- •Область применения
- •2. Нормативные ссылки
- •3. Термины, определения и сокращения
- •3.1. Термины и определения
- •3.2. Сокращения
- •Общие положения об управлении документацией организации
- •Назначение управления документацией организации
- •4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- •Система управления документацией
- •Основные составные части суд организации
- •Служба управления документацией организации
- •Общие положения
- •6.2. Структура службы управления документацией организации
- •6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- •6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- •6.5. Процессы управления документацией организации
- •Документирование информации
- •7.4. Состав управленческой документации организации
- •7.5. Унифицированные системы документации
- •7.6. Составление и оформление документов
- •8. Организация и технология документооборота
- •8.1. Коммуникации в системе управления
- •8.2. Порядок обработки поступающих документов
- •8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- •8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- •8.5. Электронная почта организации
- •8.5.2. Организация уэп
- •8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- •8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- •8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- •8.5.6. Режим работы уэп
- •8.5.7. Контроль за работой уэп
- •9. Регистрация и учет документов организации
- •9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- •9.2. Учет количества документов
- •10. Информационно-поисковая система
- •11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- •12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- •13. Организация хранения документов
- •13.1. Номенклатура дел организации
- •13.1.7. Формирование дел
- •13.2. Оперативное хранение документов в организации
- •13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- •13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •13.3.1. Экспертиза ценности документов
- •13.4. Хранение электронных документов
8.5. Электронная почта организации
8.5.1. Для обеспечения оперативности создания, приема-передачи и движения (транспортирования) документированной информации службой управления документацией организации на основе компьютерной телекоммуникационной сети общего или специального назначения может быть реализована информационная технология называемая электронной почтой (ЭП), являющаяся составной частью системы электронного документооборота (СЭД, АСД, АСУД, АСДОУ). Электронная почта обеспечивает транспортирование документированной информации в электронно-цифровой форме (ЭлД) в переделах организации (между структурными подразделениями) и за ее пределы, в другие организации.
8.5.1.1. Организационно-техническим ядром электронной почты является узел и его подразделения, абонентские пункты электронной почты (УЭП, АПЭП), под которыми понимается автоматизированные рабочие места (АРМ), оснащенные персональными компьютерами (ПК) с универсальным и/или специальным или прикладным программным обеспечением, предназначенным для работы с документами в режиме индивидуального или коллективного пользования.
8.5.1.2. Абонентами УЭП являются структурные подразделения службы управления документацией организации, лица, ответственные за делопроизводство и ответственные исполнители структурных подразделений.
8.5.1.3. Администраторами УЭП и абонентских пунктов компьютерной сети организации назначаются должностные лица службы управления документацией, структурных подразделений организации, ответственные за делопроизводство и ответственные исполнители структурных подразделений.
8.5.1.4. Деятельность администраторов УЭП, должностных лиц и исполнителей регламентируется должностными и служебными регламентами и рабочими инструкциями в соответствии с их компетенцией, установленной нормативными актами и организационно-распорядительными документами.
8.5.2. Организация уэп
8.5.2.1. Организация узла электронной почты (УЭП) - комплекс организационных и технических мероприятий, направленных на создание системы передачи и получения документов и документируемой информации по компьютерной сети с использованием коммутируемых и выделенных телекоммуникационных каналов. Организационные мероприятия проводятся руководителем службы управления документацией организации совместно с руководителями и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
8.5.2.2. К организационным мероприятиям относятся:
- подготовка комплекса документов, регламентирующих работу УЭП;
- согласование подготовленных инструктивно-методических документов, регламентирующих работу УЭП;
- назначение и обучение ответственных лиц (администраторов и исполнителей-операторов);
- корректировка должностных инструкций работников, занятых в технологическом процессе приема-передачи документов по электронной почте;
- контроль исполнения инструктивно-методических документов, регламентирующих работу УЭП.
8.5.2.3. Аппаратно-программный комплекс УЭП (АПЭП) устанавливается в соответствии с техническими требованиями, планами и регламентами работы и состоит из персонального компьютера, работающего в компьютерной сети организации, оснащенного модемом, подключенным к телефонным каналам связи, и комплектного программного обеспечения.