- •Область применения
- •2. Нормативные ссылки
- •3. Термины, определения и сокращения
- •3.1. Термины и определения
- •3.2. Сокращения
- •Общие положения об управлении документацией организации
- •Назначение управления документацией организации
- •4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- •Система управления документацией
- •Основные составные части суд организации
- •Служба управления документацией организации
- •Общие положения
- •6.2. Структура службы управления документацией организации
- •6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- •6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- •6.5. Процессы управления документацией организации
- •Документирование информации
- •7.4. Состав управленческой документации организации
- •7.5. Унифицированные системы документации
- •7.6. Составление и оформление документов
- •8. Организация и технология документооборота
- •8.1. Коммуникации в системе управления
- •8.2. Порядок обработки поступающих документов
- •8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- •8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- •8.5. Электронная почта организации
- •8.5.2. Организация уэп
- •8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- •8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- •8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- •8.5.6. Режим работы уэп
- •8.5.7. Контроль за работой уэп
- •9. Регистрация и учет документов организации
- •9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- •9.2. Учет количества документов
- •10. Информационно-поисковая система
- •11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- •12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- •13. Организация хранения документов
- •13.1. Номенклатура дел организации
- •13.1.7. Формирование дел
- •13.2. Оперативное хранение документов в организации
- •13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- •13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •13.3.1. Экспертиза ценности документов
- •13.4. Хранение электронных документов
7.4. Состав управленческой документации организации
7.4.1. Состав управленческой документации организации по наименованиям типов, видов, разновидностей, их формулярам (составу реквизитов и метаданных), формам представления (визуализации) и количеству (объему документооборота) зависит от целей, задач, функций, компетенции, численности организации, состояния и содержания (характера) ее внутренних и внешних информационных взаимосвязей.
7.4.2. Состав управленческой документации организации по основным ее функциям закрепляется в табеле документов (типовых форм, шаблонов), являющимся нормативно-методическим документом обеспечения деятельности организации и одновременно информационно-технологическим классификатором документированной информации. Содержание табеля документов определяется потребностями системы управления документацией конкретной организации. В нем обязательно должен содержаться перечень наименований форм (типов, видов, разновидностей) документов по соответствующим функциям деятельности и управления организации, коды форм документов, имя файла (в АСД), ответственный исполнитель, вид бланка, тираж, срок подготовки, согласование (внутреннее и внешнее), удостоверение (подпись, печать, гриф), регистрация (место регистрации), а при необходимости дополнительные сведения и указания по документированию информации и конкретных реквизитов формуляра.
7.4.2.1. Табель форм (шаблонов) управленческой документации организации может быть дополнен альбомом образцов документов, содержащим типовые примеры документирования информации. Альбом образцов документов имеет методическое (учебное) назначение.
7.5. Унифицированные системы документации
7.5.1. Унифицированные системы документации (УСД) – комплексы форм, взаимоувязанных по составу реквизитов формуляров и содержанию документов, предназначенных для документирования деятельности и управления в определенных сферах (отраслях) экономики по единым требованиям (правилам).
Примечание: УСД используются в организациях как при традиционных (ручных и механизированных) технологиях документирования информации, так и в автоматизированных системах документационного обеспечения управления.
7.5.2. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава форм управленческих документов, фиксирующих реализацию однотипных управленческих функций (задач, действий). Различаются несколько уровней унификации документов в зависимости от форм юридического закрепления:
- межгосударственные стандарты;
- национальные (государственные и межотраслевые) стандарты;
- корпоративные стандарты и УСД;
- унификация документов организации.
Разработку и ведение унифицированных систем документации осуществляют министерства и ведомства (федеральные службы и федеральные агентства), ответственные за соответствующие системы документации.
На уровне организаций за унификацию документов и координацию этой работы ответственность несут службы управления документацией организаций.
7.5.2.1. Унификация документов проводится на основе их типизации в целях сокращения количества форм применяемых документов, обеспечения информационной совместимости различных документов и систем документации по однородным и смежным управленческим функциям (задачам, действиям), снижения трудоемкости работы с документацией, повышения информативности, качества и эффективности.