книги из ГПНТБ / Крамаровский Л.М. Контроль и ревизия в строительстве

В этих картах указывается потребность в строительных мате­ риалах, конструкциях и деталях в увязке со сроками строитель­ ства и отмечается их фактический расход за весь период строи­ тельства.

Рассматривая содержание планов обеспечения материаль­ ными ресурсами, следует установить, какой удельный вес в нем занимают прогрессивные виды материалов, применение которых содействует повышению сборности строяіДихся объектов, сни­ жает стоимость строительства, трудовые затраты, вес зданий и сооружений. Этот вопрос нужно рассматривать в динамике с предшествующими периодами. Установив недостаточный рост применения прогрессивных материалов, необходимо выяснить причины и узнать, какие меры предприняты ревизуемой органи­ зацией для увеличения завоза материалов.

При проведении комплексной документальной ревизии ре­ комендуется выборочно проверить обоснованность расчета потребности в материалах. Такой расчет следует в первую оче­ редь составить по остродефицитным, фондируемым материа­ лам. При этом раздельно рассчитывается потребность для строи­ тельно-монтажных работ (по производственным нормам расхода материалов); работ, выполняемых в зимнее время (по которым устанавливается дополнительный расход); работ, про­ изводимых за счет накладных расходов (по укрупненным нор­ мам расхода на 1000 руб. сметной стоимости работ); подсобных производств и обслуживающих хозяйств (по утвержденным нормам расхода на выпуск соответствующей продукции или производство услуг); передачи субподрядным организациям в соответствии с условиями договоров.

При определении потребности в материалах для выполнения строительно-монтажных работ нужно проверить, добавляется ли к установленной потребности, исчисленной по рабочим чер­ тежам, количество материалов, покрывающих производственные потери и отходы по утвержденным нормам: например, по цемен­

их удельный вес, а также учитываются ли изменения физиче­ ских объемов и норм расхода, вытекающие из плана повыше­ ния эффективности строительного производства.

Количество заготовляемых материалов в годовых планах определяется исходя из расчетной потребности и остатков мате­ риалов на начало , и конец планируемого года (аналогичный расчет производить на ревизуемый период).

Стоимость материальных ресурсов рассчитывается на осно­ вании установленных для ревизуемой организации планово­ расчетных цен франко-приобъектный склад (порядок применен ния этих цен излагается в Указаниях о составлении и примени-

121

иии планово-расчетных цен на материалы, продукцию и услуги в строительстве, утвержденных Госстроем СССР, Министер­ ством финансов СССР и ЦСУ при Совете Министров СССР от

29июля 1967 г.).

Вновых условиях хозяйствования подрядным организациям предоставлено право устанавливать нормы запаса материаль­

ных ценностей. Эти нормы рассчитываются в соответствии с Инструкцией о нормировании оборотных средств государствен­ ных подрядных строительных организаций, утвержденной 14 фе­ враля 1966 г. Госпланом СССР, Министерством финансов СССР,

Госбанком СССР, Стройбанком СССР по согласованию с Гос­ строем СССР.

Правильное определение нормы запаса материальных цен­ ностей имеет большое значение для экономного и правильного использования финансовых ресурсов ревизуемой организации, покрывающих эти запасы.

Выполнение плана обеспечения материальными ресурсами целесообразно проверить по источникам покрытия, а затем по отдельным видам материальных ценностей. При этом в первую очередь проверяются поставки по тем конструкциям, деталям и материалам, из-за несвоевременного поступления или низкого качества Которых задерживались строительно-монтажные рабо­ ты или расходовались дополнительные средства на устранение дефектов. Установив подобные факты, ревизор выясняет, предъ­ являла ли ревизуемая подрядная организация к поставщикам и заказчикам претензии на возмещение материального ущерба, понесенного в результате нарушения сроков поставки или недо­ поставки материалов, а также поставки материальных ценно­ стей низкого качества, в которых она устранила дефекты за свой счет. Одновременно необходимо проверить правильность исчисления материального ущерба, предъявленного к возмеще­ нию. При этом следует руководствоваться указаниями об иму­ щественной ответственности, изложенными в Положении о по­ ставках продукции производственно-технического назначения, утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 9 ап­ реля 1969 г., и Правилах о договорах подряда нй капитальное строительство, утвержденных постановлением Совета Министров

СССР от 24 декабря 1969 г.

