III. Отбор записей

При работе с большими списками бывает удобнее отображать на экране не весь список, а лишь его подмножество. Отбор записей (или, как еще говорят, фильтрация), представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. В программу встроена возможность фильтрации данных в списках.

Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только те записи, которые удовлетворяют условиям отбора

Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра

В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков:

• Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

• Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Для того, чтобы установить фильтр щелкните мышью на любой ячейке списка, а затем выберите команду меню Данные - Фильтр - Автофильтр. Обратите внимание, как изменился вид списка

У каждого поля появилась кнопка , нажатие которой приводит к открытию перечня условий отбора для соответствующего поля. Эти условия представляют собой список значений в соответствующем столбце, а также ряд общих условий, типа Все, Последние десять и так далее.

Выбрав одно из условий, мы изменим вид всего списка, и в списке останутся лишь те записи, которые удовлетворяют условиям фильтрации, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных столбцов окрашены по умолчанию в синий цвет. Кнопка у названия поля списка также изменяет свой цвет, показывая нам, что она используется в качестве условия для фильтра. В строке состояния рабочего окна программы отображается общее число записей и число записей, удовлетворяющих условию. Обращаем ваше внимание, что нумерация строк не изменилась. Вы можете продолжить фильтрацию, указывая в списках других столбцов необходимые элементы.

IV. Способы отбора

• Отбор по наименьшему или наибольшему значению:

В столбце, содержащем числа, нажмите кнопку со стрелкой и выберите вариант (Первые 10...).

В поле ввода со счетчиками, расположенном в левой части диалога, вы выбираете количество записей, которое нужно показать.

В открывающемся списке расположенном правее, вы можете выбрать два варианта отбора: наибольших и наименьших.

В последнем списке, расположенном в правой части диалога, вы можете выбрать: показать заданное количество элементов списка или заданное количество процентов от общего количества элементов. Элемент элементов списка

• Отбор наименьших или наибольших чисел в процентном соотношении:

В условиях предыдущего отбора в поле справа выберете % от количества элементов

• Отбор пустых ячеек или ячеек со значением:

В столбце, содержащем числа, нажмите кнопку со стрелкой и выберите вариант (Пустые) или (Непустые).

• Отбор с условием

Можно настроить довольно сложные условия фильтрации. В открывающемся списке условий выберите элемент Условие, и будет открыт диалог настройки. В левом верхнем списке выбираются логические операции равно, неравно, больше или равно и так далее. Кроме того, есть ряд операций для текстовых данных, например, начинается с, заканчивается на, содержит, не содержит. Операция задает как действие, которое будет произведено над записями списка в выбранном вами поле, так и условия для поиска данных, содержащих или не содержащих заданный текст. Правее списка операций располагается поле ввода для указания значения, которое будет проверяться при выполнении операции. Вы можете ввести в этом поле любую информацию, а можете выбрать одну из записей, нажав кнопку в правой части поля ввода.

Если вы будете вводить информацию с помощью клавиатуры, можно использовать и символы масок. Маска ? обозначает любой символ, а маска * обозначает любое количество любых символов, например при вводе Н?? или Н* будут отобраны записи со значениями НДС и НСП. В диалоге можно задать два условия фильтрации. Для этого в нижней части диалога расположен список для выбора еще одной операции, и поле ввода для указания еще одного значения. Условия могут объединяться по правилу И, когда общее условие выполняется, если выполняются оба условия, а также по правилу ИЛИ, когда общее условие выполняется, если выполняется хотя бы одно из условий. Выбор способа объединения условий происходит с помощью установки переключателя. После завершения настройки условий, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог, и выбранное вами условие будет применено к полю списка.

Вы можете вернуться к исходному виду таблицы, выбрав в списке элемент Все. Для полной отмены процедуры фильтрации нужно выбрать команду меню Данные - Фильтр и убрать флажок у команды Автофильтр, выбрав эту команду.