Тема 6. Функції адміністративного менеджменту План лекції

6.1. Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту.

6.2. Адміністративне рішення як безперервна функція адміністративного менеджменту.

6.3. Фактори впливу на процес прийняття адміністративних рішень.

6.4. Методи розробки і прийняття адміністративних рішень.

 Література

Основна: 1, 3, 5, 6, 7.

Додаткова: 8, 11, 12, 15, 17.

Інтернет-джерела: 24, 27, 32, 34.

Ключові слова: послідовні функції адміністративного менеджменту, безперервні функції адміністративного менеджменту, процес прийняття адміністративних рішень, фактори впливу, методи розробки і прийняття адміністративних рішень.

6.1. Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту

Функція управління – відносно відокремлений однорідний вид діяльності, спрямований на досягнення цілей функціонування організації.

Групи функцій управління

175. послідовні функції;

176. безперервні функції.

Адміністративний маркетинг – це управлінська діяльність з вивчення основних закономірностей формування попиту і пропозиції на ринку управління з метою виявлення й придбання або розробки та просування найбільш якісних і перспективних продуктів, що реалізуються на даному ринку.

Планування – це процес, що включає в себе розробку основних напрямів діяльності та розвитку організації, визначення потреб у ресурсах і засобах, необхідних для реалізації зазначених напрямів, а також вибір методів і способів здійснення намічених заходів.

Вимоги до змісту конкретних управлінських завдань:

177. відповідність місії й цілям функціонування організації;

178. простота формулювання;

179. узгодження з керівниками і виконавцями;

180. закріплення в письмовій формі;

181. реалізм виконання.

Порядок пріоритетності сформульованих завдань

182. завдання вищого пріоритету, які необхідно вирішити будь-якою ціною;

183. завдання середнього пріоритету – повинні бути вирішені;

184. завдання нижчого пріоритету, які добре було б вирішити

Адміністративно-організаційна функція менеджменту – вид управлінської діяльності, за допомогою якої система управління пристосовується для виконання завдань, сформульованих на етапі планування.

Цілі функціонування апарату управління

185. побудова раціональної системи управління організації;

186. формування оптимальної структури організації;

187. уточнення положень про структурні підрозділи і посадових інструкцій працівників;

188. коригування комунікаційних зв’язків;

189. забезпечення організації всіма необхідними ресурсами.

Основні елементи системи ресурсів:

190. сировина;

191. матеріали;

192. напівфабрикати;

193. технологічні та технічні ресурси;

194. енергетичні ресурси;

195. людські ресурси;

196. фінансові ресурси;

197. інформація.

Мотивування – це процес створення умов, що впливають на потреби працівника і дозволяють направити їх в потрібну для організації сторону, при цьому, зацікавивши його в активній і сумлінній праці та старанності при виконанні покладених на нього завдань.

Мотиви бувають:

198. внутрішніми, породженими певним ставленням людини до своєї діяльності;

199. зовнішніми, пов'язаними з впливом на нього певних факторів, які існують незалежно від нього і приводяться в дію іншими людьми та обставинами.

Категорії мотивування :

200. потреби (відчуття фізіологічної або психологічної нестачі чого-небудь);

201. винагороди (це те, що людина вважає цінним для себе).

Регулювання – це система відносин, що забезпечує підтримку або зміну економічних явищ та їх зв'язків.

Підсистеми у системі здійснення функції регулювання :

202. саморегулювання;

203. свідоме, цілеспрямоване регулювання.

Конструктивні цілі – характеризуються тим, що їх досягнення сприяє комплексному, інтегрованому і гармонійному розвитку всіх елементів організаційної системи.

Деструктивні цілі – спрямовані на ліквідацію окремих елементів організації або наділення елементів такими повноваженнями та функціями, що суперечать цілям і завданням всієї організації.

Контролінг – сукупність всіх форм контрольної діяльності, покликаної об'єктивно і якісно проаналізувати й оцінити роботу організації для її розвитку або вдосконалення, виходячи з поставлених цілей.

Основні складові контролінгу:

204. адміністративне контролювання;

205. технологічне контролювання;

206. ревізія;

207. функціональний, комплексний і системний аудит

Адміністративне контролювання – це всі види діяльності, спрямованої на отримання інформації про ефективність функціонування і поточний стан керуючої підсистеми організації.

Мета контролінгу полягає у своєчасному отриманні інформації про те, чи були досягнуті поставлені цілі та виконані завдання.

Елементи системи адміністративного контролювання:

208. встановлення стандартів стану та функціонування керованої підсистеми;

209. оцінка поточного стану керуючої підсистеми і процесів, що відбуваються в ній на предмет виявлення можливих відхилень;

210. усунення виявлених відхилень, приведення керуючої підсистеми до стану, що відповідає встановленим стандартам

Способи усунення виявлених відхилень:

211. модифікація цілей;

212. внесенням змін і коректив до планових завдань;

213. реструктуризація системи управління організації.

