книги из ГПНТБ / Крамаровский Л.М. Контроль и ревизия в строительстве

операций по счетам в банках. Ревизор проверяет соблюдение установленного порядка выдачи наличных денег в подотчет, т. е. выдаются ли в подотчет на операционные и администра­ тивно-хозяйственные рдсходы деньги должностным лицам, ука­ занным в распоряжении по ревизуемой организации, а на слу­ жебные командировки— в соответствии с приказами по орга­ низации. Ревизор проверяет при этом, не разрешается ли вы­ дача денег в подотчет при наличии задолженности по ранее полученным авансам и не превышает ли размер выданного в под­ отчет аванса установленного лимита. Так, выдача денег в под­ отчет разрешается в следующих размерах и на такие сроки: а) на операционные и административно-хозяйственные расходы, осуществляемые в месте нахождения ревизуемой организации, в размерах не более двухдневной потребности и на срок не бо­ лее трех дней после получения денег, а расходуемые вне места расположения ревизуемой организации — в размерах не более десятидневного расхода и на срок не более 15 дней1; б) на слу­ жебные командировки — в суммах, причитающихся командиро­ ванным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квар­ тирных расходов на срок командировки, а также других слу­ жебных расходов.

По данным журнала-ордера № 7 и авансовых отчетов можнб проверить, не было ли случаев выдачи авансов сверх установ­ ленных размеров или выдачи их до полного расчета по ранее полученным авансам, нарушение сроков использования подот­ четных сумм, передачи авансов одним подотчетным лицом дру­ гому, скрытого авансирования на личные нужды и т. д.

Своевременность представления авансовых отчетов прове­ ряется путем сопоставления даты окончания работы по выпол­ нению полученного задания с датой представления отчета. Про­

прежде всего нужно установить, нельзя ли было эти расходы оплатить путем перечисления денег или через кассу, а также законны и целесообразны ли эти расходы. Следует тщательно изучить документы, приложенные к авансовым отчетам, в оправ­ дание произведенных расходов по оплате наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и услуг, приобретению матери­ альных ценностей и т. п. Если наличные Деньги были выплачены лицам, производившим какие-то работы, то наряду с проверкой основания для таких выплат следует установить, по каким рас­ ценкам они оплачены, были ли удержаны налоги с начисленных

.81

сумм, указаны ли в платежных ведомостях или расписках на получение денег адреса и номера паспортов лиц, получивших деньги. При установлении сумм неудержанных налогов необхо­ димо отнести их в начет подотчетного лица, которое не произ­ вело это удержание.

Проверяя операции по приобретению материальных ценно­ стей, необходимо иметь в виду, что запрещается покупать про­ мышленные товары и материалы у частных лиц, а в государ­ ственных магазинах и мелкооптовых базах такие приобретения разрешается делать в исключительных случаях. Оправдатель­ ными документами по указанным операциям являются копии товарных чеков, счета мелкооптовых баз и копии приходных до­ кументов на сдачу приобретенных материальных ценностей. Од­ новременно следует выяснить, не поручается ли покупка мате­ риалов лицам, которые расходуют их на производство или хо­ зяйственные йужды.

Все оправдательные документы, тщательно изучаются, и в случае возникновения сомнений в'их достоверности осуществ­ ляется встречная проверка данных. Если ревизор установит факты незаконного приобретения материалов, то он должен установить, у кого, где, на какую сумму совершены покупки, кто разрешил такой расход денег, куда поступили приобретен­ ные материальные ценности или кем и на что были израсходо­ ваны (в последнем случае необходимо сделать ссылку на до­ кументы, удостоверяющие их расход). Если подобных случаев много, рекомендуется зарегистрировать их в специальной ведо­ мости, которая подписывается ревизором, начальником и глав­ ным бухгалтером ревизуемой организации. В основном акте ре­ визии в этом случае кратко излагается основное содержание до­ пущенных нарушений, указываются виновники и дается ссылка на ведомость, приложенную к акту. •

