2.2. Сутність термінів «адміністрація», «адміністрування», «адміністративний менеджмент»

Наступним логічним кроком для змістовної оцінки терміну «адміністративний менеджмент» є дослідження поняття «адміністрація», співставлення його з «менеджментом організації», а також визначення змісту терміну «адміністрування».

Не варто ототожнювати адміністрацію з менеджментом організації.

Абсолютно всі спеціалісти і виконавці верхнього рівня управління (інституційного) безпосередньо входять до складу адміністрації організації. Це зафіксовано:

1. організаційною структурою,

2. штатним розписом;

3. положенням про адміністрацію;

4. посадовими інструкціями для працівників адміністрації.

У процесі функціонування організації адміністрація здійснює загальні, системозабезпечуючі виконавчі повноваження.

Попри все, не потрібно вважати адміністрацію всією управляючою системою організації. Деталізацію та адаптування оперативних цілей, розробку і вирішення конкретних завдань адміністрація делегує лінійним або спеціалізованим функціональним підрозділам організації.

Адміністрація не підміняє діяльність конкретних виробничих і управлінських підрозділів організації, але, перш за все, забезпечує оперативний супровід цієї діяльності.

Зміст терміну «адміністрація» безпосередньо пов'язаний зі змістом терміну «адміністрування».

Адміністрування – це сукупність різноманітних організаційно-методичних впливів, що забезпечують цілеспрямоване і стійке функціонування організації.

По суті, «адміністрування» можна визначити як комплекс необхідних будь-якому суб'єкту управління досить універсальних дій і способів впливу з формалізації, регламентації, розпорядництва, супроводу й контролю та забезпеченню виконання запланованого за допомогою побудованої системи менеджменту організації.

«Адміністрація» – це форма. «Адміністрування» – зміст адміністративного менеджменту організації.

Вплив адміністрації відбувається на всю систему управління, а на нижньому рівні управління функції менеджменту та адміністрації об’єднуються і реалізуються керівником відносно своїх безпосередніх підлеглих. За таких умов, менеджмент та адміністрація, як керуюча система, в цілому об’єднується у своєму впливі на керовану систему організації.

Розмежування обов’язків, прав, відповідальності між адміністрацією і менеджментом організації відбувається на етапі розробки пакету організаційних документів.

Фактично, адміністрування передбачає наявність в організації:

- систематизованого зводу положень, регламентів і правил (пакет документів, які розподіляють і регламентують права, обов'язки і відповідальність підрозділів і співробітників організації);

- основних підходів, принципів, порядків (пакет штатних процедур функціонування підрозділів і співробітників організації, що забезпечує досягнення поставлених цілей), якими постійно керується менеджмент організації в своїй практичній діяльності.

Пакет адміністративних документів має значну організаційно-методичну цінність для організації.

Адміністрування як процес, реалізується у вигляді певних процедур.

На такій основі адміністрування дозволяє деталізувати і конкретизувати зміст інструментарію менеджменту організації для його практичного використання. При цьому:

5. керівникам, які входять до складу адміністрації властивий досить широкий спектр різноманітних видів діяльності;

6. у діяльності кожного, менеджера, у тому числі й того, який не входить до адміністрації, відповідно зі сформованим в організації розподілом повноважень, використовуються найрізноманітніші форми і методи формалізації, регламентації, контролю, що також розкривають конкретний зміст адміністрування.

Необхідно пам’ятати: ефективність діяльності організації, у першу чергу, залежить від знань, умінь і навичок керівного складу адміністрації та особистих характеристик топ-менеджера і членів його команди.

Організаційно-методичне забезпечення адміністрування передбачає функціональний розподіл загального процесу на уособлені види діяльності з метою їх наступної кооперації на основі спеціалізації за певними видами роботи для побудови дієвої системи адміністрування. Така система розробляється за єдиною, технологічно обґрунтованою і цілеспрямовано орієнтованою моделлю.

Організаційною моделлю розробки, побудови та удосконалення системи адміністрування може бути процедура делегування завдань оперативного супроводу процесу управління на самі нижчі рівні і навіть до виконавця на робочому місці.

Склад і зміст палітри ресурсів адміністрування можуть достатньо широко видозмінюватися залежно від потенціалу організації, можливості залучати нові, необхідності використовувати такі, що забезпечать ефективність функціонування керованої системи.

На цих же адміністративних основах формується, коригується, адаптується і використовується інструментарій оперативного реагування на можливий позаштатний розвиток ситуації.

Напрацьовані таким чином моделі адміністрування уніфікуються і стандартизуються, що сприяє їх детальній спеціалізації та суттєво збагачує склад і зміст функціонального прояву адміністрування в реальних процесах й системах менеджменту організації.

Адміністративний менеджмент - це один з основних напрямів сучасного менеджменту, що вивчає адміністративно-розпорядчі форми управління.

Адміністративний менеджмент – це:

7. управління, яке здійснюється вищим керівництвом організації;

8. діяльність, пов’язана з вирішенням стратегічних завдань, враховуючи комплекс зовнішніх і внутрішніх факторів впливу та тенденцій розвитку як підприємства, в конкурентному оточенні, так і певної галузі суспільного виробництва та держави в цілому;

9. забезпечення діяльності адміністрації, що пов’язано з організацією роботи усіх підрозділів, які сприяють виконанню адміністрацією покладених на неї функцій.