книги из ГПНТБ / Крамаровский Л.М. Контроль и ревизия в строительстве

пример, при проверке' причин высокой изношенности строитель­ ных машин или оборудования вспомогательных производств (по сравнению с состоянием, которое должно быть исходя из дейст­ вующих норм износа и времени нахождения в эксплуатации) инженерно-технические работники и рабочие в своих объясне­ ниях могут раскрыть действительные причины повышенной изно­ шенности, рассказав о режиме эксплуатации, об организации технического обслуживания и планово-предупредительного ре­ монта, квалификации рабочих и т. п.

Выявленные нарушения и злоупотребления ревизор система­ тизирует по видам операций или другим признакам и регистри­ рует их в рабочей тетради, ссылаясь на соответствующие доку­ менты, записи в учетных регистрах и другие источники. На осно­ вании этих данных составляются соответствующие разделы основного акта комплексной документальной ревизии.

6. Использование вычислительной техники при проведении документальных ревизий

V

Строительные организации совершают десятки и сотни тысяч хозяйственных операций, отражающих их сложную и многооб­ разную деятельность. Документированием этих операций зани­ маются многие работники административно-управленческого и линейного персонала.

Огромный поток информации о совершающихся в строитель-* ных организациях хозяйственных процессах (снабжения, произ­ водства и реализации) обрабатывается с помощью счетно-вычис­ лительных машин. Сотрудникам контрольно-ревизионных служб и их помощникам из числа работников, привлекаемых^ к прове­ дению комплексных документальных ревизий, необходимо в сжа­ тые сроки, отводимые для осуществления указанных ревизий, осуществить проверку всей производственной, хозяйственной и финансовой деятельности. При современных масштабах деятель­ ности строительных организаций качественное проведение комп­ лексной документальной ревизии в сжатые сроки и силами не­ многочисленной ревизионной бригады вручную становится не­ осуществимым. Обеспечение высокого качества комплексных документальных ревизий, проводимых в сжатые сроки, возможно лишь при широком применении вычислительной техники.

Передовая практика контрольно-ревизионной работы показы­ вает, что в процессе проведения документальных ревизий и тема­ тических проверок могут быть успешно использованы все типы вычислительных машин. Использование вычислительной техники ,для многочисленных подсчетов и вычислений высвобождает ре­ визоров для более сложной контрольно-аналитической работы, повышает производительность их труда, повышает качество ре­ визий.

41

До начала документальной ревизии члены ревизионной бригады, исходя из утвержденной программы ревизии, опреде­ ляют, на каких участках производственной и хозяйственно-фи­ нансовой деятельности необходимо осуществить многочисленные подсчеты и вычисления с помощью вычислительных машин. Затем они определяют, кто будет осуществлять эту проверку при помощи счетных машин. Если в ревизуемых организациях имеется собственная машиносчетная станция (МСС) или маши­ носчетное бюро (МСБ), то руководитель ревизующего оргала должен дать соответствующее разрешение. По прибытию на место ревизии руководитель ревизионной бригады согласовывает с руководителем проверяемой строительной организации порядок использования вычислительной техники и работников МСС или МСБ.

Получив соответствующее разрешение, руководитель реви­ зионной бригады на производственном совещании работников МСС или МСБ, выделенных для выполнения работ по заданиям проверяющих, проводит инструктаж о содержании работы, дово­ дит до исполнителей сроки выполнения отдельных видов работ, порядок оформления выявленных расхождений, подчеркивает персональную ответственность исполнителей за допущенные ошибки в работе и др. В тех случаях, когда в ревизуемых строи­ тельных организациях отсутствуют необходимые средства вычи­ слительной техники, а на каком-либо другом предприятии или организации, находящихся в данном населенном пункте или по­ близости и входящих в подчинение ревизующего органа, вычис­ лительная техника имеется, руководитель ревизующего органа дает указание об использовании ее в работе ревизионной бригады.

Иногда с разрешения руководителя ревизующего'органа (при отсутствии средств вычислительной техники) для выполнения необходимых вычислительных работ привлекают на условиях подряда МСС или МСБ предприятий и организаций других систем. В письменном распоряжении по этому поводу руководи­ тель ревизующего органа указывает, за чей счет производятся расходы (как правило, они оплачиваются ревизуемыми строи­ тельными организациями).

