2. Особенности письменной официально-деловой речи

Деловая письменная речь является одной из форм делового общения, а фиксация официальной информации называется документированием. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу, Итог документирования – создание документа. Таким образом, документ – это письменный текст, имеющий юридическую (правовую) значимость В Федеральном законе «О библиотечном деле», принятом в ноябре 1994 года, дается определение документа: «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Документ имеет юридическое значение, если обеспечивается реквизитами – обязательными элементами оформления документов. Основными реквизитами, обязательными для официальных бумаг отечественного и зарубежного образца, являются: наименование автора документа, наименование адресата, подпись, дата, номер документа и т.д. Так, Государственным стандартом России для оформления документов предусмотрено 30 реквизитов, по международным стандартам (в странах Европы и Америки) официальные бумаги оформляют с использованием 16 реквизитов (12 из них являются обязательными).

Несмотря на то, что в разных странах имеются свои национальные особенности создания документа и деловой корреспонденции, существуют общие требования, предъявляемые к содержанию всех текстов письменной официально-деловой речи:

• достоверность (объективность), точность выражения мысли,

• актуальность (необходимость, новизна, своевременность),

• убедительность (аргументированность),

• лаконизм, точность и информационная достоверность, логичность изложения.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, объективную оценку дел и событий.

Требование убедительности (аргументированности) связано с задачей побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Требование точности предполагает ясность, недвусмысленность изложения в документе, что достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность может быть достигнута использованием языковых формул, то есть устойчивых языковых оборотов (например, такие готовые формулы, как «Сообщаем что…», «Считаем целесообразным», «Оплату гарантируем» и др.), точностью употребления слов, то есть использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Например, нельзя использовать словосочетание обсчитать данные, так как глагол обсчитать имеет значение – обсчитать кого-либо, то есть недодать, поэтому правильнее будет употреблять словосочетание – обработать данные.

Требования лаконизма и информационной достаточности. Лаконизм, то есть краткость изложения, (документ не должен превышать объем одной-двух страниц) необходимо сочетать в официальных бумагах с требованием информационной достаточности. Это требование означает, что официальное послание должно содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Изложение вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может привести к необходимости запроса дополнительных сведений, что ведет к неоправданной переписке. Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспринимается, суть его ускользает.

Официальность и регламентированность деловых отношений предполагают соблюдение делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также через соблюдение общей тональности послания в рамках корректности и учтивости.

Немаловажное значение для делового общения имеет этика отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

Составителям деловых писем не рекомендуется:

- торопить адресата при вынесении решения словами: срочно, незамедлительно, в возможно более короткие сроки. Более приемлемы формы: Прошу Вас ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении;

- навязывать адресату свое видение решения освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

- намекать адресату письма на его возможную невнимательность, используя в заключительном тексте письма следующую формулировку: Предлагаю внимательно изучить…;

- начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.