Выполнение плана обеспечения материальными ресурсами ревизор проверяет, используя данные договоров поставки, дого­ воров подряда, переписки с поставщиками, заказчиками, выше­ стоящими организациями, арбитражем или судебными органа­ ми, претензионных писем, исковых заявлений и т.-.п., а также учетный данные о поступлении материальных ценностей, имею­ щиеся в первичных приходных документах, материальных отче­ тах, карточках складского сортового учета материалов, ведомо­ стях № 10-с, 6-с, журналах-ордерах № 6-с, 10-с и других. Сле­ дует иметь в виду, что иногда поставки бывают досрочными.

122

Поэтому выполнение плана обеспечения материальными ресур­ сами проверяют с учетом этих поставок, сведения о которых имеются в отделе снабжения, ведущем учет выполнения дого­ воров поставки.

Нередки случаи приобретения материалов «на всякий случай», «авось пригодятся». Закупка ненужных и излишних материаль­ ных ценностей ведет к ухудшению финансового положения, уве­ личению платы в бюджет за пользование производственными фондами, замедлению оборачиваемости оборотных средств, ли­ шает возможности другие организации покрыть потребность в этих материалах. При выявлении таких фактов необходимо установить, какие материальные ценности приобретены, каково их количество и стоимость сверх установленных норм запасов, сколько времени они находятся без движения, кто разрешил их приобрести, как осуществляется контроль за соблюдением норм запаса материалов и других ценностей.

Особенно внимательно следует проверить расходы, форми­ рующие себестоимость приобретенных материалов. Практика показывает, что на этой стадии нередко строительные организа­ ции допускают удорожание материальных ценностей, что в ко­ нечном итоге приводит к удорожанию себестоимости выполнен­ ных строительно-монтажных работ и снижению прибыли.

Основанием для проверки фактических' расходов служат сметы транспортно-заготовительных и заготовительно-склад­ ских расходов, прейскуранты оптовых и планово-расчетных цен, тарифы, расстояния перевозки материалов, первичные докумен­ ты поставщиков и ревизуемой организации по оформлению указанных расходов и записи в соответствующих учетных ре­ гистрах, где учитываются операции по приходу материальных

налы-ордера № 2-с, 3,, 4, 5, 6-с, 10-с и др.), или соответствующие им по. содержанию табуляграммы, применяемые при механизи­ рованном учете этих операций.

Действующими положениями заказчикам предоставлено право передавать подрядчикам реализацию фондов на мате­ риалы и оборудование. При передаче заказчиком подрядчику реализации указанных фондов он возмещает подрядчику заго­ товительно-складские расходы в полном размере, предусмотрен­ ном нормами.

При передаче заказчиком подрядчику материалов и оборудо­ вания заказчик должен передать подрядчику на покрытие рас­ ходов по приемке и хранению их 30% средств, предусмотренных иа заготовительно-складские расходы по материалам, и 20% средств, предусмотренных на заготовительно-складские расходы по оборудованию.

Если в договорах подряда оговорены подобные операции, то

.123

вания материальных ценностей за прошлый период проверяют путем сопоставления наименований, количества и цены посту­ пивших материалов с аналогичными данными, указанными в сопроводительных документах поставщиков.

Ревизор внимательно по первичным документам, претензион­ ным письмам, приказам, записям в учете и другим источникам изучает выявленные расхождения и устанавливает, правильно ли указаны причины недостач или излишков материалов, закон­ ность принятых решений по их урегулированию, меры, приня­ тые ревизуемой организацией по взысканию недостач', предъ­ явлению претензий и привлечению к ответственности виновных должностных лиц. Практика ревизионной работы неоднократно выявляла случаи хищений материальных ценностей под видом списания их как недостающих.

При ревизиях вскрывались факты, когда подотчетные лица по данным документов приобретали в магазинах материалы, ин­ струменты, запасные части, канцелярские принадлежности по высокой цене, а фактически получали и сдавали на склад ана­ логичные предметы худшего качества по более низкой цене. Разница в стоимости похищалась. Такие злоупотребления уста­ навливались путем сопоставления данных о качестве и стои­ мости предметов по счетам поставщиков с аналогичными дан­ ными об этих предметах на складе или в эксплуатации.

В строительстве широко практикуется централизованный за­ воз материалов непосредственно к объектам строительства. При этом нередко возникают неотфактурованные поставки, т. е. мате­ риалы поступили, а сопроводительные документы поставщики своевременно не представили. По данным первичных документов, записей в ведомости № 6-с и журнале-ордере № 6-с следует прове­ рить, правильно ли оформляются такие поставки, по каким це­ нам приходуются материалы неотфактурованных поставок, пра­ вильность отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета и в учетных регистрах (как при поступлении, так и при списании).