Счетные машины можно применять на всех основных участ­ ках ревизионной работы: ревизии кассовых й банковских,опе­ раций, ревизии расчетных и кредитных операций, ревизии рас­ четов с рабочими и служащими по заработной плате, ревизии операций с материальными ценностями, малоценными и быстро­ изнашивающимися предметами, ревизии движения основных средств и Амортизационных отчислений, ревизии затрат на про­ изводство строительно-монтажных работ и выпуск продукции

42

проводится сплошная проверка массовых хозяйственных и фи­ нансовых операций. Методика проверки тех или иных операций зависит от вида используемых счетных машин. Рассмотрим это на примере ревизии кассовых операций.

Проводится сплошная ревизия кассовых операции. Ревизор обязан наряду с проверкой законности и целесообразности каж­ дой проведенной операции убедиться в правильности оборотов по приходу и расходу ежедневных кассовых отчетов и выведен­ ных в них остатков на конец дня, правильности итогов, оплачен­ ных кассой платежных ведомостей на выдачу заработной платы, пенсий, пособий, премий, стипендий и других массовых выплат, а также правильности итогов в журналах-ордерах № 1-с и ведо­ мостях № 1-с.

Проведение всех указанных выше подсчетов и вычислений вручную — весьма трудоемкая и длительная работа, занимаю­ щая значительную часть рабочего времени ревизора, поэтому такую работу целесообразно выполнить с помощью суммирую­ щих машин. Если в ревизуемой организации учет кассовых опе­ раций механизирован, то проверку правильности подсчетов сле­ дует поручить оператору, который. ранее не был связан с обра-- боткой кассовых документов. На каждом отчете кассира, пла­ тежной ведомости и других подвергшихся проверке учетных регистрах этот оператор ставит свою подпись под штампом при­ мерно слёдующего содержания: «Все вычисления в данном учет­ ном регистре (документе) правильны».

Все выявленные случаи неправильных подсчетов или вычис­ лений оператор фиксирует в накопительной ведомости следую­ щей формы:

По окончании проверки правильности подсчетов и вычислений оператор передает накопительную ведомость выявленных рас­ хождений ревизору. Ревизор проверяет каждое расхождение при помощи повторного пересчета и, убедившись в правильности установленного факта, приступает к проверке операции по суще­ ству. В случаях, когда проверка правильности подсчетов и вычис­ лений осуществляется силами работников машиносчетных уста­ новок, в общей части основного акта ревизии следует указать,

43

что арифметическую проверку правильности подсчетов й вычис­ лений в таких-то учетных регистрах и документах произвели работники MCС или МСБ, и указать их должности, фамилии и инициалы.

Иная методика счетной проверки документов и учетных ре­ гистров применяется при ревизии строительных организаций или предприятий, где бухгалтерский учет ведется с применением вычислительно-перфорационных машин (ВПМ). В таких орга­ низациях и предприятиях нет надобности подвергать сплошной арифметической проверке все учетные регистры. Практика меха­ низированной обработки первичных документов на вычислитель­ но-перфорационных машинах показывает, что действующая на МСС последовательность обработки данных первичных докумен­ тов, выполняемых разными работниками, включает ряд кон­ трольных моментов, которые практически исключают возмож­ ность злоупотреблений, связанных с неправильным выполнением арифметических действий. ' .

Особенно тщательной проверке должна подвергаться пра­ вильность перенесения на перфокарты реквизитов, указанных

,в первичных документах, как, например, шиф-ра синтетического счета, табельного номера работника, номенклатурного номера материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающнхся предметов, готовых изделий, а также их стоимости, суммы заработка и др. По имеющимся на момент ревизии перфокартам

рекомендуется выборочно проверить правильность перенесения данных первичных документов на перфокарты и отражения их в табуляграммах и отчетных сводках. Ревизору следует иметь в виду, что на МСС должны храниться контрольные табуля­ граммы за ревизуемый период, по которым можно проверить правильность перенесения данных первичных документов на перфокарты.

