Информационное обеспечение государственного управления - Никитов В. А

жения предлагаемых решений отображаются на информационных экранах, табло и есть возможность оперативно сравнивать вари­ анты и прогнозы последствий реализации. Для этого необходимо создание в аппарате ситуационных комнат (кабинетов и центров), электронной почты, организация телеконференций.

По результатам обсуждения, как правило, оформляется сте­ нограмма и протокол. Затем надо оперативно откорректировать тексты соответствующих документов, растиражировать для рас­ сылки в адреса принятых решений, учесть их рассылку с фиксаци­ ей времени.

Принятые решения ставятся на контроль исполнения (по сро­ кам, по объему поэтапно выполненных поручений, в разрезе конкретных организаций-исполнителей и др.). В случае их невы­ полнения необходимо направить напоминание об этом органуисполнителю. Еще лучше, если будет заблаговременное ав­ томатизированное напоминание о приближающихся сроках ис­ полнения решений. В таких случаях формируется уведомление руководителям аппарата с анализом и причинами задержек, предложениями о дальнейших действиях.

В 70—80-х годах для аппарата Правительства СССР создава­ лась информационно-справочная система офисного типа, на ко­ торую возлагалось решение следзпющих комплексных задач: "Де­ лопроизводство", "Контроль", "Справка", "Кадры", "Письма", "Архив". Здесь сами названия отражают содержание задач. Для выработки требований к системе, составу и содержанию реша­ емых задач Заказчиком системы совместно с ее разработчиками в 1973—1975 гг. проводилось фактографическое обследование всех структурных подразделений Управления Делами Совета Министров СССР, что позволило выявить существовавпше про­ цедуры работы с документами, разработать постановку функци­ ональных задач и обосновать тактико-технические требования к будущей системе в целом. Результаты обследования, согласо­ ванные с пользователями системы, ее Заказчиком и разработ­ чиками, легли в основу при проектировании. Комплексные зада­ чи системы разрабатывались в виде взаимоувязанных инфор­ мационных подсистем. Рассмотрим некоторые из них.

Задача "Делопроизводство*'

Ее назначение — обеспечивать автоматизированный ввод, учет, хранение, обработку и поиск информации по входяпщм (исходящим) документам, а также по вопросам, рассматрива­ емым (или уже рассмотренным) в аппарате. Пользователями задачи были руководство и работники аппарата правительства.

60

Источниками информации для ее решения являлись журналы регистрации входящих (исходящих) документов, заполняемые в подразделениях аппарата, и учетные карточки, фиксировавшие каждый рассматриваемый в аппарате вопрос. Информация могла вводиться также непосредственно с входящих (исходящих) до­ кументов. Созданная на этой основе база данных должна была содержать следующие сведения:

входящий номер документа, дата поступления в аппарат; номер по журналу учета входящих (исходящих) документов; краткое содержание входящего (исходящего) документа или

вопроса; наименование организации, внесшей вопрос на рассмотрение;

исходящий номер, дата документа, поступившего в аппарат или на основании которого открыт вопрос, кто подписал до­ кумент;

местонахождение входящего документа или вопроса (струк­ турное подразделение);

исполнитель вопроса (работник аппарата); сведения об указании по входящему документу или вопросу

(вид, номер, дата документа, содержание указания, кто подписал и сведения о его рассылке);

сведения о материалах, поступивших по рассматриваемому вопросу (исходящий, входящий номер, дата поступления, органи­ зация — автор);

сведения о документе, которым решен вопрос или закрыт входящий документ (вид, номер, дата документа, кто подписал, краткое содержание решения);

номер архивного дела, дата отправки в архив.

Пользователи задачи могли получать информацию о входя­ щих (исходящих) документах или вопросах по любому из указан­ ных сведений или их сочетанию, по одному входящему докумен­ ту (вопросу) или по группе, по всем входящим документам или только по рассматриваемым вопросам и т. д. '""ведения представ­

метрам входящих документов (вопросов), так и по их смыс­ ловому содержанию (поиск по ключевым словам-дескрипторам). А это давало возможность формировать справки по тематике рассматриваемых (или ранее рассматривавшихся) входящих до­ кументов (вопросов).

Для удобства пользователей, а также для повышения опера­ тивности выдачи данных предусматривалось пополнение перечней стандартных сводок и сведений, получаемых по стандартным запросам; активная база данных задачи могла содержать сведения о 50 тыс. входящих (исходящих) документов и о 16 тыс. вопросов.

61

Запросы могли быть переданы пользователями по телефону, письменно (при сложных запросах) или непосредственно с АРМ Информационноч^правочной системы. Выдача ответов осущест­ влялась по телефону (на простые запросы), на машинных носи­ телях (дискетах) или письменно (в 2-дневный срок). Возможен был вариант формирования ответов на АРМ пользователей.

