когда в реквизите «Наименование организации» содержится большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка представлены на нескольких языках, применяется продольное расположение реквизитов на бланке. При этом реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления и издания документа» печатаются на русском языке (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Внастоящее время в условиях конкурентной среды грамотно разработанный фирменный бланк организации оказывает важное влияние на ее имидж и формирует благоприятное впечатление о ней у деловых партнеров.

Все виды бланков документов изготавливаются типографским способом, с помощью компьютерной техники или средствами оперативной полиграфии. Исключение составляют бланки с изображением Государственного герба, герба

69

субъекта РФ или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2–71, ГОСТ 3489.6–71, ГОСТ 3489.10–71 и ГОСТ 3489.33–72. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Всоответствии с п. 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 для организации,

ееструктурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

общий бланк (приложение 7), применяемый для всех видов организационно-распорядительной документации, за исключением писем;

бланк письма (приложения 8 и 9);

бланк конкретного вида документа (приложение 10). Общий бланк в зависимости от документов организации

включает реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Бланки конкретных видов документа допускается из-

70