Ревизор, используя практический опыт и навыки в контроль­ но-ревизионной работе, намечает участки производственно-хозяй­ ственной и -финансовой деятельности, по которым проводится сплошная проверка правильности отражения данных первичных документов в отчетных табуляграммах. К ним относятся кассо­ вые операции, операции по счетам в банках,.списание депонент­ ской задолженности, начислений заработной платы и др. Сплош­ ную проверку не следует проводить по тем участкам производ­ ственно-хозяйственной и финансовой деятельности, итоги табуля­ грамм которых контролируются итогами табуляграмм, состав­ ленных на основе других массивов -перфокарт. , Например, по подсобному производству, где заработная плата начисляется по

'конечной операции, количество готовой продукции в табуляграм­ ме, составленной на основе первичных документов о выпуске

готовой продукции, должно соответствовать данным табуляграм­ мы о выпуске готовой продукции, составленной по массиву пер-

. фокарт, отперфорированному по производственным отчетам.

44

Лишь при чрезвычайной необходимости и сжатых сроках проведения сплошной проверки массовых операций необходимо производить весь процесс перфорации и путем сопоставления данных полученных контрольных разработок с соответствую­ щими данными установить размер допущенных злоупотреблений

иошибок. Такие проверки связаны со значительными трудовыми

иматериальными затратами, поэтому при проведении комплекс­ ных документальных ревизий необходимо стремиться к макси­ мальному использованию счетно-клавишных машин как наиболее экономичных при осуществлении контрольно-ревизионных работ.

Данные первичных документов отражаются во вспомогатель­ ных и отчетных табуляграммах. Первые хранятся в архиве МСС,

авторые— в бухгалтерии строительной организации. Если необ­ ходимо проверить правильность записей по какому-то синтети­ ческому счету в условиях таблично-перфокарточной формы бух­ галтерского учета, при отсутствии нужного массива перфокарт

вместо вычислительно-перфорационных машин следует использо­ вать счетно-клавишные машины как наиболее экономичные при осуществлении таких проверок. .

В процессе проведения комплексной документальной ревизии большое количество вычислительных работ связано с проверкой правильности составления стройфинпланов ' ревизуемых строи­ тельных организаций, расчетов экономической эффективности, осуществленных в . проверяемом периоде организационно-техни­ ческих мероприятий и т. д. Такие расчеты также подлежат вы­ полнению при помощи счетно-вычислительной техники, приме­ нение которой во много раз увеличивает производительность труда проверяющих и гарантирует более точные результаты вычислений: Применение вычислительной техники в процессе осуществления комплексной документальной ревизии предъяв­ ляет новые требования к проверяющим с точки зрения их подго­ товленности в области механизации бухгалтерского учета и раз­ ного рода вычислительных работ в области -планирования и инженерно-технических расчетов.

• Осуществляя ревизию на базе широкого применения средств вычислительной техники, ревизующие должны одновременно установить, как используются имеющиеся в распоряжении прове­ ряемых строительных организаций счетно-клавишные и вычисли­ тельно-перфорационные машины, использованія ли все мощности для максимальной механизации бухгалтерского учета и инже­ нерно-вычислительных работ. При установлении неполного использования имеющегося парка счетно-вычислительных машин необходимо выяснить причины и виновных в этом лиц. Ревизион­ ная бригада должна сделать выводы об уровне механизации бух­ галтерского учета и инженерно-технических работ и разработать, предложения, направленные на обеспечение внедрения комплекс­ ной механизации бухгалтерского учета и максимальной механи­ зации инженерно-технических расчетов.

45

7. Обязанности, права и ответственность ревизора

Качество контрольно-ревизионной работы зависит в первую очередь от подготовки и правильного подбора кадров ревизоров. В. И. Ленин учил, что к осуществлению контроля нужно привле­ кать людей, «за которых можно ручаться, что они ни слова не возьмут на веру, ни слова не скажут против совести», которые бы «не побоялись признаться ни в какой трудности и не побоя­ лись никакой борьбы для достижения серьезно поставленной себе цели»1. Для контрольно-ревизионной работы подбираются кадры из передовых, высококвалифицированных специалистов, преданных делу Коммунистической партии и советского народа, готовых решительно и умело бороться за соблюдение государ­ ственных интересов с бюрократами, очковтирателями и расхити­ телями социалистической собственности. Моральный облик госу­ дарственных контролеров характеризует высокая идейность, деловитость, честность, принципиальность, настойчивость, непри­ миримость к нарушителям государственной дисциплины, твер­ дость в проведении линии партии по строительству коммунисти­ ческого общества в нашей стране, а также внимательность и чуткость к людям, вера в доброе начало людей, в силу коллек­ тива, скромность в поведении и оценке своей работы.