При проверке соблюдения действующего порядка выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска материалов по доверенностям,, установленного инструк­ цией, утвержденной по согласованию с ЦСУ СССР Министер­ ством финансов СССР 14 января 1967 г. № 17, ревизор уста­ навливает: пронумерованы ли все листы в книжке доверен­ ностей и имеется ли на последнем листе книжки -надпись «В настоящей «книжке пронумеровано ... листов», заверенная под­ писью главного бухгалтера; оформлены ли приказом лица, уполномоченные руководителем и главным бухгалтером реви­ зуемой организации подписывать доверенности; правильность заполнения всех реквизитов доверенностей, наличие неогово­ ренных исправлений и подчисток; не было ли случаев выдачи доверенностей' лицам, не работающим в данной, организации;

125

правильность установления сроков .действия доверенностей (до 15 дней, а при плановых расчетах с поставщиками—до одного месяца или с разрешения министерств — до квартала); про­ водится ли регистрация выданных доверенностей; не выдаются ли новые доверенности лицам, не отчитавшимся в использова­ нии ранее полученных доверенностей, по которым истек срок действия; возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия и делаются ли об этом отметки в соответствующих корешках книжки до­ веренностей; сдает ли доверенное лицо после каждого получе­ ния материальных ценностей документы, свидетельствующие о выполнении поручения и о сдаче на склад или соответствую­ щему должностному лицу полученных им материалов.

Если доверенности возвращаются не использованные по при­ чину неприбытия груза (материалы в пути), то ревизор должен выяснить, какие меры принимались для быстрейшего розыска грузов, полностью ли прибыли эти материалы, дата прибытия, предъявлены ли претензии к транспортным организациям за несвоевременную доставку грузов (а если претензии не были предъявлены, то почему и по чьей вине, размер понесенного ущерба). Источником данных для этой проверки являются записи в журнале учета прибывающих грузов, в журнале-ор­ дере № 6-е, переписка с транспортными организациями и по­ ставщиками, претензионные письма, первичные транспортные и приходные документы и др.

3.Ревизия операций по отпуску

иреализации материальных ценностей

Одной из задач комплексной документальной ревизии яв­ ляется проверка операций по отпуску и реализации материаль­ ных ценностей.

Ревизия операций по отпуску материальных ценностей осу­ ществляется по документальным данным и путем проверки в местах отпуска материалов. Прежде всего ревизор выясняет, лимитируется ли отпуск материальных ценностей и по каким нормам рассчитывается потребность в материалах. Лимитиро­ вание расхода (отпуска) и контроль за использованием мате­ риалов должны осуществляться по одним и тем же нормам. Такими являются производственные нормы. В процессе доку­ ментальной ревизии необходимо установить, по каким мате­ риалам рассчитаны производственные нормы, по каким они отсутствуют и причины.

Выборочно проверяют правильность установленных произ­ водственных норм расхода. При этом руководствуются указа­ ниями Госстроя СССР от 8 февраля 1960 г. «О порядке составления и утверждения производственных норм расхода материалов в строительстве» и методическими указаниями по

12Q

техническому нормированию расхода материалов в строитель­ стве.

Для наглядности рекомендуется показать удельный вес ма­ териалов, имеющих производственные нормы, указать, как часто пересматриваются эти нормы или причины, тормозящие пересмотр. На практике установлено, что по всем материалам неоднократного получения должно применяться лимитирование отпуска. Потребность в конкретных видах материальных цен­ ностей рассчитывается исходя из предстоящего в планируемом месяце объема работ и производственных нор.м расхода мате­ риалов. Следует иметь в виду, что действующие нормы расхода материалов могут корректироваться в зависимости от условий выполнения строительно-монтажных рабо.т. Например, если ра­ боты производятся в зимнее время на открытом воздухе или в неотапливаемых помещениях, то нужно учесть дополнитель­ ные нормы расхода материалов, действующие в зимний период.

