Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
21.11.2019
Размер:
325.63 Кб
Скачать

8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп

8.5.4.1. Исполнитель-оператор, обеспечивающий работу УЭП, в течение рабочего дня принимает документы, подписанные (завизированные, утвержденные) руководителями структурных подразделений организации.

8.5.4.2. В случае наличия у исполнителей документов электронного аналога документов (сообщений), предназначенных к передаче по электронной почте, исполнители обязаны предоставить их в виде файла (на дискете) оператору-исполнителю УЭП.

8.5.4.3. На основании принятых документов исполнитель-оператор формирует сообщения электронной почты для отправки по внешней информационной (компьютерной) сети и обеспечивает их отправление.

8.5.4.4. На бумажных аналогах отправленных документов исполнителем-оператором делается отметка, соответствующая записи протокола электронного обращения (сообщения).

Примечание: при необходимости аналогичная отметка регистрируется в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).

8.5.4.5. До получения извещения о получении адресатом отправленных документов (сообщений) их бумажные аналоги хранятся в контрольной папке оператора-исполнителя.

8.5.4.6. При получении извещения о получении документа (сообщения) адресатом в журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений) делается отметка «доставлено», после чего документы из контрольной папки оператора–исполнителя изымаются и возвращаются исполнителю структурного подразделения, либо по назначению.

8.5.4.7. В случае получения извещения о недоставке документа оператор-исполнитель УЭП информирует своего непосредственного руководителя (администратора) о факте и причине недоставки документа (сообщения) адресату, о чем делается соответствующая отметка (протокольная запись) в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).

8.5.4.8. Администратор УЭП или руководитель структурного подразделения решают вопрос о повторной отправке документа (сообщения) по электронной почте. При этом в журнале делается отметка «повторно» или зачеркивается отметка о недоставке.

8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте

8.5.5.1. Прием документов и сообщений осуществляется оператором-исполнителем УЭП.

8.5.5.2. На основании принятых извещений о получении документов (сообщений) оператором-исполнителем делается протокольная отметка «доставлено», а извещения удаляются из компьютерной базы данных.

8.5.5.3. Извещения, информирующие о недоставке сообщения адресату, сохраняются до решения вопроса о повторной отправке документа через УЭП, затем удаляются из компьютерной базы данных.

8.5.5.4. При необходимости оператором-исполнителем подготавливаются бумажные или электронные аналоги (дискеты) полученных документов (сообщений), на которых делается протокольная отметка (запись) «электронная почта», после чего они передаются в службу управления документацией организации и далее по назначению.

8.5.5.5. Хранение файлов электронных документов (сообщений) оператором-исполнителем УЭП обеспечивается в соответствии с резолюциями руководителей на документах или указаниями администратора УЭП.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.