- •Область применения
- •2. Нормативные ссылки
- •3. Термины, определения и сокращения
- •3.1. Термины и определения
- •3.2. Сокращения
- •Общие положения об управлении документацией организации
- •Назначение управления документацией организации
- •4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- •Система управления документацией
- •Основные составные части суд организации
- •Служба управления документацией организации
- •Общие положения
- •6.2. Структура службы управления документацией организации
- •6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- •6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- •6.5. Процессы управления документацией организации
- •Документирование информации
- •7.4. Состав управленческой документации организации
- •7.5. Унифицированные системы документации
- •7.6. Составление и оформление документов
- •8. Организация и технология документооборота
- •8.1. Коммуникации в системе управления
- •8.2. Порядок обработки поступающих документов
- •8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- •8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- •8.5. Электронная почта организации
- •8.5.2. Организация уэп
- •8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- •8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- •8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- •8.5.6. Режим работы уэп
- •8.5.7. Контроль за работой уэп
- •9. Регистрация и учет документов организации
- •9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- •9.2. Учет количества документов
- •10. Информационно-поисковая система
- •11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- •12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- •13. Организация хранения документов
- •13.1. Номенклатура дел организации
- •13.1.7. Формирование дел
- •13.2. Оперативное хранение документов в организации
- •13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- •13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •13.3.1. Экспертиза ценности документов
- •13.4. Хранение электронных документов
8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
8.5.3.1. Групповая и индивидуальная технология работы с документной информацией реализуются на основе информационной технологии интернет/интранет (или аналогичной). Доступ к базам документов по интернет/интранет-технологии предполагает возможность оперативного доступа к банкам и отдельным документам (БД и ЭлД) в пределах корпоративной сети. Доступ и режим работы регламентируется в соответствии с компетенцией работников, должностными и рабочими инструкциями.
8.5.3.2. Технологический процесс приема-передачи документной информации по электронной почте в организации должен обеспечивать:
- подготовку документов на основе стандартных (утвержденных) бланков;
- протоколирование (документирование) работы исполнителей путем записей в базы данных версий создаваемых документов;
- учет использования бланков и идентификацию создаваемых, визуализируемых на мониторе ПК и распечатываемых документов;
- действие механизма гарантированного однозначного соответствия между документом – бумажным носителем, подписанным (завизированным, утвержденным) ЭЦП руководителя, и электронной копией документа (ЭлД), хранящейся в базе данных.
8.5.3.3. При групповой технологии работы в сетевом варианте обеспечивается протоколирование процесса обращений в коллективных базах документов.
8.5.3.4. При индивидуальной технологии работы протоколирование процесса подготовки документов отдельными сотрудниками осуществляется в локальном варианте в локальных базах документов.
8.5.3.5. Индивидуальной и коллективной технологией предусматривается возможность обмена документной информацией (записями о документах) посредством экспорта записей в выходной блок УЭП, передачи записей файла, обмена, помещения данных во входной блок другой системы, импорте записей о документах из входного блока УЭП.
8.5.3.6. Формат файла обмена должен быть стандартным.
8.5.3.7. Передача записей (файла) обмена между территориально удаленными УЭП осуществляется в виде почтового сообщения с целью передачи его адресату средствами почтовой службы корпоративной сети (протоколы SMTP, POP3 или аналогичные).
8.5.3.8. Для реализации режимов технологических процедур «отправить (разослать)» документы адресатам в компьютерной сети организуется база корреспондентов, адресатов с указанием адресов электронной почты.
8.5.3.9. Прием (импорт) записей из файла обмена осуществляется в автоматизированном режиме путем периодической проверки поступлений записей (файлов), обмена и их ввода при необходимости. Пересылка записей сопровождается подтверждением доставки. УЭП-получатель после приема (импорта) записи должен отправить подтверждение в УЭП-отправитель. В случае неподтверждения доставки в течение определенного времени УЭП-отправитель должен повторить отправку.
8.5.3.10. Технологией предусматривается режим электронной рассылки уведомлений, т.е. определенных выходных форм (контрольных карт, списков предупредительного контроля и др.) средствами электронной почтовой службы. Рассылка инициируется оператором-исполнителем подразделения делопроизводства и производится в виде почтовых сообщений (протоколы SMTP, POP3 или аналогичные), выбранных адресатом. Получение уведомлений адресатом может производиться почтовым агентом и должны сопровождаться подтверждением получения.