Значительную часть расчетов с подотчетными лицами со­ ставляют операции по покрытию расходов, на служебные коман­ дировки. Проверяя эти расчеты необходимо руководствоваться Инструкцией о составе расходов иа служебные Командировки., работников, их учете и порядке контроля за правильностью ис­ пользования средств на эти цели, утвержденную Министерством финансов СССР, Госбанком СССР и ЦСУ СССР 15 июня 1973 г. В соответствии с изданным приказом командированному вы­ даются: задание, в котором излагается круг вопросов или работ,, подлежащих выполнению во врёмя командировки; командиро­ вочное удостоверение, где наряду с другими данными указы­ ваемся вид транспорта, вагон (купейный, мягкий) или каюта (люкс, первого класса), в котором разрешается проезд, дела­ ется отметка о времени отъезда в командировку, прибытия на место назначения и выбытия из него, возвращения из команди­ ровки; аванс на покрытие расходов по командировке. В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное ли-

82

Üo обязано составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчеі' о расходах за время командировки, приложив к нему все оправ­

ходах и т. д.) и докладную записку о проделанной работе с отметкой начальника отдела о выполнении задания по коман­ дировке.

Ревизию расчетов по командировкам начинают с проверки правильности оформления командировочных удостоверений, авансовых отчетов и оправдательных документов.

Соблюдение срока нахождёния в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе по ревизу­ емой организации, с временем фактического пребывания, ис­ числяемого по отметкам в командировочном удостоверении как разница между числами возвращения и отъезда в командиров­ ку. Достоверность этих дат предварительно проверяется по дан­ ным компостеров на проездных билетах. Закончив про­ верку соблюдения - срока командировки, ревизор проверяет правильность оплаты суточных, выдаваемых командирован­ ному работнику для' покрытия личных расходов во время ко­ мандировки.

Ревизор обращает внимание на то, чтобы не допускалось

Тщательно проверяется правильность оплаты квартирных, которая производится за время пребывания в командировке, за исключением времени нахождения в пути, если командиро­ ванному не представляется бесплатное жилье.

Наряду с суточными и квартирными проверяется правиль­ ность оплаты проезда.

По авансовым отчетам и приложенным к ним оправдатель­ ным документам нужно установить, не принимались ли за счет ревизуемой организации расходы, которые должны отно­ ситься за счет командированных, бпла-та за бронирование мест в гостинице; сбор за предварительную продажу билетов и до­ ставку их на дом; оплата прописки в гостинице, разъездов внутри города и др.

Особое внимание ревизор уделяет проверке правильности расчетов с квалифицированными рабочими, инженерами и тех­ никами, командированными для выполнения монтажных и на­ ладочных работ на срок более двух месяцев, но не более одного года. Таким работникам за время нахождения в месте коман­ дировки на выполнение монтажных и наладочных работ взамен суточных выплачивается надбавка к 'заработной плате в _размере 50% тарифной ставки (должностного оклада), но «е свыше 2 р. 60 к. в сутки. Кроме того, им возмещаются расходы по иай-

83

му жилого помещения при предъявлении оправдательных до­ кументов о фактически проведенных расходах на эту цель, но не свыше 50 коп. в сутки, и суточные за время нахождения в пути в размере 1,5% месячной тарифной ставки (должностного оклада), но-не свыше 1 руб. в сутки.

Проверяя расчеты с подотчетными лицами, ревизор выяс-. няет: не допускались ли незаконные и нецелесообразные слу­ жебные командировки (посылка «толкачей», совмещение слу­ жебных командировок с поездкой в очередной отпуск, поездки по личным надобностям под видом служебных командировок II т. д.), не относились ли на расходы ревизуемой организации без разрешения или указания вышестоящего органа стоимость командировок, производившихся для других организаций вме­ сто возмещения последними этих расходов; не было ли случаев неправильного отнесения расходов по служебным командиров­ кам административно-управленческого персонала на другие статьи накладных расходов или синтетические счета с целью ву­ алирования этих расходов или сокрытия перерасхода лимита на командировки работников аппарата управления; погашаются ли оправдательные документы, приложенные к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования. По всем командировкам ревизор устанавливает их хозяйственную целе­ сообразность и результативность.

