3.2. Сокращения

В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:

3.2.1. АСД – автоматизированная система делопроизводства

3.2.2. АСДОУ – автоматизированная система документационного обеспечения управления

3.2.3. АСУД – автоматизированная система управления документацией (документами)

3.2.4. ДОУ – документационное обеспечение управления

3.2.5. ИТ – информационная(ые) технология(и)

3.2.6. ИКТ – информационно-коммуникационные технологии

3.2.7. ИПС – информационно-поисковая система

3.2.8. ОКТЭИ – Общероссийские классификаторы технико-экономической информации

3.2.9. СЭД – система электронного документооборота

3.2.10. СУД – система управления документацией (документами)

3.2.11. ЭЦП – электронная цифровая подпись

3.2.12. ЭВТ – электронная вычислительная техника

3.2.13. ЭлД – электронный документ

4. Общие положения об управлении документацией организации

1. Назначение управления документацией организации

4.1.1. Управление документацией является составной частью социально-экономического управления, т.е. управления во всех вместе и/или каждом в отдельности из учреждений, предприятий и организаций (далее – организация). Логическая целесообразность и измеряемая оценочная эффективность деятельности организации сопряжена с реализацией управленческих функций, обеспечивающих направленное воздействие субъекта управления на объект, т.е. управляющего органа на управляемый, для получения ожидаемого результата. Взаимодействие субъекта и объекта управления организации отражает сложный, многоаспектный и комплексный характер информационных связей между ними, выполняющих роль приводного ремня в механизме управления организаций, находящихся одновременно в зависимости от согласованности и адекватности выполнения управленческий функций и применяемых информационно-коммуникационных технологий.

Представление об организации как целостной единой системе и информационном взаимодействии выделяемых в ней составных частей (подсистем, компонентов, элементов) между собой и с окружением создает базовую основу для системного проектирования и создания необходимых условий эффективной деятельности организации и управления ею.

Важное место в обеспечении информационного взаимодействия составных частей организационной системы как в количественном (по объему), так и в качественном, особенно в правовом отношении, принадлежит документированной информации (документации), которая служит основным информационным ресурсом организации.

Документация является существенной компонентой организации, основной составляющей информационной технологии, обеспечивающей информационное взаимодействие составных частей организационной системы и ее управления.

Необходимость управления информационным взаимодействием составных частей организации и ее информационными ресурсами диктуется объективными законами и тенденциями постоянного возрастания объемов информации, в т.ч. документируемой.

4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации

4.2.1. Общими для управления документацией организации являются следующие принципы:

- законности – обязательности соблюдения прав, полномочий, компетенции и ответственности, установленной законодательством и нормативными правовыми актами по документированию управленческой деятельности;

- системности – обязательности объективного научного подхода в определении целей, структурировании и формализации (описании) составляющих элементов управления документацией организации (объектов, процессов и пр.), их визуализированного представления, проектирования, внедрения и использования (эксплуатации) как особой (самостоятельной, специальной) системы управления документацией (СУД);

- комплексности – необходимости учитывать в единстве все формализованные внешние и внутренние взаимосвязи составляющих элементов СУД;

- классифицируемости – группировки элементов системы управления документацией организации (типов, видов и разновидностей документов, данных объектов, предметов, вопросов адресатов, корреспондентов, исполнителей структурных подразделений и т.д.) для обеспечения работы с документированной информацией;

- унификации (стандартизации) – установление общих требований к документации, процессам, средствам документирования и информационным технологиям по форме и содержанию (целостность, информативность, полнота, точность, краткость и др.), аутентичность, достоверность, пригодность к использованию;

- технологичности – оптимальной автоматизации и механизации процессов управления документацией для обеспечения ритмичности, прямоточности, параллельности, дублирования, оперативности и других подобных параметров движения документации (документооборота);

- развития и масштабируемости (наращивания) составляющих элементов СУД;

- сохранности – обеспечение хранения документированной информации, ее защиты от несанкционированного доступа, использования и уничтожения;

- эффективности – требования к экономичности, минимизации затрат и достижению высокой результативности управления документацией и всей управленческой (административной, служебной, производственной) деятельности организации;

- доступности – возможности освоения, внедрения, применения, использования и эксплуатации всех элементов СУД организации;

- надежности – обеспечение стабильности работоспособности, прочности, ненарушаемости и защиты от неавторизированного изменения структурных элементов СУД.

4.2.2.Общие и конкретные требования к управлению документацией организаций утверждаются законодательными и другими нормативными, правовыми актами и методическими документами по уровням управления в порядке их приоритетности:

- межгосударственного;

- государственного;

- федерального (межотраслевого);

- субъекта Российской Федерации;

- муниципального образования;

- корпоративного (учреждения, предприятия, организации государственной и/или негосударственной сфер экономики).

Конкретные требования могут быть направлены на разработку (проектирование) новой и/или совершенствование действующей системы управления документацией (документационного обеспечения управления) как составной части управления деятельностью (производственной, административной, служебной,) организации.

Примечание: Для современных организаций характерно использование на практике работы с документами так называемых бумажно-безбумажных информационных технологий, в которых традиционные бумажные документы применяются наряду с электронными документами (ЭлД). Обмен документами между исполнителями и структурными подразделениями внутри организации зачастую осуществляется в электронном виде. Информационное взаимодействие с другими организациями ведется на основе согласованных систем электронного обмена данными, а при отсутствии таковых используются бумажные документы, которые служат также при необходимости для подтверждения юридической силы (аутентичности) ЭлД, для чего также может использоваться технология электронной цифровой подписи (ЭЦП). К системам электронного документооборота (электронного обмена документацией), которые от традиционной системы делопроизводства отличаются прежде всего более высокой оперативностью передачи документированной информации, предъявляются повышенные требования к обеспечению защиты и доступа.