книги из ГПНТБ / Крамаровский Л.М. Контроль и ревизия в строительстве

большого количества разнородных объектов контроля и опера* ций. Таким способом рассмотрения документов пользуются при документальной ревизии организаций с небольшим объемом хо­ зяйственной деятельности и первичной документации.

Наиболее рациональным и экономичным является система­ тизированный способ проверки содержания хозяйственных опе­ раций, при котором ревизия ведется по однородным операциям независимо от времени их осуществления (кассовым, банков­ ским, расчетам с подотчетными лицами и т. д.). Это дает воз­ можность ревизору более глубоко изучить взаимосвязь отдель­ ных операций за разные периоды времени.

Проверяя содержание документов, ревизор должен иметь в виду, что нередко злоупотребления и нарушения скрываются за внешне правильно оформленными документами (фиктивными нарядами, трудовыми соглашениями, счетами, актами, расписка­ ми и т. д.). При обнаружении малейших признаков злоупотреб­ лений ревизор должен сосредоточить свое внимание на их пол­ ном раскрытии.

По содержанию операции, отраженной в документе, ревизор устанавливает ее законность и целесообразность. Хозяйственная операция считается законной, если ее содержание не противо­ речит действующему законодательству, требованиям директив партии и правительства, ведомственным инструкциям и распо­ ряжениям. Целесообразность хозяйственной операции опреде­ ляется ее направленностью на выполнение задач, стоящих перед ревизуемой организацией при соблюдении законности. Ревизор тщательно изучает выявленные незаконные и нецелесообразные хозяйственные операции, устанавливает, кто и по чьему распо­ ряжению осуществил их, определяет размер нанесенного ущерба или степень нарушений действующего законодательства или ве­ домственных указаний.

Достоверность хозяйственной операции устанавливается при формальной и арифметической проверке документов. При фор­ мальной проверке устанавливается полнота и правильность за­ полнения реквизитов, характеризующих операцию, нет ли неого­ воренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, подлинность подписей соответствующих должностных лиц. Что­ бы убедиться в подлинности подписи какого-либо работника предприятия, сопоставляют подпись в данном документе с его подписями в других документах. При возникновении сомнений следует получить личное подтверждение работника или сделать графическую экспертизу.

Арифметическая проверка дает возможность установить пра­ вильность подсчетов в документах и выявить злоупотребления и хищения, скрытые за неправильными арифметическими дей­ ствиями (например, неправильно показанные итоги в кассовых отчетах, в платежных ведомостях на выплату заработной платы и др.).

31

ложных документов и замены ими настоящих, подлинных, не­ правильного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяй­ ственных операций пли неотражения их в бухгалтерском учете.

6. Взаимный контроль содержания документов осущест­ вляется путем изучения и сопоставления отдельных реквизитов, повторяющихся в ряде документов, отражающих взаимосвязан­ ные операции. Например, данные о количестве мест или весе оприходованных грузов в приходных документах складов сопо­ ставляются с аналогичными данными в документах о их пере­

возке и т. д.

7. Хронологическая проверка движения товарно-материаль­ ных ценностей и денежных средств применяется ревизором в слу­ чаях, когда он имеет сведения о хищении товарно-материальных ценностей или денежных средств, а проведенные инвентаризации расхождений (недостач и излишков) не установили. При помощи такой проверки выявляют: неучтенные товарно-материальные ценности; завышение цен, количества (вес) отпускаемых, товар­ но-материальных ценностей; наличие товарно-материальных цен­ ностей, которые в ревизуемую организацию по документам не поступали, их отпуск сторонним организациям. Например, при сопоставлении данных приходных документов о ежедневном выпуске готовой продукции подсобными производствами с еже­ дневными данными о выработке продукции по технологическим процессам производства и ее отпуске из подсобного производства можно установить превышение в отдельные дни отпуска продук­ ции против ее изгртовления, оприходование продукции при невы­ полнении производственных операций в необходимом количестве, оприходование готовой продукции до.полного ее изготовления. В периодической отчетности эти показатели будут взаимоувя­ заны.

8. Проверка правильности хозяйственной операции по дан­ ным о выполнении других операций, связанных с ней, состоит в выявлении и сопоставлении этих данных по документам. На­ пример, получение материалов сопровождается их перевозкой; списание спецодежды, постельных принадлежностей или инстру­ мента — выпиской накладной об оприходовании полученных при этом отходов в виде ветоши, лома; отпуск готовой продукции

втаре — расходам тары и т. д.'

