Глава VIII культура письменного делового общения

Успешная работа деловых людей зависит от их умения работать с документами, вести переписку с организациями, ведомствами, частными лицами, осуществлять организационно-распорядительную деятельность.

Работа со служебными документами, составление инициативных писем, писем-ответов, разного рода этикетных писем (приглашения, благодарности, соболезнования и т.д.) предполагают знание не только основ делопроизводства, но и правил письменного делового общения.

Письменное деловое общение имеет целью решение социальных, производственных или коммерческих задач в том случае, когда личное общение невозможно, или принимаемые решения, совершаемые действия должны быть оформлены документально. Следовательно, ожидаемый результат напрямую зависит от качества составляемых документов: доступности их изложения, правильности оформления, а также от соблюдения норм деловой этики и этикета. Кроме того, эффективность делового общения обусловлена соблюдением языковых норм письменной деловой речи, что предполагает употребление единиц языка согласно их значениям, в соответствии с нормами грамматики и особенностями официально-делового стиля.

Практика письменного делового общения имеет большую историю, в ходе которой сформировались специфические черты письменной деловой речи, имеющие как национальный, так и интернациональный характер. Знание этих особенностей позволяет использовать письменную деловую речь как эффективное средство общения в профессиональной деятельности.

1. История возникновения письменной деловой речи в России

Письменная деловая речь является целенаправленной речевой структурой, обеспечивающей деловое общение с помощью письменного текста. При этом письменный текст играет роль представителя автора как участника общения. Автор делового текста выступает как юридическое лицо, действующее в рамках существующих общественных и экономических отношений, устанавливаемых государством. Следовательно, формирование письменной официально-деловой речи обусловлено развитием государственного аппарата, сложившейся структурой управления и социального регулирования.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве умели составлять официальные документы. В тот период составлялись в основном документы правовых отношений (жалованные и вкладные грамоты, завещания).

Позднее, после накопления определенного опыта официально-делового письма, появились устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляров, то есть устойчивых типовых форм отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – формулярники. В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Работа с документами подкреплялась в законодательстве. Так постепенно закладывалась основа системы делопроизводства. Впоследствии термином делопроизводство стали называть ведение канцелярских дел, а также работы по документированию деятельности учреждений и составлению документов.

В XV – XVII веках появилось прикáзное делопроизводство. Такое название делопроизводство получило потому, что первые государственные учреждения назывались приказами. В этот период шло формирование Русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

В 1720 году Петр I ввел коллежскую систему делопроизводства. Такое название получило делопроизводство, потому что Петр I создал учреждения нового типа и назвал их коллегиями. Он утвердил генеральный регламент. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность была закреплена за определенным подразделением – канцелярией.

В системе коллежского делопроизводства появилось большое количество новых документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, бухгалтер, губернатор и др. Появились и новые названия документов: вексель, облигация, журнал, протокол.

Существенные изменения в петровское время претерпела и форма документов. Появились реквизиты, отражавшие различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и т.д.

Екатерина II продолжила и завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX века, в определенной степени он соблюдается и в современном делопроизводстве.

Важной вехой в развитии делопроизводства в России начале XIX века стало возникновение в недрах коллежской системы новой системы управления – министерской, просуществовавшей до начала ХХ века. Ее главная особенность – единоначалие придавало системе управления гибкость и оперативность. Именно в этот период укреплялась тенденция к единообразию документов, формировались общие правила оформления отдельных элементов деловых бумаг, складывалась структурная модель построения текстовой части документов. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение были практически такими же, как и в современных документах.

В советский период российской истории встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь создавшимися государственными структурами, о разработке требований к языковым формам официально-делового письма. К концу 20-х годов ХХ столетия встала проблема унификации и стандартизации документов. Государственным Институтом техники управления (ИТУ) был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм и т.д. Предполагалось ввести в 1931 году Общие правила документации и документооборота в качестве типовых для всех учреждений. Однако правила не были окончательно доработаны и утверждены.

В практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: созданы Единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 году.

В конце ХХ – начале XXI века в России произошли большие изменения в государственном устройстве страны. Развиваются бизнес и коммерция. Реформирование государственных структур изменило форму и содержание делового общения, в том числе письменного, в результате чего потребовалось создание новых типов деловой корреспонденции, речевых моделей, соответствующих современным ситуациям общения. Увеличилось и изменилось жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это обусловливает необходимость изучения как отечественного, так и мирового опыта деловой переписки, разработки подхода, который позволил бы совершенствовать форму и стиль делового общения, привести их в соответствие с мировыми стандартами и в то же время сохранить национальную самобытность русской письменной официально-деловой речи.