Все случаи выявленных переплат или недоплат ревизор фик­ сирует в основном акте ревизии, если таких фактов установлено немного, или в отдельной ведомости с изложением ее итоговых данных в основном акте ревизии, с указанием характера нару­ шений, даты и номера документа, по которому установлено дан­ ное нарушение, суммы переплаты или недоплаты и лица, ви­ новного в допущенном нарушении. Ревизор в процессе этой про­ верки устанавливает своевременность отражения в учете опера­ ций по использованию подотчетных сумм, имея в виду, что срок обработки сданных авансовых отчетов не должен превышать 5 дней.

Нередко в практике ревизионной работы устанавливались случаи авансирования работников под видом выдачи им подот­ четных сумм. Это можно установить при анализе времени на­ хождения аванса в распоряжении подотчетного лица, суммы его использования и возвращения неиспользованным полностью или

взначительной части.

Взаключение ревизии проверяется своевременность возвра­ щения неиспользованных подотчетных сумм по данным запи­ сей в журнале-ордере № 7 или кассовым и банковским доку­ ментам. Установив факты несвоевременного возвращения неис­ пользованных подотчетных сумм, ревизор обязан проверить при­

чины возникновения такой задолженности и выяснить, какие меры приняты руководителем ревизуемой организации для их взыскания.

84

Необходимо также проверить правильность отражения рас­ четов с подотчетными лицами в балансах ревизуемой организа­ ции, и, в частности, нет ли случаев сокрытия задолженности по расчетам с подотчетными лицами на других статьях баланса, не допускается ли свертывание сальдо в балансе по этим расче­ там, имея в виду, что дебетовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывается в активе баланса по статье «Прочие дебиторы», а кредитовое — в пассиве баланса по статье «Прочие кредиторы».

4.Ревизия расчетов с разными дебиторами

икредиторами

Приступая к ревизии, необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки деби­ торской и кредиторской задолженности. Для этого сличают ос­ татки по каждому виду расчетов на начало ревизуемого периода по данным регистров аналитического учета (ведомости № 7, 8, 16-с и др.) с остатками соответствующих статей баланса, а за­ тем проверяют эти расчеты по существу. Осуществляя эту про­ верку, необходимо иметь в виду, что к незаконной дебиторской или кредиторской задолженности относятся не только суммы, образовавшиеся в результате нарушений действующих положе­ ний о расчетах, но и суммы, возникновение которых было за­ конным, а сроки погашения нарушены. Например, задолжен­ ность подотчетного ліГца в течение срока выполнения задания по командировке и трех дней, предоставляемых для составления авансового отчета и сдачи неиспользованных подотчетных сумм, считается законной. Но если по истечении указанного срока ос­ таток неиспользованной подотчетной суммы не будет возвращен, то такая задолженность превращается в незаконную. Таким образом, любая дебиторская или кредиторская задолженность, возникшая на законных основаниях, превращается в неза­ конную при нарушении сроков их погашения.

Рассматривая каждую сумму по существу, ревизор выясняет причины образования задолженности, по чьей вине допущена незаконная задолженность, давность образования задолжен-, ности, реальна ли она к получению, т. е. имеются ли акты свер­ ки расчетов или письма, в которых дебиторы признают сщэю задолженность, не пропущены ли сроки исковой давности, какие меры принимались для погашения или взыскания задолжен­ ности.

По прочей дебиторской задолженности следует обратить особое внимание на наличие задолженности работников ревизу­ емой организации п других лиц за: пользование инвентарем; отпущенные без предварительной оплаты материальные цен-

85

1-1ости; несданную, утерянную или испорченную досрочно спец­ одежду; неудержанные авансы работников, выданные в счет за­ работной платы, а также не возвращенные работниками подот­ четные суммы, скрытые на счете 76 «Расчеты с разными деби­ торами и кредиторами»; выданные незаконно взаимообразно авансы работникам вышестоящих организаций, находившимся в командировке или проездом в ревизуемой организации; про­ живание в течение длительного времени в жилых домах и об­ щежитиях без оплаты; причитающиеся суммы платы в частич­ ное возмещение затрат по содержанию детей в детских учреж­ дениях; приобретенные в рассрочку товары и т. д.

