6.5. Процессы управления документацией организации

6.5.1. Процессы управления документаций организации направлены на документационное обеспечение ее основной функциональной деятельности и должны отвечать требованиям и условиям организационной среды. Для приведения в соответствие управления документацией с организационными потребностями и создания определенной системы или ее совершенствования необходимо последовательное проведение комплекса предварительных работ организационного проектирования, включающих:

а) Предварительное обследование организации. Сбор информации по документам и методами организационного проектирования (анкетирования, интервьюирования); идентификация и документирование целей, задач и функций организации, ее структур, правового статуса, окружающей управленческой среды, критических факторов и недостатков в организации и документационном обеспечении управления.

б) Анализ управленческой деятельности организации. Идентификация управленческих функций, видов деятельности, работ, процессов, процедур и составляющих их операций, а при необходимости и элементов операций (микроопераций); идентификация состава документируемых функций и соответствующего им состава документов, их классификация, и составление классификаторов; описание хода (алгоритмизация) процессов управления, составляющих их процедур и операций.

в) Проектирование управления документацией организации. Анализ существующих документных и других информационных систем по критериям оценки эксплуатационных характеристик на соответствие требованиям, предъявляемым к документации; выбор и оптимизация структуры документов, наиболее соответствующих управленческим функциям, видам деятельности, процессам, процедурам, операциям управления; перепроектирование при необходимости управленческих процессов и действующих информационно-коммуникационных систем для включения в них возможностей управления документами.

г) Внедрение управления документацией. Внедрение проекта системы управления документацией должно проводиться планомерно, поэтапно с учетом конкретной ситуации и обеспечивать интеграцию работы взаимосвязанных систем и их составных частей.

д) Контроль управления документацией организации. Система управления документацией организации должна обеспечивать возможность регулярного, постоянного контроля (мониторинга, слежения) процессов документирования, документационного обеспечения деятельности, состояния качественных показателей документации и процессов управления; предусматривать возможность корректирующих действий, а также архивирования, конвертации или преобразования документальной информации; результаты мониторинга (контроля) должны использоваться для совершенствования системы управления документацией.

6.5.2. Управление документацией организации осуществляется на всех стадиях жизненного цикла документов как в процессах документирования и документационного обеспечения оперативной деятельности, так и после их завершения в процессах архивного хранения.

6.5.2.1. На стадии документационного обеспечения управления в процессе оперативной деятельности организации основные виды работ, традиционно выполняемые с документами, представлены в Приложении (1).

6.5.2.2. На стадии архивного хранения документации только отдельные виды работ с документами выполняются в архиве организации и находятся в сфере управления документацией организации; состав работ с документацией в архиве организации во многом зависит от масштабов организации (объемов документации). Значительная часть работы с документами выполняются в специализированных архивах и находятся в их сфере управления.

6.5.3. К функциям управления документацией организации, подлежащим первоочередной автоматизации с помощью информационных технологий относятся:

• прием, регистрация, учет, передача и поиск полученных документов;

• автоматизированный ввод и обработка документов (в том числе с использованием встроенных механизмов сканирования и, при необходимости, распознавания текста);

• маршрутизация документов;

• рассылка документов;

• контроль за исполнением документов;

• подготовка (в том числе совместное визирование) и выпуск документов;

• подготовка заседаний коллегии, совещаний и других конферентных мероприятий, и контроль выполнения поручений, выданных в результате их проведения;

• работа с хранилищами (библиотеками) документов;

• архивное хранение документов

• выдача справок и отчетных документов;

• регистрация и контроль исполнения письменных обращений граждан;

• формирование и отработка запросов с отображением найденной информации, формирование справок по запросу, реестров, статистики;

• обработка, регистрация и учет отправленной корреспонденции;

• ведение папок рабочих документов подразделений;

• ведение нормативно-справочной информации;

• администрирование системы.

6.5.4. Аппаратно-программная среда системы управления документацией организации, состав технических средств и программного обеспечения управления документацией организации должны соответствовать потребностям конкретной организации и отвечать условиям социальной и технико-экономической целесообразности, предусматривать возможность наращивания (масштабируемости) системы, интеграции со смежными информационными системами, способствовать повышению эффективности труда и управления и отвечать другим подобным критериям, приведенным в Приложении А к настоящему стандарту.

Транспортной основой автоматизации управления документации как внутри организации, так и для территориально распределенных объектов (уровней управления) должна быть система «электронной почты», которая создается на основе локальной или глобальной компьютерной телекоммуникационной сети связи, так называемой интернет/интранет-технологии.

6.5.4.1. Конкретные требования к аппаратно-программной среде системы управления документацией зависят от объемов обрабатываемой документальной информации и количества одновременно работающих пользователей, организации их доступа к информации. При создании (эксплуатации) территориально-распределенной системы управления документацией в организации могут быть использованы одно- и/или многосерверная система с использованием сервера(ов) репликации и/или сервера(ов) WEB-доступа. Сервер репликации используется в организациях, имеющих несколько удаленных локальных сетей, в которых необходим постоянный оперативный доступ к данным системы. Механизм репликации позволяет выстраивать иерархию серверов, ограничивать доступ и условия выборки передачи данных и документированной информации между серверами посредством режима сеансов связи (off-line) с произвольным способом передачи информации (электронная почта, прямое соединение, на диске). При использовании WEB-доступа осуществляется работа с документами, хранящимися на сервере, в режиме реального времени. На уровне пользователей подобных систем используются автоматизированные рабочие места, оснащенные универсальными компьютерными комплексами (с процессором Pentium 4 2000 MHz или более мощный, ОЗУ 512 Мb с возможностью расширения до 1-2 Gb, жесткими дисками 3-5 и более с частотой вращения 15000 об./мин., размером свободного места не менее 10-50 Gb).