Технология установления потребности в персонале
Исходным пунктом для определения будущей потребности в персонале является установление необходимого кадрового состава в настоящее время. Для этого в организации ведётся учёт вида работ, времени назначения на должность, увольнения в связи с достижением определённого возраста, намеченных перемещений или повышения по службе, должностного оклада или компенсации. Для указанного анализа могут быть учтены и другие данные, необходимые для планирования персонала организации. Плановое количество персонала складывается из потребного количества работников организации и его резерва. При этом потребное количество задействованных работников соответствует общему расчётному количеству персонала за вычетом того персонала, который отсутствует в связи с отпусками, болезнью, несчастным случаем и т. п. Потребность в восполнении персонала возникает в виде разницы между количеством принятых на должность и освобождённых (уволенных) работников за плановый период плюс потребность в покрытии отставания (недобора) за предшествующий период за минусом фактического состава на данный момент.
Данная потребность возникает в результате текучести и движения персонала в связи с уходом на пенсию, инвалидностью, повышением по службе, перемещением, увольнением и т. п. Кроме того, потребность в персонале возникает в связи с расширением функциональных обязанностей должностных лиц и изменением организационной структуры предприятия.
В целом, численность и качество персонала должны быть рассчитаны так, чтобы выполнялись долгосрочные задачи организации, т. к. нехватка персонала ставит под угрозу выполнение задач, а переизбыток вызывает излишние финансовые расходы.
Рис. – Обеспечение организации персоналом
Исходным моментом в данном процессе, как было отмечено выше, является определение потребность в персонале. При наличии определённой информации, руководство организации предпринимает шаги по установлению контактов с будущими работниками. Сначала рассматриваются возможности привлечения персонала, существующие внутри самой организации. После установления контактов с требующимися работниками, производится отбор соответствующих кандидатов. Предпосылкой для этого является описание требований вакантных должностей и квалификации претендентов, включая возможности повышения квалификации.
Определение потребности в персонале представляет собой расчёт необходимого числа работников по их квалификации, времени занятости и расстановки соответствии с текущими и перспективными задачами организации.
Расчёт производится на основе сравнения потребности в персонале и его фактическим состоянием обеспеченности на определённую дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.
При планировании потребности в персонале следует различать общую потребность, представляющую собой всю численность персонала, необходимую организации для выполнения должностных функций, и дополнительную потребность, представляющую собой количество работников, которое необходимо в планируемом периоде дополнительно к имеющейся численности базового периода, обусловленного текущими нуждами организации.
При разработке штата на первом этапе с позиции целесообразности исходят из имеющихся в организации занятых и вакантных должностей. Стечением времени штат может приблизиться к должному благодаря тому, что при любом расширении он рассматривается со следующих позиций:
Необходима ли ещё данная должность
Соответствует ли её организационное включение, прежде всего в выполнении должностных обязанностей, принципам рациональности и целесообразности
Оптимальным ли образом организована работа
При планировании потребности в персонале следует учитывать также возможность замены и переводов. В этих случаях в штате наряду с признаками деятельности следует учитывать также группы должностей, на которых заняты штатные единицы. В каждом случае в определении потребности в персонале рекомендуется участие руководителей структурных подразделений, а также работников, в отношении которых принимаются решения. Опыт показывает, что среди методов долгосрочного определения потребности в персонале можно выделить методы, ориентированные на прошлое и на будущее. Методы, ориентированные на прошлый опыт базируются на оценке статистических данных и исходят из предположения, что их можно перенести на будущее развитие. К таким методам относят:
- Экстраполяция главной тенденции
- Вывод по аналогии
- Регрессионные и корреляционные методы
- Экономические модели
При экстраполяции количественная потребность в персонале рассматривается единовременно во временном масштабе, т. е. в рамках единичного прогноза развития потребности ставится в зависимость только время.
Регрессионные и корреляционные расчёты являются математическими методами, которые анализируют отношения между переменными. Особое значение при прогнозировании потребности в персонале имеет систематический учёт мнения экспертов. При определении потребности в персонале с помощью экономических моделей делается попытка стимулировать будущую количественную потребность на основе простых или более сложных регрессивных анализов и расчётов.
Фиктивная работа с персоналом организации, как показывает теория и практика управления, зависит от форм и методов планирования и прогнозирования. При этом кадровое планирование включает выявление необходимого количественного и качественного состава работников организации, а также применение соответствующих форм их найма, использования и развития. При этом важно определить основные факторы, оказывающие значительное влияние на процессы планирования. Наряду с планированием персонала в организации следует уделять внимание определению потребности в персонале на ближайшую или долговременную перспективу. Потребность организации в персонале во многом зависит от выбранной стратегии её развития. Усвоение процессов, связанных с планированием персонала и определении потребности в нём, создаёт условия и возможности эффективного функционирования организации и дальнейшего развития с учётом её миссии и цели.