69

проект

ГОСТ Р 000000 – 0000

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информационная технология

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Основные положения

Information technology. Organization management

Records management of organization

_____________________________________________________________________________

Дата введения 0000.00.00

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на процессы документирования и работы с документами в учреждениях, предприятиях и организациях независимо от форм собственности и подчиненности, определяет основные положения по документационному обеспечению (сопровождению) их управленческой (производственной, административной и служебной) деятельности. Положения стандарта носят методический рекомендательный характер и должны учитываться при создании новых или совершенствовании применяемых технологий управления и автоматизированных систем обработки документированной информации (автоматизированных систем управления и делопроизводства, систем электронного документооборота и т.п.) как в целом, так и по отдельным направлениям, блокам (модулям) проектных работ.

Учитывая многовариантность подходов к организационному проектированию систем управления документацией организации и многокритериальность возможной оценки при выборе варианта, настоящий стандарт содержит:

1. Приложение А (справочное) – «Показатели сравнительной оценки эффективности и выбора автоматизированной системы документационного обеспечения управления»

2. Приложение Б (справочное) – «Выборочные показатели оценки управления документацией организации».

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы:

• Федеральный закон Российской Федерации № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

• Федеральный закон Российской Федерации № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

• Федеральный закон Российской Федерации № 125-ФЗ от 15 декабря 2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации»

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

• ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации.

• ГОСТ Р ИСО 9000 – 2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

• ГОСТ ИСО 15489-1-2001. Информация и документация. Управление записями. Часть 1. Общие требования. Часть 2. Руководящие указания. Перевод ВНИИКИ. – М.: - 2003.

• ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

3. Термины, определения и сокращения

3.1. Термины и определения

В настоящем стандарте используются следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1. Администрирование – распорядительная деятельность

3.1.2. Архив электронный – хранилище электронных документов и баз данных

3.1.3. Архивные органы (архивное агентство, архивное учреждение, архивная программа) – агентство или программа, ответственная за отбор, организацию и сохранность архивов, обеспечение доступа к архивам и ответственное за уничтожение документов

3.1.4. Автоматизированная система делопроизводства (документационного обеспечения управления) – организованная на основе применения компьютерных информационных технологий работа по документированию и документационному обеспечению деятельности

3.1.5. Аутентичность – правовая сила (значимость)

3.1.6. Документ – зафиксированная на материальном носителе или в электронной среде информация

3.1.7. Документирование – процесс создания документов

3.1.8. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

3.1.9. Документооборот (электронный) – движение документов в компьютерной сети

3.1.10. Документопоток – направленное движение документов

3.1.11. Документация – множество документов

3.1.12. Документированная информация – документ, документация, информационный ресурс организации

3.1.13. Документационное обеспечение управления - организованная работа с документами

3.1.14. Документационная система – информационная система, которая включает в себя, управляет и обеспечивает доступ к документам в течение времени

3.1.15. Доступ – права по поиску, использованию или хранению информации

3.1.16. Запись - информация, созданная, полученная или хранящаяся в качестве доказательства и информирования организации или человека, в соответствии с государственными требованиями или транзакциями бизнеса

3.1.17. Индексация (индексирование) - процесс проставления пометок для облегчения поиска документов или информации

3.1.18. Информационные технологии (электронные) - процесс преобразования исходных данных (исходной информации) в новый информационный продукт с применением средств электронно-вычислительной техники

3.1.19. Классификация – упорядочение (группировка) объектов изучения, документов по категориям в логической структурной связи, представленной в классификационной системе

3.1.20. Классификационная система – структурированное представление (схема) группировки изучаемых объектов, документов и др.

3.1.21. Коммуникации (информационные) – связи между объектами взаимодействия компьютерной сети

3.1.22. Комплекс документов – группировка документов по каким-либо признакам (например, дело)

3.1.23. Конвертация – процесс перевода документа с одного носителя на другой или из одного формата в другой

3.1.24. Контроль (мониторинг) – процесс, часть процесса управления, обеспечивающий получение объективной информации для принятия решений

3.1.25. Маршрутизация – 1. определение направления движения документа (документов); 2. создание, получение и хранение информации о движении и использовании документов

3.1.26. Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание и структуру документа, и способы управления ими во времени

3.1.27. Мониторинг действия (протоколирование) – процесс, в течение определенного времени отражающий (фиксирующий) действия (в документационной системе)

3.1.28. Организация – 1. Устойчивая социальная структура - объединение людей, связанных единством целей в процессе производственных отношений (учреждение, предприятие, организация); 2. Процесс, часть процесса управления, обеспечивающий работоспособность системы управления

3.1.29. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

3.1.30. Ответственность – принцип, что частные лица, организации и объединения несут ответственность за свою деятельность пред другими и должны объяснить свои действия

3.1.31. Передача документов (транзакция)- см. Переход

3.1.32. Перемещение (миграция) - действия по переводу документа из одной системы в другую с сохранением подлинности, достоверности, используемости документа

3.1.33. Переход – 1. изменение владельца и ответственного за документ; 2. движение документов из одного места в другое

3.1.34. Перечень документов – систематизированный справочник, составленный со вспомогательными целями организации работы с документами (например, для определения сроков хранения)

3.1.35. Пользователь – участник системы

3.1.36. Регистрация (учет) – присвоение документу уникального идентификационного номера, под которым документ попадает в систему

3.1.37. Регламент (административный) – предписанные правила организации работ

3.1.38. Реквизиты документа – идентифицирующие элементы формы (признаки) документа

3.1.39. Решение (резолюция, поручение) – управленческие действия в процессе управления

3.1.40. Система – упорядоченное множество, представляющее собой единство взаимосвязанных (взаимодействующих, взаимообусловленных) элементов, находящихся в состоянии относительной стабильности (эмерджентности), которые могут быть выявлены, формализованы (описаны) и представлены в виде модели отношений

3.1.41. Система документов (унифицированная) – упорядоченное по каким-либо определенным признакам общности множество документов

3.1.42. Сообщение (электронное) – запись (см. Запись) информации предназначенная для передачи

3.1.43. Структура – описание формализованных отношений элементов системы (отражение модели)

3.1.44. Табель документов – классификатор форм

3.1.45. Уничтожение (утилизация) – процесс уничтожения документа без возможности восстановления

3.1.46. Управление – целенаправленное воздействие субъекта (управляющей части, подсистемы) на объект (управляемую часть, подсистему)

3.1.47. Управление документацией – процесс организации работы с документами

3.1.48. Управленческий документ – документ, обращающийся в системе социально-экономического управления

3.1.49. Хранение – действия по обеспечению технической и интеллектуальной сохранности документов в течение времени

3.1.50. Шаблон документа - форма, используемая для документирования (записи) информации

3.1.51. Электронный документ – документ в электронно-цифровой форме записи