9.Проверка объективной возможности выполнения оплачен-, ных и оформленных работ или других операций осуществляется

втех случаях, когда возникают сомнения в правильности отра­ жения в документах объема или оплаты выполненных работ или других операцир. Например, разнорабочему Иванову за прове­ ряемый месяц было начислено 220 руб. Документы о выполнении им разных работ были оформлены надлежащим образом. При проверке оказалось, что для выполнения указанных работ нужно было отработать за месяц 256 часов вместо 176. Таким образом ревизор установил, что рабочему Иванову необоснованно выпи­

сывались значительные суммы, которые после получения при­ сваивались определенными лицами.

Важным этапом ревизии хозяйственных операций по данным документов является проверка правильности их отражения в ре­ гистрах бухгалтерского учета. В практике ревизионной работы

.имеются случаи, когда хищения денежных средств и товарно­ материальных ценностей вскрывались по правильно оформлен­ ным, но неправильно отраженным в бухгалтерском учете 'доку­ ментам. В одной строительной организации частично похищались выданные в подотчет суммы. Проводка на данную операцию

вотчете кассира и расходном кассовом ордере составлялась пра­ вильно. В действительности оказалось, что при записи операции

вучетный регистр (журнал-ордер № 1-с) выданная сумма была отнесена в дебет счета 27 «Накладные расходы» вместо дебета счета 71. Таким образом, не была образована задолженность за подотчетными лицами, которая в дальнейшем должна быть погашена, а полученная сумма списывалась на издержки произ­ водства и похищалась.

Приведенный пример показывает, что проверка хозяйствен­ ных операций только по данным первичных документов не вскрывает допущенных злоупотреблений. Документальные дан­ ные-необходимо сверять сданными, отраженными на счетах бух­ галтерского учета.

Иногда хозяйственные операции правильно оформлены доку­ ментами и верно отражены на счетах бухгалтерского учета, но при составлении отчетности допущены искажения данных. В этом случае ревизор не ограничивается проверкой правильности-хо­ зяйственных операций в документах и записях на счетах бухгал­ терского учета, он проверяет и достоверность отчетности. Реви­ зор, проверяющий документальные данные в организации, где бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме сче­ товодства с применением счетно-клавишных машин, до начала ревизии должен ознакомиться с особенностями организации до­ кументооборота и порядка обработки документов и записи их данных ѣ учетные регистры. При этом следует иметь в. виду, что учетные регистры и разработочные таблицы заполняются как оператором (в организациях, имеющих машиносчетные бюро), так и бухгалтером, отвечающим за этот участок работы.

При таблично-перфокарточной форме счетоводства бухгал­ терский учет ведется с помощью счетно-перфорационных машин. Ревизор знакомится с системой шифров, макетами табуляграмм и их, назначением, порядком приемки, проверки и передачи пер­ вичной документации на машиносчетную станцию, содержанием табуляграмм аналитического учета по всем синтетическим сче­ там и т. д. Табуляграммы при таблично-перфокарточной форм^ счетоводства заменяют все учетные регистры.

Некоторые особенности документальной проверки встре­ чаются при проведении ревизий в строительных организациях,

34

бухгалтерский учет для которых осуществляется централизован­ ной бухгалтерией треста.

Если бухгалтерский учет и финансовая работа сосредоточены в централизованной бухгалтерии и финансовом отделе треста, то в строительных организациях, подведомственных такому тресту, создаются учетно-контрольные группы. Руководителю учетно-контрольной группы могут быть переданы права глав­ ного бухгалтера с правом подписи денежных, расчетных и дру­ гих документов. Учетно-контрольная группа контролирует за­ конность и правильность совершаемых хозяйственных операций, собирает, группирует и передает в централизованную бухгалте­ рию строительного треста для механизированной обработки всю первичную документацию. Следовательно, за достоверность хо­ зяйственных операций, оформленныхпервичными документами,

икачество последних отвечают работники строительных органи­ заций и учетно-контрольных групп.

Централизованная бухгалтерия'с помощью машиносчетной станции обрабатывает представленную первичную документацию

иотчетность и составляет необходимую информацию для опера­ тивного руководства, а также бухгалтерскую и статистическую отчетность по строительным организациям и передает ее по на­ значению.

