9.2. Учет количества документов

Учет количества документов организации должен проводиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

10. Информационно-поисковая система

10.1. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации служба управления документацией осуществляет и координирует централизованную разработку, а в последующем постоянное ведение и своевременную актуализацию и модернизацию классификаторов; номенклатуры дел; классификатора корреспондентов (адресатов); классификатора структурных подразделений; классификатора исполнителей; классификатора названий видов документов; классификатора вопросов деятельности организации; классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, предложениях, заявлениях, жалобах граждан и др.

Межотраслевая информационная совместимость ИПС обеспечивается применением внутрисистемных классификаторов.

10.2. Классификация является одним из методов систематизации документов и других объектов в процессе управления документацией организации, обеспечивающая возможность ориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения. При классификации осуществляется многоступенчатое, иерархическое и дихототомическое (последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида), т.е. деление документов и документируемых объектов на рода, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) – это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления принимаются различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладется наиболее важный признак, отвечающий цели классификации, например:

- по способу фиксации информации – документы делятся на письменные, графические, аудиовизуальные, электромагнитные и др.;

- по содержанию – документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-отчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.;

- по номинальному признаку (наименования) – приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.;

- по видам форм – выделяются типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные документы. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими организациями для организации своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляются типографским способом, причем постоянная часть документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места;

- по степени сложности – различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов;

- по месту составления- документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние – входящая (поступающая) и исходящая (отправляемая) корреспонденция учреждения (организации, предприятия);

- по срокам исполнения – документы подразделяются на срочные и несрочные;

- по происхождению – документы подразделяются на служебные и официально-личные (именные);

- по степени доступа выделяются документы обычные, секретные и для служебного пользования;

- по юридической силе различают подлинные и подложные документы, подлинники (оригиналы) и копии. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как выписка и дубликат. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

- по сроку хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и временного (до 10 лет) срока хранения;

- по отрасли (направлению) деятельности – документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, торговли, материально-технического обеспечения, проектная, конструкторская, технологическая и др.

10.3. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами.

Составляются следующие картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

10.4. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации производится децентрализовано на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данных момент.