Основной обязанностью ревизора является проведение доку­ ментальных ревизий и тематических проверок. При выполнении этих функций ревизор устанавливает, как соблюдаются дейст­ вующие зайоны и постановления правительства, инструкции и приказы вышестоящих органов, касающиеся производственной, хозяйственной и финансовой деятельности ревизуемой органи­ зации.

Чтобы квалифицированно осуществлять документальные ре­ визии и тематические проверки, ревизор обязан знать действую­ щие законы и постановления правительства, приказы, инструк­ ции и распоряжения вышестоящих органов, относящиеся к дея­ тельности ревизуемых предприятий, организаций и учреждений,

ируководствоваться ими при проведении ревизии или тематиче­ ской проверки, систематически работать над повышением своего идейно-теоретического уровня и деловой квалификации..

Ревизор обязан правдиво, точно и объективно освещать вы­ явленные ревизией или проверкой факты нарушений и злоупо­ треблений с указанием виновных лиц, размера причиненного хозяйству материального ущерба и причин вскрытых нарушений

излоупотреблений, а также установить факторы, влияющие на итоги производственной, хозяйственной и финансовой деятель­ ности организации. Выполняя эту обязанность, ревизор должен всесторонне рассмотреть выявленные факты нарушений и недо­

1 Л е н и н В. И. Поли. собр. соч., т. 45, с. 391—392.

46

статков в работе, установить причинную связь между отдель­ ными явлениями и фактами и на основе их сделать объективные и правильные выводы. «Факты, — указывал В. И. Ленин, — если взять их в их целом, в их связи, не только «упрямая», но и безу­ словно доказательная вещь. Фактики, если они берутся вне це­ лого, вне связи, если они отрывочны и произвольны, являются только игрушкой или кое-чем еще похуже» *.

Впроцессе проведения ревизии или тематической проверки,

вцелях немедленного устранения выявленных нарушений ревизор обязан знакомить с ними руководителей проверяемых строительных организаций, отмечать в актах ревизии или про­ верки результаты принятых администрацией мер. Если адми­ нистрация не принимает должных мер по устранению явных нарушений и недочетов в работе, ревизор обязан сообщить об этот руководителю вышестоящей организации и местному органу народного контроля.

При проведении ревизии или тематической проверки ревизор является ответственным представителем ревизующей организа­ ции. Он обязан быть вежливым в обращении и не допускать неделовых отношений с сотрудниками проверяемой организации. Ревизор не имеет права'в ходе ревизии давать оценку действиям соответствующих должностных лиц и угрожать им наказаниями, а также высказывать предположения по каким-либо не полно­ стью проверенным фактам с тем, чтобы не опорочить, не подор­ вать незаслуженно авторитет работников проверяемой органи­ зации.

Во время осуществления ревизии или тематической проверки ревизор должен оказывать всемерную помощь проверяемой орга­ низации в устранении вскрытых недостатков и допущенных нару­

шений. В случае установления факсов недостач и хищений де­ нежных средств, имущественных и материальных ценностей и других крупных нарушений, требующих принятия неотложных мер по привлечению виновных к ответственности, ревизор обязан немедленно в письменном виде сообщить об этом руководителю проверяемой организации, а также руководителю ревизующего органа и соответствующему контрольному органу.

После окончания ревизии или тематической проверки ревизор совместно с руководителями строительной организации органи­ зует обсуждение результатов проверки на производственном совещании, а в необходимых случаях знакомит с итогами реви­ зии местные партийные и советские органы и органы народного, контроля.

Ревизор совместно с руководителями соответствующих отде­ лов управления разрабатывает предложения по устранению вскрытых недочетов и нарушений и подготавливает по результа­ там документальной ревизии или тематической проверки проект1

1 Л е н и н В. И. Поли. собр. соч., т- 30, с. 350,

47

приказа, распоряжения или письма проверяемой организации, которые утверждаются руководителем ревизующего органа.

