6.2. Структура службы управления документацией организации

6.2.1. Наименование и организационно-функциональная структура службы управления документацией организации устанавливаются в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций:

- в министерствах РФ, федеральных службах и агентствах создаются административные (организационные) департаменты или управления делами, в состав которых включаются секретариат руководства (приемная, секретариаты руководителей и его заместителей, коллегии, протокольная служба (бюро), инспекция при руководстве), общий (организационные) отдел или канцелярия (группа правительственной переписки, группа регистрации (учета) документов, экспедиция, курьер (группа), группа централизованной подготовки документов, копировально-множительная служба, группа электронной связи), отдел рассмотрения писем (жалоб), отдел разработки и внедрения электронного документооборота, архив;

- в органах власти субъектов РФ и в муниципальных органах для выполнения аналогичных функций создаются административные (организационные, общие) отделы или управления делами;

- в других государственных организациях, учреждениях и на предприятиях в зависимости от объемов документооборота создаются управления делами, канцелярии или отделы документационного обеспечения управления с аналогичными указанными выше подразделениями, как правило, с меньшей штатной численностью занятых в них сотрудников;

- в органах местного самоуправления и организациях с небольшим документооборотом работу с документацией выполняет секретарь (инспектор) или другой специально назначенный сотрудник;

- в негосударственных производственных, финансовых и общественных организациях организационно-функциональная структура службы управления документацией определяется решениями руководящих органов согласно учредительным документам.

6.2.2. Нормирование труда работников службы управления документацией организации, установление заданий, оценка результативности труда, расчет численности занятых по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени. Для определения количества работников должны применяться нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах, укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные Роструднадзором (Минздравсоцразвития РФ).

6.2.3. Организация рабочих мест и условия труда работников службы управления документацией организации регламентируются действующими нормативно-методическими документами (Минздравсоцразвития РФ, Росстроя), действующими стандартами.

6.3. Основные задачи службы управления документацией организации

6.3.1. Служба управления документацией организации осуществляет разработку и обеспечивает реализацию стратегии (политики, концепции) управления документацией в организации на длительную (обозримую) перспективу, которая должна быть утверждена руководителем организации и доведена до сведения руководителей и исполнителей на всех организационных уровнях, ответственных за реализацию принятой стратегии (политики, концепции).

6.3.2. Стратегия (политика, концепция) разрабатывается на основе анализа управленческой деятельности организации с учетом требований действующего законодательства РФ, стандартов и нормативно-методических документов, а также научно обоснованных практических рекомендаций, в наибольшей степени соответствующих целям (задачам) документирования деятельности организации, организационным и экономическим возможностям.

Стратегия (политика, концепция) управления документацией должна предусматривать цели, задачи и направления постоянного совершенствования документационного обеспечения управления производственной, административной и служебной деятельности организации; оптимизацию состава документов, их унификацию и стандартизацию; совершенствование организации и технологии документооборота на основе информационно-коммуникационных технологий, базирующихся на современных средствах электронной вычислительной техники и программного обеспечения; развитие нормативно-методического обеспечения управления документацией; совершенствование организации и нормирования управленческого труда; повышение профессиональной квалификации персонала организации в области документоведения и документационного обеспечения управления.

6.3.3. Стратегия (политика, концепция) должна регулярно пересматриваться, чтобы отражать актуальные потребности управления деятельностью организации.

6.3.4. Стратегия (политика, концепция) должна предусматривать определенность и распределение функций ответственности и полномочий в области управления документацией организации с тем, чтобы в конкретной ситуации было ясно, кто ответственен за осуществление или невыполнение необходимых действий в процессе управления.