Проводя комплексную документальную ревизию строитель­ ных организаций (предприятий, учреждений), обслуживаемых централизованной бухгалтерией, ревизионная бригада должна проверить не только производственную и хозяйственную, но и финансовую деятельность, а также работу по осуществлению бухгалтерского учета и составлению отчетности, осуществляемые централизованной бухгалтерией и финансовым отделом треста для ревизуемой организации. Документальная ревизия деятель­ ности таких строительных организаций проводится ,на месте, так как первичные документы и составленные на их основе табуля­ граммы, ведомости и разные расчетные таблицы направляются централизованной бухгалтерией в учетно-контрольные группы для использования в хозяйственном руководстве. Часть вопросов программы документальной ревизии, относящаяся к проверке финансово-расчетных операций, состоянию бухгалтерского учета и достоверности отчетности проверяется в централизованной бухгалтерии и других отделах треста.

Если в ревизуемых организациях, обслуживаемых централи­ зованной бухгалтерией, обнаружены злоупотребления или нару­ шения государственной и сметной дисциплины, ревизор должен строго разграничить ответственность между работниками реви­ зуемой организации и треста (централизованной бухгалтерии, финансового, планового и других отделов).

Нарушения, допущенные сотрудниками централизованной бухгалтерии, фиксируются в отдельном акте. Этот акт и предло­ жения по. устранению выявленных нарушений и недостатков.

'в работе представляются организации, которой подчинена цент­ рализованная бухгалтерия, для принятия необходимых мер. Ана­ логично оформляются материалы по нарушениям, осуществлен­ ным с разрешения работников треста и других вышестоящих органов управления, с той лишь разницей, что акт следует пере­ давать руководителю треста и соответствующих органов управ­ ления.

Вскрытые при документальной ревизии (тематической про­ верке) факты злоупотреблений, бесхозяйственности, незаконного расходования средств и другие нарушения должны быть подтверждены соответствующими промежуточными актами, под­ линными документами, справками или выписками, составлен­ ными на основании данных документов или бухгалтерских запи­ сей, объяснениями должностных лиц и заявителей.

Подлинные документы приобщаются к материалам ревизии для доказательства совершенного злоупотребления, если они являются средством преступления (фиктивные счета, расписки

идругие документы; документы, содержащие подделки, дописки

ит. -п.) и сохранность их на месте не может быть обеспечена. Изъятие производится в порядке, предусмотренном п. 25 «Поло­ жения о документах и записях в бухгалтерском учете предприя­ тий и- хозяйственных организаций», утвержденного Министерст­ вом финансов СССР 18 октября 1961 г.

Согласно указанному положению изъятие оправдательных документов, регистров бухгалтерского учета и т. п. по требова­ нию судебно-следственных органов и других органов, имеющих на это право, может быть произведено на основании их пись­ менного распоряжения с разрешения руководителя ревизуемой организации. При этом на место изъятого документа помещается его машинописная или фотографическая копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. Прием-передача изъятых подлинных документов оформляется актом, подписываемым ревизором и главным бухгалтером реви-' зуемрй организации. В акте указывается наименование изъятых подлинников, номер и дата их составления, а также наименова­ ние, номер и дата (месяц) составления учетных регистров, в ко­ торых они получили отражение на счетах бухгалтерского учета. На изъятых, подлинных документах ревизор не имеет права делать ни исправлений, ни пометок.

В справках или выписках ревизор указывает: содержание злоупотребления или нарушения; наименование вышестоящей организации и должностного лица, разрешившего незаконную операцию, или должностного лица ревизуемой организации, вы­ давшего такое указание; должность и фамилию, имя, отчество лиц, совершивших противозаконные действия; наименование, но­ мер р дату документа, подтверждающего факты нарушений или злоупотреблений; наименование учетного регистра и формы от-

№

четности, в которых отразились данные о проведенных незакон­ ных операциях; размер нанесенного материального ущерба и др.

Объяснения по выявленным в процессе документальной реви­ зии злоупотреблениям и нарушениям даются виновными лицами независимо от занимаемой должности. Если должностное лицо, допустившее нарушение или злоупотребление, отказывается дать объяснение, ревизор запрашивает его в письменной форме. Копия запроса прилагается к основному' акту ревизии и свиде­ тельствует о нарушении виновным лицом действующих правил проведения документальной ревизии (что должно рассматри­ ваться при подведении итогов ревизии как грубое нарушение служебной дисциплины). Коллективные письменные объяснения о нарушениях и злоупотреблениях, кроме объяснений по основ­ ному акту ревизии, не разрешаются. Каждое виновное должност­ ное лицо должно написать объяснение по тем фактам нарушений или злоупотреблений, по которым оно требуется.