Наряду с ежемесячным лимитированием отпуска материа­ лов, оформляемом в лимитно-заборных картах (форм № М-8 и № М-9), распространяется метод лимитированного отпуска материалов на основе применения лимитно-комплектовочных карт на весь период строительства. Для характеристики приме­ няемой системы отпуска материальных ценностей можно исчис­ лить удельный вес материальных ценностей, отпускаемыхпо лимитным картам. Применение лимитно-заборных карт способ-' ству^т упрощению документооборота,^ сокращению количества расходных документов, уменьшению трудоемкости учета мате­ риальных ценностей и способствует улучшению контроля заотпуском материалов в производство. Это наиболее прогрессив­ ный метод организации отпуска материалов со складов и кла­ довых.

По проверяемым документам ревизор устанавливает, приме­ няется ли типовая первичная документация для оформления отпуска материалов (лимитно-заборные карты, требования, на­ кладные, накладные на отпуск материалов на сторону, товар­ но-транспортные накладные), качество составленных расходных документов, своевременность их составления и обработки.

Структура выполняемых работ нередко отклоняется от пла­ на, поэтому нужно выяснить, как изменяется лимит отпуска ма­ териалов, какими документами эти изменения оформляются. Од­ новременно следует выяснить, в каком порядкеоформляется выдача материалов чсверх лимита (т. е. дается ли объяснение причин сверхлимитной потребности материальных ценностей, есть ли разрешение начальника или главного инженера на от­ пуск материалов сверх лимита, как регулируются отрицатель­ ные факторы, вызвавшие дополнительную потребность в мате­ риалах и т. п.) и привлекаются ли к ответственности долж­ ностные лица, виновные в перерасходе материалов.

Нередко строительные материалы расходуются на исправ­

127

ление брака или устранение дефектов в полученных конструк­ циях и деталях. Ревизор должен убедиться, что дополнительная потребность в материалах вытекает из данных актов о браке, а не является завуалированным получением материалов для использования в незаконных целях.

При отсутствии материалов, предусмотренных технологиче­ ским процессом строительного производства, в порядке замены выписываются другие материалы. В этом случае проверка за­ ключается в том, чтобы выяснить, есть ли разрешение наГ за­ мену, согласована л,и она с заказчиками, не ухудшает ли это качество строительства, как замена влияет на себестоимость выполненных строительно-монтажных работ, какими докумен­ тами оформляется выдача материалов.

Проверяя отпуск материалов по требованиям, ревизор выяс­ няет, не оформляется ли требованиями отпуск материальных ценностей многократного употребления вместо оформления вы­ дачи по лимитно-заборным картам, почему указанные мате­ риалы отпускаются по требованиям, кто их выписывает и раз­ решает отпуск.

Если в ревизуемом периоде были совершены операции по передаче в переработку каких-либо материалов, то ревизор дол­ жен: установить необходимость и целесообразность этих опера­ ций; изучить содержание договоров или соглашений на перера­ ботку материальных ценностей, обращая особое внимание на правильность установленных норм выхода продукции из пере­ рабатываемых материалов; убедиться в правильности отпуска материалов в переработку и полноте оприходования получен­ ных из переработки материальных ценностей, а также правиль­ ности расчетов и исчисления фактической себестоимости полу­ ченных ценностей.

Если установлены фактУ применения заниженных норм вы­ хода продукций (путем контрольного запуска материалов в .пе­ реработку и другими методами), необходимо выяснить, с какой целью это сделано, кем эти нормы составлены и утверждены, количество и стоимость недополученной продукции переработки и др.

Операции по внутреннему перемещению материальных цен? ностей проверяются с точки зрения их экономической целесооб­ разности и причин возникновения. При этом следует исходить из предпосылки, что материалы с первого раза должны достав­ ляться на приобъектный склад или к месту укладки в дело. Все нецелесообразные перевалки грузов нужно исследовать, устано­ вив, по чьему указанию они осуществлены, к каким непроизводи­ тельным расходам привели, привлекались ли виновные долж­ ностные лица к ответственности за свои действия, приведшие к нанесению материального ущерба.

Ревизор обязан тщательно проверить законность операций по отпуску материальных ценностей сторонним организациям и

отдельным лицам. Подрядные строительно-монтажные органи­ зации отпускают материальные ценности только в случаях, предусмотренных действующими положениями и инструктивными указаниями: передача материальных ценностей или их реализа­ ция сторонним организациям по указанию вышестоящих орга­ нов управления; реализация ненужных и излишних материаль­ ных ценностей в порядке, установленном Положением о социа­ листическом государственном производственном предприятии без ущерба для собственного производства, и др.

