4. Система управления документацией

1. Основные составные части суд организации

В СУД организации структурируются следующие основные части (подсистемы):

5.1.1. Подсистема нормативно-правового обеспечения (НПО), включающего

- нормативную правовую информацию, в т.ч. межгосударственные акты (договоры, соглашения), признанные РФ;

- законодательные акты и иные нормативные правовые документы РФ;

- законодательные акты и иные нормативные правовые документы субъектов РФ;

- международные стандарты, признанные РФ;

- национальные стандарты России;

- корпоративные стандарты;

5.1.2. Подсистема информационного обеспечения, включающего

- постоянную часть информационного обеспечения (ИО), представляемую относительно стабильной информацией длительного предназначения - различными классификаторами, словарями тезаурусами, справочниками, базами данных и знаний и т.п. информационными массивами;

- переменную часть ИО, представляемую оперативной (текущей) деловой управленческой документацией;

5.1.3. Подсистема технического обеспечения (ТО), включающая комплекс проектно-технической и эксплуатационной документации со спецификациями:

- комплекса основных средств электронной вычислительной (компьютерной) и телекоммуникационной техники;

- комплекса средств аудиовизуальной и организационной техники;

- комплекса вспомогательного оборудования – технические регламенты.

5.1.4. Подсистема программного обеспечения, включающая пакеты (комплексы):

- базового (универсального) программного обеспечения;

- специального (прикладного) программного обеспечения, в т.ч. программного обеспечения автоматизированных рабочих мест (АРМ) СУД организации.

5.1.5. Подсистема организационного и кадрового обеспечения, включающая:

- учредительную, организационно-распорядительную и кадровую документацию организации, ее структурных подразделений и должностных лиц;

- описание организационно-функциональной структуры организации и подразделений СУД (как правило, в графической форме);

- штатное расписание (расстановка) организации, ее структурных подразделений и СУД;

- административные, должностные, регламенты, рабочие, технологические и другие инструкции с описанием алгоритмов (правил) деятельности организации и должностных лиц;

- нормы и нормативы труда специалистов, занятых в СУД;

- планы, программы и иные учебно-методические материалы документоведческой (делопроизводственной и информационно-технологической) подготовки, переподготовки и повышения профессиональной квалификации руководящих работников и специалистов организации по управлению документацией.

Примечание: приведенный выше состав подсистем СУД организации является ориентировочным и уточняется в каждом конкретном случае.

4. Служба управления документацией организации

1. Общие положения

6.1.1. Управление документацией в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю; цели, задачи, функции, права и ответственность службы управления документацией организации устанавливаются соответствующими положениями; выполняемые в организации работы с документами регламентируются в соответствии с применяемыми информационными технологиями, административными информационными технологиями, регламентами, инструкциями и другими организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами постоянного или длительного действия.

6.1.2. Должностные лица организаций в управлении документацией и работе с документами руководствуются требованиями законодательства РФ, административными служебными регламентами, другими нормативно-методическими документами федеральных органов исполнительной власти и организации.

6.1.3. Нормативно-методические документы органов исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения управлении и управления документацией не должны ограничивать прав подведомственных организаций, представленных законодательством Российской Федерации.