- •Область применения
- •2. Нормативные ссылки
- •3. Термины, определения и сокращения
- •3.1. Термины и определения
- •3.2. Сокращения
- •Общие положения об управлении документацией организации
- •Назначение управления документацией организации
- •4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- •Система управления документацией
- •Основные составные части суд организации
- •Служба управления документацией организации
- •Общие положения
- •6.2. Структура службы управления документацией организации
- •6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- •6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- •6.5. Процессы управления документацией организации
- •Документирование информации
- •7.4. Состав управленческой документации организации
- •7.5. Унифицированные системы документации
- •7.6. Составление и оформление документов
- •8. Организация и технология документооборота
- •8.1. Коммуникации в системе управления
- •8.2. Порядок обработки поступающих документов
- •8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- •8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- •8.5. Электронная почта организации
- •8.5.2. Организация уэп
- •8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- •8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- •8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- •8.5.6. Режим работы уэп
- •8.5.7. Контроль за работой уэп
- •9. Регистрация и учет документов организации
- •9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- •9.2. Учет количества документов
- •10. Информационно-поисковая система
- •11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- •12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- •13. Организация хранения документов
- •13.1. Номенклатура дел организации
- •13.1.7. Формирование дел
- •13.2. Оперативное хранение документов в организации
- •13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- •13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •13.3.1. Экспертиза ценности документов
- •13.4. Хранение электронных документов
8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
8.5.4.1. Исполнитель-оператор, обеспечивающий работу УЭП, в течение рабочего дня принимает документы, подписанные (завизированные, утвержденные) руководителями структурных подразделений организации.
8.5.4.2. В случае наличия у исполнителей документов электронного аналога документов (сообщений), предназначенных к передаче по электронной почте, исполнители обязаны предоставить их в виде файла (на дискете) оператору-исполнителю УЭП.
8.5.4.3. На основании принятых документов исполнитель-оператор формирует сообщения электронной почты для отправки по внешней информационной (компьютерной) сети и обеспечивает их отправление.
8.5.4.4. На бумажных аналогах отправленных документов исполнителем-оператором делается отметка, соответствующая записи протокола электронного обращения (сообщения).
Примечание: при необходимости аналогичная отметка регистрируется в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).
8.5.4.5. До получения извещения о получении адресатом отправленных документов (сообщений) их бумажные аналоги хранятся в контрольной папке оператора-исполнителя.
8.5.4.6. При получении извещения о получении документа (сообщения) адресатом в журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений) делается отметка «доставлено», после чего документы из контрольной папки оператора–исполнителя изымаются и возвращаются исполнителю структурного подразделения, либо по назначению.
8.5.4.7. В случае получения извещения о недоставке документа оператор-исполнитель УЭП информирует своего непосредственного руководителя (администратора) о факте и причине недоставки документа (сообщения) адресату, о чем делается соответствующая отметка (протокольная запись) в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).
8.5.4.8. Администратор УЭП или руководитель структурного подразделения решают вопрос о повторной отправке документа (сообщения) по электронной почте. При этом в журнале делается отметка «повторно» или зачеркивается отметка о недоставке.
8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
8.5.5.1. Прием документов и сообщений осуществляется оператором-исполнителем УЭП.
8.5.5.2. На основании принятых извещений о получении документов (сообщений) оператором-исполнителем делается протокольная отметка «доставлено», а извещения удаляются из компьютерной базы данных.
8.5.5.3. Извещения, информирующие о недоставке сообщения адресату, сохраняются до решения вопроса о повторной отправке документа через УЭП, затем удаляются из компьютерной базы данных.
8.5.5.4. При необходимости оператором-исполнителем подготавливаются бумажные или электронные аналоги (дискеты) полученных документов (сообщений), на которых делается протокольная отметка (запись) «электронная почта», после чего они передаются в службу управления документацией организации и далее по назначению.
8.5.5.5. Хранение файлов электронных документов (сообщений) оператором-исполнителем УЭП обеспечивается в соответствии с резолюциями руководителей на документах или указаниями администратора УЭП.