13.4. Хранение электронных документов

Электронные документы входят в документальный фонд организации наравне с документами на бумажных носителях. Требования, предъявляемые к подготовке, оформлению, работе и хранению электронных документов, аналогичны требованиям, предъявляемых к документам на бумажном носителе действующими в РФ нормативными правовыми и методическими документами.

Порядок работы с электронными документами в организации должен быть закреплен в соответствующих нормативно-методических документах организации (инструкции по делопроизводству в организации или в регламенте работы с электронными документами в организации и др.), составленных с учетом действующей нормативной базы РФ в области ДОУ, регламентирующих:

- установление порядка согласования, утверждения и регистрации каждого вида ЭлД, включая введение в действие электронной цифровой подписи (ЭЦП);

- классификацию и систематизацию ЭлД и определение сроков их хранения;

- предварительную экспертизу ценности ЭлД;

- выработку требований по защите ЭлД и определение порядка доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);

- определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭлД;

- установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования ЭлД, а также уничтожения ЭлД, не подлежащих постоянному хранению;

- определение процедур передачи ЭлД на архивное хранение и создания сопроводительных документов и согласование форматов данных ЭлД;

- определение порядка архивного хранения ЭлД;

- определение порядка передачи ЭлД на государственное хранение.

Порядок работы с электронными документами в организации определяют:

- специалисты по проектированию или внедрению информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭлД;

- специалисты службы ДОУ и специалисты, ответственные за хранение ЭлД в организации.

Организационно-методические документы, регламентирующие работу с электронными документами в организации, должны быть утверждены высшим руководством организации и доведены до сведения всех работников организации, которые в ходе своей деятельности участвуют в документационном обеспечении управления.

Для обеспечения эффективной работы с электронными документами должна быть создана соответствующая организационная структура документационного обеспечения управления.

Руководитель организации несет ответственность за эффективное использование и сохранность электронных документов в документационном обеспечении управления организации, определяет право доступа к информации, хранящейся в электронном виде.

Внедрение и поддержка технического обеспечения работы с электронными документами осуществляется внутренними информационно-технологическими службами организаций (служба информационных технологий, отдел автоматизации, отдел информационного обеспечения, информационно-вычислительный центр и др.).

Служба управления документацией организации осуществляет руководство, организацию, координацию, контроль работы с электронными документами в организации.

Работники управленческого аппарата обязаны четко соблюдать требования нормативно-методических и организационно-правовых документов организации в области работы с электронными документами.

Работа с электронными документами должна базироваться на соответствующем техническом обеспечении. Техническое обеспечение работы с электронными документами в организации должно позволять реализовать все стадии работы с электронными документами.