Ревизоры охраняют государственные интересы, поэтому дей­ ствующими постановлениями Правительства СССР и. союзных республик, а также ведомственными инструкциями им предостав­ ляются широкие права, обеспечивающие возможность осуще­ ствления документальных ревизий и тематических проверок.

При проведении документальной ревизии ревизор имеет пра­ во осматривать кассы, здания, сооружения, склады, объекты строительства и другие помещения, имеющие отношение к про­ верке. Он имеет право опечатывать кассы, места хранения то­ варно-материальных ценностей и документов, проверять наличие денежных средств в кассе и у подотчетных лиц, а также основ­ ных средств и товарно-материальных ценностей. Он может тре­ бовать представления необходимых бухгалтерских документов, учетных регистров, форм отчетности, планов, смет, договоров, соглашений и других материалов, составления для ревизионной бригады необходимых справок и расчетов, а также устных и письменных объяснений от работников ревизуемой организации по вопросам, вытекающим из проводимой проверки.

Ревизор имеет право получать от учреждений Госбанка и Стройбанка сведения, справки, копии документов, связанных с операциями ревизуемой строительной организации о состоянии счетов и оборотов по ним, открытых им кредитов и по другим вопросам, а также от других предприятий, организаций и учре­ ждений независимо от их подчиненности справки и копии доку­ ментов по операциям и расчетам с организацией, подвергаю­ щейся проверке. Ему разрешено производить встречные проверки правильности проведенных операций в предприятиях, организа­ циях и учреждениях других систем; изымать в необходимых случаях документы, подтверждающие факты нарушений и зло­ употреблений; организовывать контрольные запуски сырья и материалов в производство, анализы сырья, материалов и/гото­ вой продукции для определения правильности установления норм расхода сырья, материалов, топлива и электроэнергии, размеров их фактического расходования, правильности их спи­ сания на производство, полноты оприходования готовой продук­ ции подсобных производств и установления норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей.

В необходимых случаях ревизор может организовать проведе­ ние контрольных обмеров объема выполненных строительных и монтажных работ и в соответствий с полученными данными уста­ новить правильность списания на производство строительных материалов, заработной платы и других затрат. Разрешается привлекать к выполнению отдельных заданий по .проверке спе­ циалистовревизуемой организации, знакомиться с личными де: лами работников, требовать устранения препятствий, мешающих проведению ревизии.

48

Глава II

РЕВИЗИЯ КАССОВЫХ И БАНКОВСКИХ ОПЕРАЦИЙ

4

1. Внезапная инвентаризация кассовой наличности

Документальные ревизии кассовой наличности, как правило, начинаются с внезапной проверки кассы. После' предъявления полномочий руководителю ревизуемой организации член реви­ зионной бригады, проверяющий кассовые и банковские опера­ ции, приступает к проведению инвентаризации наличных денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе. Инвентаризация производится при участии кассира и главного бухгалтера ревизуемой организации. Если по какойлибо причине (болезнь, выезд из данной местности, смерть, арест и др.) кассир не может присутствовать при инвентариза­ ции кассовой наличности, то она производится специально назна­ ченной комиссией. При наличии в ревизуемой организации не­ скольких кассиров или лиц, уполномоченных на выплату зара­ ботной платы, последние к началу проверки кассы должны пол­ ностью отчитаться перед старшим кассиром.

До пересчета кассовой наличности ревизор должен потребо­ вать, чтобы кассир в его присутствии составил отчет об опера­ циях кассы за текущий день, в который включаются данные из имеющихся в кассе приходных и расходных кассовых ордеров и других документов. На этом отчете кассир должен указать, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии не оприходованных и не списанных в расход денег не имеется. Составленный кассиром отчет после проверки ревизором передается в бухгалтерию для отражения его данных на счетах бухгалтерского учета и определения остаткаденег в кассе на момент инвентаризации. Аналогичные действия про­ изводятся в книгах аналитического учета денежных документов

ибланков строгой отчетности, и составленные при этом отчеты об их движении также сдаются в бухгалтерию, где по их данным

ипредыдущим записям по счету 56 «Прочие денежные средства»

изабалансовому счету 005 «Бланки строгой отчетности» опреде­ ляются соответствующие остатки на момент проверки. После этого кассир предъявляет имеющиеся у него в наличии деньги,

50