8. Организация и технология документооборота

8.1. Коммуникации в системе управления

8.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату, сдачи в архив или уничтожения образуют документооборот, организация и технология которого находится в зависимости от построения коммуникаций (связей) в системе управления документацией организации. Параметрами оценки документооборота являются:

- количественные показатели объемов документации организации;

- содержание документов, составляющих документооборот и определяющих направления документопотоков, т.е. упорядоченного движения документов по технологической цепи операций обработки документов и переработки содержащейся в них информации;

- плотность (интенсивность, мощность) документопотока;

- дискретность (прерывный характер) документопотока;

- оперативность (скорость, периодичность, временной режим) исполнения и движения документов.

Примечание: методические указания по аналитической оценке ряда показателей документооборота, документопотоков и в целом системы управления документацией в организации содержатся в справочном Приложении Б к настоящему стандарту.

8.1.2. Порядок движения документов в организации закрепляется технологическими схемами движения документов, представляющими собой определенный алгоритм (регламент, предписание) последовательных действий в процессе работы с документацией. Названные схемы могут служить организационно-технологическими нормативно-методическими документами в системе управления документацией организации. Они разрабатываются при координации службы управления документацией и утверждаются руководством организации.

8.1.3. По особенностям содержания документации в документообороте организации выделяются три основных группы документов, отличающихся технологическими характеристиками:

- поступающая в организацию из внешней среды, входящая (входная) документация (документированная информация);

- отправляемая из организации, исходящая документация (выходная документированная информация;

- внутренняя документация организации и ее структурных подразделений.

8.2. Порядок обработки поступающих документов

8.2.1. Документы, поступающие в организацию, в т.ч. по телекоммуникационным каналам связи компьютерной сети (электронная почта) проходят экспедиционную (первичную) обработку. Прием и первичная обработка документов осуществляется службой управления документацией организации централизованно экспедицией или при отсутствии данного подразделения специально назначенным сотрудником (оператором). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Конверты с документами, в т.ч. заказные, вскрываются для проверки правильности доставки, целостности упаковки и наличия приложений. При обнаружении несоответствий составляется акт и отправителю направляется уведомление об установленном несоответствии. Конверты от поступивших документов (особенно обращений граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправления и получения документа.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп (порядковый номер, дата приема поступившего документа).

При поступлении документов в виде съемных машинных носителей (дискет, дисков, кассет и т.п.) централизованно в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.

При поступлении документов по электронной почте и каналам связи компьютерной сети (ЭлД) централизованной регистрации их приема подлежат ЭлД, официально направленные в адрес организации. Остальные ЭлД централизованной регистрации не подлежат.

8.2.2. В процессе первичной обработки службой управления документацией организации проводится предварительное рассмотрение документов с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям. При этом учитывается установленное в организации распределение обязанностей и ответственности.

Особое внимание службой управления документацией организации должно уделяться предварительному рассмотрению обращений, предложений, заявлений и жалоб граждан.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

8.2.3. Передача документов исполнителям осуществляется службой управления документацией в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, которые подлежат исполнению несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции руководителя первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление потенциального исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.