- •Область применения
- •2. Нормативные ссылки
- •3. Термины, определения и сокращения
- •3.1. Термины и определения
- •3.2. Сокращения
- •Общие положения об управлении документацией организации
- •Назначение управления документацией организации
- •4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- •Система управления документацией
- •Основные составные части суд организации
- •Служба управления документацией организации
- •Общие положения
- •6.2. Структура службы управления документацией организации
- •6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- •6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- •6.5. Процессы управления документацией организации
- •Документирование информации
- •7.4. Состав управленческой документации организации
- •7.5. Унифицированные системы документации
- •7.6. Составление и оформление документов
- •8. Организация и технология документооборота
- •8.1. Коммуникации в системе управления
- •8.2. Порядок обработки поступающих документов
- •8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- •8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- •8.5. Электронная почта организации
- •8.5.2. Организация уэп
- •8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- •8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- •8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- •8.5.6. Режим работы уэп
- •8.5.7. Контроль за работой уэп
- •9. Регистрация и учет документов организации
- •9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- •9.2. Учет количества документов
- •10. Информационно-поисковая система
- •11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- •12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- •13. Организация хранения документов
- •13.1. Номенклатура дел организации
- •13.1.7. Формирование дел
- •13.2. Оперативное хранение документов в организации
- •13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- •13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •13.3.1. Экспертиза ценности документов
- •13.4. Хранение электронных документов
8.3. Порядок обработки отправляемых документов
8.3.1. Документы, отправляемые организацией через почту, связь, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и передачу в отделение связи.
Подготовка почтовых отправлений осуществляется службой управления документацией организации централизованно в соответствии с действующими Почтовыми правилами Почты России.
Документы, предназначенные для почтового отправления передаются в экспедицию службы управления документацией организации полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
8.3.2. При необходимости массовой рассылки документов в структурном подразделении организации или в экспедиции службы управления документацией составляются или используются заранее установленные реестры рассылки документов со списками постоянных адресатов (корреспондентов).
Аналогично организуется обработка и отправление документов курьерской связью.
8.3.3. На заказную корреспонденцию составляется внутренняя опись почтовых вложений, в которой составитель описи проставляет свою фамилию и дату отправки.
8.3.4. Отправка съемных компьютерных носителей документированной информации производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации, с сопроводительным письмом, копия которого хранится согласно установленным правилам делопроизводства.
8.3.5. Документы всех видов, подлежащие отправлению адресатам, должны обрабатываться и отправляться в течение первого или следующего рабочего дня с момента передачи в экспедицию.
8.4. Порядок передачи документов внутри организации
8.4.1. Централизованная передача документов между структурными подразделениями организации осуществляется через курьеров службы управления документацией, децентрализованная – через лиц, ответственных за делопроизводство (документационное обеспечение) структурных подразделений. При передаче документов делаются соответствующие отметки в регистрационной карточке (форме) сопровождения передачи.
8.4.2. В автоматизированной системе управления документацией организации, передача документированной информации в виде ЭлД осуществляется в соответствии с программами маршрутизации по телекоммуникационным каналам компьютерной сети.
Часто повторяемые передачи документов подлежат регламентации со стороны службы управления документацией организации, по которым в АСД могут быть настроены типовые маршруты передачи ЭлД.
Маршрутизация передачи ЭлД может быть параллельной и последовательной. При необходимости схема маршрутов движения и передачи ЭлД может иметь сетевую (древовидную) структуру.
При маршрутизации ЭлД должна обеспечиваться возможность постоянного мониторинга (контроля) местонахождения и состояния (целостности, ненарушимости) документа на всем протяжении или в определенных точках (пунктах) маршрута.