Вприложениях 1—2 приведены Перечень стандартных сводок

иПеречень сведений, получаемых на стандартные запросы по задаче "Делопроизводство".

Задача "Справки"

Назначение задачи — автоматизированное создание и ведение (актуализация) информационных фондов нормативных правовых документов в интересах пользователей, обеспечение поиска ин­ формации в них с высокой полнотой и точностью. Ее пользовате­ лями являлись руководство и работники аппарата правительства.

Прилоэ(сение 1

ПЕРЕЧЕНЬ стандартных сводок по задаче '^Делопроизводство'^

Наименование

1.Сводки по входящим письмам

Опоступлении писем (по организациям, автор) за период в (структур­ ное подразделение органа)

Опоступлении писем в (организация — автор) за (период) в орган

вцелом

Опоступлении писем в (структурное подразделение органа) за период

2.Сводки по рассматриваемым вопросам

Одвижении вопросов, поступивпшх в орган в целом за первую (вторую) половину месяца года

Одвижении вопросов, поступивпшх в (структурное подразделение органа) за первую (вторую) половину месяца года

Околичестве решенных вопросов, подготовленных в органе за (пе­ риод)

Овопросах, находящихся на исполнении в (структурное подразделе­ ние органа), на (дата)

Информация о сводке сортируется по отделам О вопросах, находящихся на исполнении в (структурное подразделе­ ние органа), на (дата)

Информация о сводке сортируется по исполнителям О вопросах, находящихся на исполнении, поступивпшх в (структурное

подразделение органа) из (организация — автор), на (дата)

62

о вопросах, находящихся на исполнении в (структурное подразделе­ ние органа), срок исполнения которых превьппает 10 дней, на (дата) Информация о сводке сортируется по отделам

Прилож:ение 2

ПЕРЕЧЕНЬ сведений, получаемых на стандартные запросы,

по задаче "Делопроизводство"

Наименование

1.Сведения о письмах, поступивших в (структурное подразделение органа)

Сведения (полные) о письмах, зарегистрированных за (период) Сведения об авторе письма Сведения о направлении письма на исполнение Сведения об указаниях к письму Сведения о закрытии письма

Сведения о количестве закрытых писем, поступивших в (структурное подразделение органа) за (период)

2.Сведения о вопросах, рассматриваемых в (структурное подразделение органа)

Сведения (полные) о вопросах Сведения об указаниях к вопросу

Сведения о структурных подразделениях, которым дано указание по вопросу Сведения о документах, полученных в ответ на указание по вопросу

Сведения о документах, решающих вопрос Сведения о месте хранения материала по решенному вопросу

Сведения о ранее рассмотренных документах и вопросах по тематике нового вопроса Сведения о находяпщхся на исполнении вопросах, внесенных в орган, на (дата)

В качестве входной информации выступали тексты норматив­ ных актов (примерный перечень которых см. в приложении 3).

Состав их реквизитов, учитываемых в задаче, дается в прило­ жении 4.

Пользователи могли получать информацию об этих актах как по известным реквизитам документов (или их сочетанию), так и по смысловому их содержанию. Это позволяло формировать справки по тематике рассматриваемых документов.

Сведения из базы данных задачи представлялись пользова­ телям в виде сводок и справок, обеспечивая ввод и обработку как текупщх, так и ретроспективных документов.

Ввод и корректировка информации по задаче "Справки" осу­ ществлялись: с клавиатуры АРМ Информационно-справочной

63

системы; с машинных носителей (дискет), содержандих подготов­ ленную на ПЭВМ информацию о документах.

При запросах по реквизитам документов достигалась стопро­ центная полнота и точность выдачи информации. База данных задачи являлась полнотекстовой и обеспечивала хранение исход­ ного текста документа, а также его структуры: частей документа (пунктов, статей, разделов и т. д.), приложений, таблиц, заголов­ ков, подзаголовков, абзацев.

Для повышения достоверности хранящейся информации в процессе ввода часть реквизитов документов (вид документа, гриф, даты) подвергалась автоматическому формально-логичес­ кому контролю.

Формирование поискового образа текста документа (индек­ сирование) осуществлялось в процессе ввода текста автоматизированно, при этом не требовалось аннотирование или рефериро­ вание текста.

База данных имела возможность учесть все дополнения и кор­ ректировки исходного текста документа и позволяла пользова­ телю сформировать актуальный адекватный существующему в настоящее время нормативный правовой акт.

Время поиска документа по реквизитам — несколько минут. Что касается поиска по их смысловому содержанию, были раз­ работаны итерационные методы поиска, которые обеспечивали приближающуюся к стопроцентной полноту и точность поиска. Время одной итерации не более пяти минут.

Надо заметить, что в задаче обеспечивалась защита данных от несанкционированного доступа и разграничение доступа к ин­ формации пользователей.