Сроки представления письменных объяснений устанавли­ ваются с таким расчетом, чтобы должностные лица могли их составить до окончания ревизии, а ревизор успел вторично про­ верить оспариваемые факты.

Специальные приемы фактического контроля. По многим объектам контроля наряду с документальной проверкой необхо­ димо установить и ркк состояние і натуре, что достигается во время ревизии путем применения ряда приемов фактические контроля. К ним, например, относятся:

1. Инвентаризация — это способ проверки фактического нали­ чия материальных ценностей и его соответствия данным бухгал­ терского учета на одну и ту же дату. Сопоставление данных ин­ вентаризации с соответствующими остатками в учетных реги­ страх позволяет установить их реальное состояние, т. е. правиль­ ность фактических остатков, излишки или недостачи хозяйствен­ ных средств.

Остановимся здесь лишь на некоторых общих правилах про­ ведения инвентаризации и действий ревизора. Инвентаризации проводятся в соответствии с основными положениями по инвен-- таризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предприятиях и хозяйствен­ ных организациях, утвержденными Министерством финансов

СССР 18 сентября 1968 г.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя ре­ визуемого предприятия или организации ■создается комиссия из соответствующих специалистов, в том числе и работника бух­ галтерии. Инвентаризация проводится в присутствии материаль­ но ответственного Лица и ревизора. •

До начала инвентаризации ревизор отбирает у материально­ ответственного лица расписку о том, что все относящиеся к при­

I

проведены по складскому учету и сданы в бухгалтерию для опре­ деления остатка на момент проверки и что не оприходованных или не списанных в расход ценностей не имеется. Бухгалтерия ко времени окончания инвентаризации должна закончить обра­ ботку всех документов, относящихся к проверяемым хозяйствен­ ным средствам, и определить их остатки на дату проверки.

Остатки в натуре проверяются при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков, завхо­ зов, мастеров, прорабов и др.). Количество материальных цен­ ностей определяется исходя из их натуральных качеств и при­ нятых единиц измерения путем подсчета, взвешивания, обмера и других приемов.

Данные о фактическом наличии каждого вида хозяйственных средств (наличных денег, основных средств, строительных ма­ териалов, конструкций и деталей, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, полуфабри­ катов, готовых изделий и др.) фиксируются в инвентаризацион­ ных описях или соответствующих актах, составляемых по местам нахождения, или хранения ценностей и должностным лицам, от­ ветственным да их сохранность. Описи и акты подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а у материально ответственных лиц отбираются справки следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и вне­ сены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении». Все исправления в инвентари­ зационных описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии.

После снятия натурных остатков бухгалтерия организации совместно с ревизором определяет их соответствие данным бух­ галтерского учета. Если установлены расхождения (недостачи или излишки), ревизор должен потребовать от материально от­ ветственных лиц письменные объяснения о причинах расхожде­ ний, определить их характер и порядок регулирования. По ре­ зультатам инвентаризации ревизор составляет промежуточный акт.

Порядок регулирования выявленных излишков или недостач по отдельным видам хозяйственных средств излагается в соот­ ветствующих главах книги.

2. Контрольный обмер как прием документальной ревизии представляет собой разновидность инвентаризации, при помощи которого проверяется правильность, достоверность отчетных данных о выполненных объемах и стоимости строительных и монтажных работ, оплаченных или предъявленных к оплате.

При этом ревизор' устанавливает: соответствие фактически строящегося объекта его характеристике и назначению, преду1 смотренным в проектно-сметной документации и во внутрипо-

38

строенном Титульном списке; полноту завершения работ по объекту или этапу работ, сданных заказчикам; соответствие объема, характера и стоимости работ, выполненных в натуре, объему, характеру и стоимости работ, принятых по актам, а так­ же указанным в рабочих чертежах и в журналах учета выпол-

ненных работ.

