Организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм
Форма — это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.
Сортировка списков
Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.
По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки (рис. 23).
Рис. 23. Пример сортировки
В результате сортировки получим таблицу следующего вида, где данные отсортированы по фамилии получателя, внутри каждой фамилии отсортированы по материалу и каждый материал упорядочен по дате получения.
Таблица 2.21
Сортировка
|
Расход материалов со склада № 3 | ||||||
|
Материал |
количество |
ед. измер. |
цена(у.е.) |
стоимость(у.е) |
получил |
дата |
|
Доска |
3 |
м^3 |
7 |
21 |
Иванов А.П. |
16.10.00 |
|
Доска |
3 |
м^3 |
8 |
24 |
Иванов А.П. |
16.11.00 |
|
Кирпич |
2500 |
шт. |
5 |
12500 |
Иванов А.П. |
20.01.00 |
|
Цемент |
50 |
кг |
3 |
150 |
Иванов А.П. |
14.01.00 |
|
Цемент |
50 |
кг |
3 |
150 |
Иванов А.П. |
14.10.00 |
|
Гвозди |
20 |
кг |
2 |
40 |
Петров С.К. |
12.09.00 |
|
Гвозди |
10 |
кг |
3 |
30 |
Петров С.К. |
14.09.00 |
|
Гвозди |
10 |
кг |
2 |
20 |
Петров С.К. |
14.10.00 |
|
Кирпич |
1000 |
шт. |
4 |
4000 |
Петров С.К. |
20.09.00 |
|
Кирпич |
2500 |
шт. |
4 |
10000 |
Петров С.К. |
21.09.00 |
Фильтрация данных
Фильтрация позволяет выбирать данные, удовлетворяющие определенным критериям. Существует три способа фильтрации: поиск с помощью формы (мы его уже рассмотрели), автофильтр и расширенный фильтр.
Автофильтр
Поместите курсор в область, содержащую базу данных или выделите её.
Затем выполнить команды меню Данные/ Фильтр (рис. 24).
Рис. 24. Фильтрация данных
На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз, которыми можно задать критерии фильтрации(рис. 25):
Рис. 25. Критерии фильтрации данных
Пункт Условие позволяет применить отличные от равенства операторы сравнения (рис. 26).
Рис. 26. Фильтрация данных
Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическими и или или (рис. 27).
Рис. 27. Выбор условий для фильтрации
Допускается использование специальных символов подстановки:
? - Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса.
Например: д?м задает поиск "дым" и "дом"
* - Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка.
Например: *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"
Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.
Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.
Примеры: в базе данных, заданной таблицей,
выбрать строки, относящиеся к октябрю 2000 года.
Для этого в столбце дата нужно задать соответствующее условие (рис. 28).
Рис. 28. Фильтрация данных
В результате получим таблицу(в зависимости от исходных данных) (рис. 29).
Рис. 29. Результаты фильтрации данных
Выбрать строки с одним наибольшим количеством кирпича.
Для этого в поле материал задать критерий кирпич и в поле количество выбрать пункт с наибольшим количеством (рис. 30).
Рис. 30. Пример выбора строки
В результате получим (рис. 31):
Рис. 31. Результаты фильтрации данных