Прилоэ^сение 3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ нормативных актов, учитьшаемых в задаче "Справки"

Закон.

Указ.

Постановление, распоряжение. Резолюция, поручение. Договор, соглашение. Коммюнике.

Меморандум.

Декларация, обращения, послание. Приказ.

Положение, устав.

Правила, инструкции, методические указания, рекомендации.

64

Приложение 4

РЕКВИЗИТЫ АКТОВ, учитываемых в задаче ''Справки"

По каждому нормативному правовому акту учитывались в задаче "Справки" следующие реквизиты:

гриф, вид документа,

индекс по классификатуру, номер документа, дата выпуска документа,

номер пункта или статьи, номер подпункта или абзаца, номер приложения,

наименование документа (заголовок), источник опубликования, срок действия,

признак действия документа, пункта (признание утратившим силу, от­ мена, изменение, новая редакция, дополнение, расширение сферы действия),

сведения об изменениях и дополнениях (отсылка к документам, которы­ ми произведены изменения или дополнения),

кто готовил документ, кто подписал документ.

Задача "Контроль"

Ее предназначение — автоматизация контроля поручений с использованием Информационно-справочной системы. Поль­ зователи те же — руководство и работники аппарата правитель­ ства. Задача позволяла вести автоматизированный контроль ре­ шений, содержапщхся в любь^х документах, контролируемых в аппарате. Постановка поручений на такой контроль, равно как и снятие, осуществлялась по решению пользователей задачи.

Необходимые сведения о контролируемых документах долж­ ны были вводиться в базу данных задачи "Контроль" (см. прило­ жение 5). До конкретных исполнителей поручений (министерств, комитетов и др.) доводились ставящиеся на контроль задания и напоминания о сроках их выполнения.

65

Прилолсение 5

СОСТАВ сведений базы данных задачи "Контроль"

1.Сведения о документе, содержащем поручение (вид, номер, дата, кто подписал, кто контролирует документ в целом).

2.Местонахождение поручения в документе (раздел, пункт, подпункт или абзац).

3.Содержание поручения.

4.Структурное подразделение аппарата и ответственный за контроль поручения.

5.Организация-исполнитель.

6.Конечный или промежуточный срок выполнения поручения.

7.Данные о ходе и результатах выполнения поручения, представле1шые организациями-исполнителями или ответственными за контроль в ап­ парате.

8.Сведения о снятии поручения с контроля (признак вьшолнения поруче­ ния, дата снятия с контроля, основание для снятия, кто снял с кон­ троля).

Информация о ходе исполнения поступала по двум направле­ ниям:

от исполнителей (министерств, комитетов и т. д.) в виде донесений по имеющимся автоматизированным каналам связи или фельдсвязью, нарочным, почтой, телефаксом,

от работников аппарата, ответственных за контроль пору­ чений и заданий.

Информация могла быть выдана по запросам пользователей задачи или по регламенту в виде сводок, содержащих информа­ цию о любой из информационных характеристик баз данных задачи, или по их сочетанию, а также по содержанию документа.

Ниже в приложениях 6, 7, 8 приведены перечни информацион­ ных характеристик, стандартных сводок, сведений по стандарт­ ным запросам по задаче "Контроль".

Специалисты аппарата, ответственные за контроль, анализи­ ровали полученную от исполнителей информацию, вносили при необходимости уточнения (оценку состояния вьшолнения, изме­ нение содержания задания, сроков его исполнения, состав испол­ нителей, ответственных за контроль, и др.). Для снятия задания с автоматизированного контроля ответственный работник ап­ парата? указывал дату снятия, кто снял с контроля, основание для

66

снятия, должность, фамилию, служебный телефон. Автоматиза­ ция обеспечивала конкретность и точность ответов исполнителей и исключала ту трудоемкую ручную работу, которая сопровож­ дала традиционные методы.

Программные средства позволяли формировать любые свод­ ки по набору показателей, содержащихся в базе данных. В задаче обеспечивался поиск как по известным аспектам контролиру­ емого поручения или документа, так и по их смысловому содер­ жанию (поиск по ключевым словам-дескрипторам). Задача "Кон­ троль" находилась в опытной эксплуатации. База данных задачи могла содержать сведения о 50 тыс. контролируемых поручений.

Задача включала в себя две подзадачи: "Контроль-1" и "Кон- троль-2", уже описанные выше. Суть второй подзадачи заключа­ лась в автоматизированном контроле выполнения поручений и решений министерствами, комитетами, предприятиями, респуб­ ликами с использованием ИВС, созданной для информационного обеспечения Совета Министров СССР.

Прилоэн:ение 6

ИНФОРМАЦИОННЬШ ХАРАКТЕРИСТИКИ задачи ''Контроль''

67

68

69