Механізм адміністративного контролювання – це сукупність інструментів, що використовуються для оцінки процесів і явищ, які відбуваються в системі управління організації.

Основні інструменти адміністративного контролювання:

214. бюджетне контролювання;

215. адміністративний аудит;

216. статистичне спостереження;

217. особисте спостереження;

218. доповіді та наради.

Адміністративний облік – це система комплексного обліку витрат і доходів, нормування, контролю та аналізу.

Групи об'єктів адміністративного обліку :

219. виробничі ресурси організації;

220. всі господарські процеси, що протікають всередині організації.

Метод адміністративного обліку – сукупність різних прийомів і способів, за допомогою застосування яких кількісні характеристики об'єктів управлінського обліку відображаються в інформаційній системі організації

Метод адміністративного обліку включає елементи:

221. документування;

222. інвентаризацію;

223. групування та узагальнення контрольних рахунків;

224. планування;

225. нормування;

226. лімітування;

227. контроль;

228. аналіз.

Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації.

Класифікація документів

1. За змістом.

2. За призначенням.

3. За формою.

4. За напрямом руху.

5. За місцем складання і використання.

6. За походженням.

7. За терміном виконання.

8. За стадіями створення.

9. За ступенем гласності.

10. За терміном зберігання.

Інвентаризація – це спосіб визначення фактичного стану об'єкта адміністративного обліку, а також виявлення окремих відхилень стану зазначеного об'єкта від облікових даних.

Ознаки групування об'єктів адміністративного обліку:

229. специфіка виробничої діяльності організації;

230. технологічна і організаційна структура підприємства;

231. організація управління;

232. цільові функції системи управління

Планування – оптимальний розподіл ресурсів для досягнення поставленої мети.

Нормування – сукупність прийомів встановлення норм праці, що включають: аналіз трудового процесу, проектування раціональної технології і організації праці, розрахунок норм.

Лімітування – встановлення та коригування граничних величин.

Контроль – перевірка відповідності процесів, виконуваних операцій та/або прийнятих рішень нормативно-правовим актам, дорученням керівництва, визначеним внутрішнім технологічним регламентам, повноваженням та відповідальності працівників.

Аналіз – система спеціальних знань з дослідження організації, структури і стану господарського життя або окремої сфери економічної діяльності для узагальнення передового досвіду та виявлення невикористаних резервів підвищення їх ефективності.

Принципи практичної реалізації адміністративного обліку :

 принцип безперервності діяльності підприємства;

 принцип використання єдиних для планування та обліку одиниць вимірювання;

 принцип оцінки результатів діяльності структурних підрозділів підприємства;

 принцип наступності і багаторазового використання первинної та проміжної інформації з метою управління;

 принцип формування системи показників внутрішньої звітності як основи комунікаційних зв'язків між рівнями управління;

 принцип застосування бюджетного (кошторисного) методу управління запасами і витратами;

 принцип повноти та аналітичності;

 принцип періодичності

Функції адміністративного обліку:

1. Забезпечення необхідною інформацією керівників усіх рівнів управління.

2. Формування інформації, необхідної для здійснення комунікаційних зв'язків між рівнями управління та структурними підрозділами організації.

3. Оперативний контроль і оцінка результатів діяльності окремих структурних підрозділів та організації в цілому.

4. Перспективне планування і координація розвитку підприємства в майбутньому на основі аналізу фактичних результатів діяльності підприємства.

Систематичний облік – це фінансовий облік витрат на виробництво з його регламентацією за складом витрат, способами реєстрації, ідентифікацією та групуванням

Елементи систематичного обліку

1. Вимірювання і оцінка витрат з придбання та використання виробничих ресурсів.

2. Контролювання процесів постачання, виробництва та реалізації в натуральних одиницях виміру.

3. Групування витрат за статтями витрат і елементами.

4. Внутрішня і зовнішня звітність.

Ефективність адміністрування – відношення сукупного результату управлінської діяльності до вартості ресурсів, витрачених на його досягнення.

Напрями підвищення ефективності діяльності організації

233. просування по службі;

234. забезпечення прийнятного рівня освіти;

235. набуття практичного досвіду;

236. підвищення кваліфікації;

237. проведення періодичної атестації

Групи показників ефективності управлінської діяльності

238. показники, що мають прямий безпосередній вплив на ефективність адміністрування (загальні);

239. показники, що мають непрямий вплив на ефективність системи управління (часткові).

Для оцінки ефективності управління комерційними підприємствами найбільш доцільно використовувати такі загальні показники, як прибуток і рентабельність.

Рентабельність визначається як прибуток, отриманий з кожної гривні витрачених коштів.

З точки зору оцінки ефективності функціонування некомерційні організації поділяють на дві групи:

240. організації, результати діяльності яких можна оцінити за допомогою економічних показників;

241. організації, результати діяльності яких виражені в неекономічних величинах