Наряду с данными, полученными путем неаосредственного обмера выполненных работ в натуре или рассчитанными по ра­ бочим чертежам, ревизор использует следующие документы: акты и журналы инструментальных, в том числе маркшейдерских и геодезических замеров; материалы инженерных изысканий и гидрогеологических исследований; наряды рабочим; журналы экскавации, бурения, забивки свай, бетонирования и т. д.; акты технических обследований реконструируемых зданий и сооруже­ ний; паспорта переданного в монтаж оборудования; акты испы­ тания вхолостую или под нагрузкой смонтированного оборудо­ вания согласно техническим требованиям, приведенным в цен­ никах на монтаж оборудования; путевые листы шоферов и смен­ ные рапорты машинистов; журналы работ и журналы учета выполненных работ; данные бухгалтерского учета о списании на производство строительных материалов и оборудования и др.

Сопоставляя объем оплаченных и предъявленных к оплате работ с объемом фактически выполненных работ, устанавли­ вают размер завышений или незапроцентованных работ. При этом следует учесть, что если на объектах, расчеты по которым осуществлялись за полностью законченные строительством объекты или этапы работ, устанавливается, что объекты или этапы работ завершены не полностью, — вся стоимость объекта или этапа работ исключается из объема выполненных работ и не оплачивается. Если в сданных и оплаченных объектах обнару­ живаются недоделки, то они рассматриваются как завышение стоимости работ. На объектах, где .расчеты за выполненные работы производятся по законченным конструктивным элемен­ там и видам работ, завышение объемов может иметь место при включении в акты приемки и справки по ф. № 3 невыполненных работ, работ, не предусмотренных рабочими чертежами, неза­ конченных частей конструктивных элементов, по которым не предусмотрена раздельная оплата; повторном' включении ранее оплаченных работ или повторном начислении накладных расхо­ дов, включенных в единичные расценки, прейскурантные цены или в стоимость строительно-монтажных работ по объекту, этапу работ; неправильном применении расценок и сметных цен, над­ бавок за малый объем работ и за работу в действующих цехах и т. п.

По монтажу оборудования устанавливается соответствие типа, марки и веса смонтированного оборудования типу, марке И весу оборудования, указанного в актах приемки, а также наличие актов об его индивидуальном опробовании вхолостую,

39

оборудования подлежит возврату, о чем следует сообщить заказ­ чику и финансирующему учреждению банка.

Результаты контрольных обмеров оформляются актами и ве­ домостями перерасчета стоимости работ. Они. подписываются ревизором, производителем работ и предста~вителем ревизуемой подрядной организации. Если к производству контрольного об­ мера были привлечены представители заказчика и финансирую­ щего учреждения банка, то они также подписывают акт и ведо­ мости перерасчета стоимости работ. Акты контрольных обмеров составляются в том Же количестве экземпляров, что и основной акт ревизии, и, кроме того, для банка и заказчика.

В каждом случае приписок и завышений объемов выполнен­ ных строительных и монтажных работ ревизор выявляет винов-. ных должностных лиц, получает от них письменные объяснения и разрабатывает предложения по устранению искажений и на­ казанию виновных вплоть до привлечения к ответственности в соответствии с указом Президиума Верховного Совета СССР

от 24 мая 1961 г. «Об ответственности за приписки и другие искажения отчетности о выполнении планов».

3. Обследование на месте производится при проверках: готов­ ности объектов собственных капитальных вложений или вышед­ ших из ремонта объектов основных средств, установления сте­ пени готовности объектов строительства, изношенности основных средств, временных нетитульных сооружений и устройств, мало­ ценных и быстроизнашивающихся предметов; порядка хранения, приемки и отпуска материальных ценностей; организации произ­ водства и труда на строительных площадках и в подсобных предприятиях и т. п.

По результатам обследования составляются акты или пи­ шутся докладные записки.

4. Контрольный запуск сырья и строительных материалов в производство практикуют при проверке правильности норм расхода сырья и материалов в подсобных производствах, а также производственных норм расхода строительных материалов, уста­ новленных строительными организациями.

5.Проверка качества сырья и строительных материалов про­ изводится для установления причин низкого качества строитель­ но-монтажных работ и продукции подсобных производств, а так­ же происхождения брака. Такая проверка наиболее часто осуще­ ствляется путем производства лабораторного анализа, техниче­ ских испытаний и т. п.

6.Экспертная оценка применяется при проверке качества вы­ полненных строительных и монтажных работ и проектно-сметной документации.

7.Объяснения должностных лиц помогают ревизору устано­ вить причины допущенных нарушений или злоупотреблений. На­

40