II. Сортировка записей в списке

Сортировка представляет собой изменение относительного положения информации в списке в соответствии со значением или с типом информации. Чаще всего информацию в списках сортируют по алфавиту, по численному значению или по дате. По умолчанию, если содержимым ячеек являются числа, то они сортируются в порядке возрастания, от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. Если в ячейки записан текст, то при сортировке производится сравнение содержимого ячеек по символам слева направо. Вначале идут латинские символы от А до Z, а затем русские символы от А до Я. В тексте кроме букв могут использоваться цифры и другие символы. Есть несколько ограничений при сортировке текстов. Текст не должен начинаться с символов @, +, =, -. Эти символы могут стоять, только начиная со второй позиции. Если в начале произвольного слова поставить, например, дефис, то программа выдаст ошибку #ИМЯ?, поскольку этот символ в первой позиции означает знак минус, а слово, следующее за ним, не является числом. Если слово содержит дефис или апостроф, эти символы не участвуют в сортировке и игнорируются. Пустые ячейки списка всегда помещаются в конец, независимо от направления сортировки, по возрастанию или по убыванию.

Записи списка можно отсортировать на основе данных любого из полей списка. Следует различать сортировку, производимую по одному столбцу, и сортировку по нескольким столбцам. Чтобы отсортировать список по какому-либо полю, щелкните мышью на любой ячейке нужного поля списка и нажмите кнопку на панели инструментов. В результате будет проведена сортировка записей списка на основании выбранного поля по возрастанию значений в этом полеЕсли требуется сортировка по убыванию, нужно нажать на панели инструментов кнопку . Заголовки столбцов в процесс сортировки по умолчанию не попадают. При сортировке списка, в котором нет выделенных областей, записи переставляются целиком. С помощью кнопок сортировки вы можете провести упорядочение данных внутри некоторого выделенного диапазона ячеек списка. Перед тем, как выполнить сортировку выделенного диапазона, учтите, что упорядочение будет произведено по значениям крайнего левого столбца. Если сортировка оказалась неудачной, вы можете ее отменить сразу после того, как она была выполнена. Для этого нажмите кнопку Отмена на панели инструментов или выберите команду меню Правка - Отменить. Отметим, что в описанном способе сортировки, когда предварительно выделяются неполные строки, сортировка может привести к совершенно неправильным результатам, поскольку меняются местами фрагменты строк. Если такого результата заранее не предвидеть, то ваши таблицы превратятся в бесполезный набор данных.

Если нужна более сложная сортировка, программа позволяет вам сортировать по одному, двум или трем столбцам одновременно. При этом, если строки имеют одинаковые значения в первом указанном столбце, сортировка выполняется по значениям второго столбца и так далее. Сначала программа должна обнаружить список в таблице, поэтому вначале необходимо щелкнуть мышью на любой ячейке, относящейся к списку. Далее выберите команду меню Данные - Сортировка. Программа просмотрит ячейки во всех направлениях, сама определит границы списка и выделит ячейки. Также по явится диалог настройки сортировки, позволяющий настроить достаточно сложную сортировку данных.

Группа элементов управления Сортировать по содержит открывающийся список, предназначенный для выбора поля, по которому будет вестись сортировка, а также переключатель направления сортировки — вверх или вниз. Переключатель задает направление сортировки По возрастанию пли По убыванию. Переключатель По возрастанию позволяет осуществить сортировку в порядке от наименьшего числа к наибольшему, он первой буквы алфавита к последней и от давней даты к недавней. Переключатель По убыванию позволяет осуществить сортировку в порядке от наибольшего числа к наименьшему, от последней буквы алфавита к первой, и от недавней даты к давней. Пустые ячейки после сортировки всегда располагаются в конце списка.

Часто бывает, что разные записи списка содержат одинаковые значения полей. Например, в телефонном справочнике может быть несколько Ивановых. Для решения подобных проблем в диалоге есть группа элементов управления Затем по и В последнюю очередь по. Группа Затем по используется, если есть несколько одинаковых элементов списка, а группа В последнюю очередь по применяется, если есть несколько элементов списка имеющих два одинаковых поля. С помощью этих групп можно определять несколько полей для сортировки. Обратите внимание, что каждый последующий уровень сортировки действует, только если произошло совпадение на предыдущем уровне. Трехуровневая сортировка позволяет успешно сортировать сложные таблицы.

В нижней части диалога расположена группа элементов управления Идентифицировать поля по, которая с помощью переключателя определяет, как программа будет искать поля списка для сортировки. Если у столбцов вашей таблицы отсутствуют подписи, то для идентификации столбцов можно использовать обозначения столбцов на листе. Если переключатель этой группы установлен в положение Подписям, список Сортировать по будет содержать названия полей списка. Если переключатель установлен в положение Обозначениям столбцов листа, список будет содержать буквенные названия столбцов таблицы Нажмите кнопку Параметры, чтобы открыть диалог дополнительных настроек сортировки.

Открывающийся список Сортировка по первому ключу в верхней части диалога позволяет выбрать один из нестандартных порядков сортировки, отличающийся от сортировки по возрастанию или убыванию. Вы можете выбрать упорядочение данных по дням недели и по месяцам. Если установить флажок Учитывать регистр, при сортировке будут различаться строчные и прописные буквы, и слова, начинающиеся с прописной буквы, будут располагаться раньше слов, начинающихся со строчной буквы. Обычно в качестве полей сортировки используют столбцы, а не строки, хотя процедура допускает сортировку и по строкам. Для этого нужно установить переключатель Сортировать. Установив переключатель в положение Строки диапазона, вы будете сортировать строки по значениям одного или нескольких столбцов. При установке переключателя в положение Столбцы диапазона столбцы сортируются по значениям одной или нескольких строк. Нажмите кнопку ОК диалога дополнительной настройки, чтобы закрыть его и вернуться к диалогу настройки сортировки. Чтобы закрыть и этот диалог, нажмите кнопку ОК еще раз. Диалог будет закрыт, и список будет отсортирован в соответствии с вашими настройками.

В заключение отметим, что если нужно вести сортировку по более чем трем столбцам, например, по четырем столбцам, сначала отсортируйте список по столбцу с самым низким приоритетом в сортировке, а затем одновременно по трем оставшимся столбцам.