При " проверке задолженности поставщикам и прочим кре­ диторам следует выяснить, не числятся ли на балансе суммы, по которым истек срок исковой давности, не было ли случаев списания на прибыли кредиторской задолженности с просрочен­ ными сроками исковой давности вместо внесения ее в доход бюджета и т. д.

Выявленные факты невзысканной просроченной дебиторской задолженности и нарушений расчетной дисциплины в разрезе синтетических счетов следует обобщить в ведомости следующей формы, прилагаемой к акту ревизии:

Причинами нарушения расчетной дисциплины (нарушение правил расчетов, несвоевременное взыскание дебиторской за­ долженности, несвоевременное погашение задолженности постав­ щикам и субподрядчикам и др.) и возникновения незаконной и нереальной задолженности, а также несвоевременного возвра­ щения (погашения) сумм кредиторской задолженности может оказаться неудовлетворительная организация, отсталость и за­ путанность бухгалтерского учета расчетных операций. Поэтому, ‘ревизуя расчетные операции, необходимо проверять своевре­ менность и правильность отражения в аналитическом и синте­ тическом учете операций по расчетам с дебиторами и кредито­ рами,. не скрывается ли дебиторская задолженность на других синтетических счетах и, в частности, нереальная дебиторская за­ долженность, по которой истекли сроки исковой давности.

Ревизор обязан рассмотреть каждый случай списания де-, биторской задолженности на убытки и, в частности, Проверить обоснованность, законность такого списания.

86

строительства в части необходимого оборудования с фактически поступившим оборудованием, определяет комплектность посту­ пившего оборудования и своевременность его оприходования по счетам 33 «Строительство и приобретение основных фондов», если оборудование не требует монтажа, и 07 «Строительные материалы и оборудование к установке», если оборудование требует монтажа. Получив приобретенное в централизованном порядке оборудование, подрядная организация обязана в двух­ дневный срок выслать извещение (авизо), подтверждающее получение и оприходование оплаченного вышестоящей органи­ зацией оборудования. Списывается стоимость оплаченного в централизованном порядке оборудования после сдачи его в эксплуатацию при составлении заключительного баланса по капитальным вложениям за декабрь отчетного года. Ревизуя эти расчеты, необходимо также проверить продолжительность их и реальность, соответствие учетных данных вышестоящей ор­ ганизации и ревизуемой организации (по актам инвентариза­ ции расчетов). Все расхождения подлежат тщательному иссле­ дованию с установлением виновных в этом лиц.

Особенно внимательно следует проверить расчеты ревизуе­ мой организации с другими подрядными организациями и вы­ шестоящей организацией по мелким случайным операциям, рас­ четы по которым не могут быть произведены через байк. Пери­ одически по мере накопления сумм, достаточных для расчетов через банк, должно производиться погашение задолженности.

Ревизор обязан проверить законность отраженных в этих расчетах сумм, их реальность и своевременность взыскания или погашения. В сомнительных случаях рекомендуется производить встречную проверку для установления истинного содержания проведенных операций и расчетов по ним.

Глубокой проверке должны подвергаться внутрихозяйствен­ ные расчеты, связанные с нарушением финансово-сметной дис­ циплины. Ревизор обязан проверить причины возникновения такой задолженности, с чьего разрешения произведены беспла­ новые и бессметные затраты капитального характера и другие нарушения плановой и финансово-сметной дисциплины, какие меры принимает ревизуемая организация для урегулирования этих расчетов и т. д. По первичным документам и записям в аналитическом учете и журналах-ордерах № 9 он должен про­ верить характер каждой операции, правильность подсчета об­ щей суммы этой задолженности и сверить ее с суммой, показан­ ной в балансе. Таким путем вскрываются факты вуалирования 'задолженности, образовавшейся в результате нарушений финан­ сово-сметной дисциплины.

Следует иметь в виду, что расчеты с прочими хозяйствами, выделенные на отдельные балансы, сальдируются и в сводном балансе, представляемом в вышестоящие организации, не по­ казываются.

88

6. Ревизия расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба

Ь9