Молодежные инициативы инициация разработка внедрение спровождение

Пятый этап. Разработка сводного доклада по вопросам повышения эффективности деятельности учреждений дополнительного образования детей в сфере культуры. Оформление методологического инструментария, использованного при проведении исследования. Составление плана повышения эффективности учреждений культуры Чкаловского района. Разработка форм мониторинга реализации плана на перспективу для проведения самооценки. Разработка и апробация формы непрерывного наблюдения за эффективностью и качеством услуг. Обсуждение результатов работы.

Планирование времени проекта. Календарный план проекта. Проект рассчитан на 5 месяцев. В ходе реализации проекта предусмотрены три ключевые даты (вехи) проекта, когда заказчик осуществляет промежуточный контроль реализации проекта. Вехи проекта: 20.02 – представление дорожных карт повышения эффективности учреждений культуры Чкаловского района; 20.03 – защита доклада «Повышение эффективности деятельности МАОУК ДШИ № 12» в Управлении культуры администрации г. Екатеринбурга; 22.05 – представление итогового отчета об эффективности учреждений культуры в отделе культуры администрации Чкаловского района г. Екатеринбурга.

Календарный план проекта на 2014 год

11

12

Контроль за выполнением календарного плана осуществляет Л.С. Малютина. В случае существенного отклонения от запланированных сроков (отставание по срокам более чем на 5 дней) план хода выполнения работ изменяется.

Риски проекта. Во время планирования работ проекта необходимо учитывать возможность возникновения рисков, как внутренних, так и внешних.

К внутренним рискам будут относиться:

–возникновение конфликтной ситуации между участниками проектной группы;

–нерациональное распределение обязанностей между участниками проекта, что может повлечь за собой непродуктивный результат работы;

–несоблюдение календарного плана работ, в результате чего длительность выполнения проекта увеличится.

Грамотное распределение обязанностей с учетом интересов и возможностей участников проекта может предупре-

13

дить возникновение конфликтной ситуации. В случае появления конфликта следует ограничить взаимодействие конфликтующих сторон, во избежание невыполнения работ в рамках запланированного графика.

Для предотвращения возникновения конфликтных ситуаций была разработана матрица распределения ответственности участников проекта (табл. 1).

К числу внешних рисков можно отнести: несвоевременное предоставление документации от руководителей рассматриваемых учреждений; отказ заказчика проекта (муниципального учреждения культуры) от дальнейшего сотрудничества. Риск несвоевременного предоставления документации возможно предотвратить только в случае договоренности об условиях предоставления документов и результатов выполняемых работ. Для этого календарный план работ, перечень работ и перечень необходимой информации планируется утвердить у заказчика до начала реализации проекта. Заказчик и руководитель проекта подписывают техническое задание на разработку дорожных карт для учреждений культуры. Поэтапному выполнению плана работ в соответствии с установленными временными рамками будет способствовать постоянный мониторинг хода выполнения заданий, а также еженедельный обзор завершенной работы и подведение промежуточных итогов. В проекте существует риск недостаточного финансирования мероприятий. Все расходы берет на себя УИ РАНХиГС, однако по предварительной договоренности часть расходов на оплату проезда до мест проведения исследования и на тиражирование анкет готовы взять на себя учреждения культуры. Во избежание возникновения проблемы недостаточного финансирования на участие в конференциях планируется ограничиться участием в конференциях, проводимых в г. Екатеринбурге.

14

Смета проекта. Источники финансирования проекта.

Общая смета проекта составляет 47 680 руб. и складывается из расходов на тиражирование анкет, транспортных расходов и расходов на участие в конференциях (табл. 2). Проект осуществляется на некоммерческой основе и не предполагает получение коммерческой выгоды. Работы по проведению исследования студентами, а также по консультированию студентов преподавателями не оплачиваются.

* Учитывается поездка туда и обратно четырех участников при ориентировочной стоимости проезда 23 руб.

Расходы на проезд участников проекта до мест встреч, защиты докладов, проведения исследований (тиражированию анкет) и конференций берет на себя Уральский институт– филиал РАНХиГС.

20