Ревизор должен проверить, имеются ли разрешения выше­ стоящих органов на реализацию сторонним организациям мате­ риальных ценностей, на каких условиях (по каким ценам) реа­ лизованы эти ценности, не понесла ли ревизуемая организация материального ущерба от реализации, если да, то по каким причинам, имеются ли подписи главного бухгалтера на наклад­ ных на отпуск материалов сторонним организациям и доверен­ ности у получателей материалов и т. д.

Строительные организации иногда оказывают помощь своим работникам, отпуская им строительные материалы и инстру­ менты на.индивидуальное жилищное строительство. В этом слу­ чае ревизор выясняет: действительно ли покупатели являются работниками ревизуемой организации и индивидуальными за­ стройщиками, какие материальные ценности и по каким ценам отпущены (как правило, по розничным ценам, а если розничные цены на материалы не установлены, то по оптовым ценам), кто разрешил отпуск и т. п.

Если обнаружены нарушения условий отпуска строительных материалов и инструмента частным лицам, следует установить объем реализации, кто разрешил отпуск, не производится ли отпуск материалов в ущерб производственным нуждам ревизуе­ мой организации и др. Одновременно проверяют правильность отражения операций реализации материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета 07 «Строительные материалы и обо­ рудование для установки», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 45 «Товары отгруженные,' выполненные работы и услуги», 46 «Реализация» и других, в ведомостях. № 16-с и 10-с, журналах-ордерах № 10-с и 11-с или соответству­ ющих табуляграммах.

При посещении складов и других подразделений, где ведется отпуск материальных ценностей, ревизор проверяет, имеются ли у. заведующих складами и других материально ответственных лиц образцы подписей должностных лиц, имеющих на это право; отпускаются ли материальные ценности по весу или счету; обес­ печивает ли система пропусков контроль за правильным выво­ зом и выносом материальных ценностей и т. д.

Если материалы списываются в результате естественной убы­ ли, ревизор проверяет законность и правильность определения количества и стоимости отдельных видов материалов по каж-

дому случаю списания. При этом нужно проверить, кем и когда утверждены нормы естественной убыли, по тем ли видам мате­ риалов они применяются. Также тщательно проверяются слу­ чаи списания недостач и потерь сверх норм естественной убыли.

В строительстве имеет место бездокументный отпуск мате­ риалов на производство строительно-монтажных работ. Так, ма­ териалы открытого хранения (кирпич строительный, камень бу­ товый, песок, гравий и другие), завезенные на строительную площадку, расходуются на производство по мере надобности

втечение отчетного месяца. По окончании месяца определяется

исписывается фактический расход каждого вида материалов от­ крытого хранения. Для этого на 1-е число наступающего месяца проводится инвентаризация материаловоткрытого хранения. Располагая данными об остатке материала открытого хранения на начало месяца, его поступлении, отпуске и остатке на конец месяца, расчетным путем определяют фактический расход (оста­ ток на начало месяца плюс поступление за отчетный месяц ми­ нус отпуск на сторону или внутреннее перемещение минус оста­ ток на конец месяца). Ревизор проверяет, проводились ли еже­ месячно инвентаризации материалов открытого хранения, каков был состав инвентаризационных комиссий, как оформлялись ре­ зультаты инвентаризации и т. п.

Отпуск материалов, списываемых на накладные, заготови­ тельно-складские расходы и другие счета, группируется на ос­ новании первичных документов, материальных и других отчетов

вразделе I ведомости № 10-с. По этим данным затем ведутся записи в дебет синтетических и аналитических счетов, на кото­ рых отражается стоимость отпущенных материальных ценностей, с кредита счетов 07 и 12 в журнале-ордере № 10-с или заменя­ ющих его учетных регистрах.

Ревизор выборочно проверяет правильность группировки рас­ хода материальных ценностей и их списания на соответствую­ щие счета синтетического и аналитического учета. Установив необоснованное списание материальных ценностей, ревизор дол­ жен выяснить причины допущенных нарушений, по чьему ука­ занию и кем они осуществлены, последствия таких действий и др. Особенно внимательно нужно проверять правильность оценки списываемых в расход материальных ценностей. Пра­ вильность оценки израсходованных материальных ценностей проверяется по данным, отраженным в ведомостях № 10-с, с привлечением необходимых сведений из первичных документов й других журналов-ордеров (№ 6-с, 7, 8, 10-с и др.).

4.Ревизия использования материальных ценностей

восновном и вспомогательном производствах

Важнейшим участком комплексной документальной ревизии является проверка правильности использования материальных ценностей в производстве. Методы контроля за использованием

130