3.6. Создание сводной таблицы

Сводная таблица представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно быстро объединять и сравнивать большие объемы данных.

В сводной таблице каждый столбец исходной таблицы становится полем сводной таблицы, в котором подводятся итоги по исходным данным. Можно менять местами строки и столбцы для получения различных итогов по исходным данным, а также показывать подробные данные по нужным областям.

Создать сводную таблицу можно с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм, который позволяет выбрать исходные данные на листе или во внешней базе данных, создает на листе область сводной таблицы и предлагает список доступных полей, при перетаскивании которых из окна списка в структурированные области выполняются подведение итогов и автоматическое вычисление и построение сводной таблицы. После создания сводной таблицы можно изменить ее макет, формат, а также развернуть ее для отображения большего объема исходных данных.

Сводные таблицы создаются на основе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Таблицы должны содержать заголовки строк или столбцов, которые необходимы для создания полей данных.

Создать сводную таблицу можно следующим образом:

• выделить ячейку таблицы, по данным которой строится сводная таблица, или таблицу целиком;

• выполнить команду меню ДанныеСводная таблица;

• в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3» в группе Создать таблицу на основе данных, находящихся: указать источник данных для построения сводной таблицы (в списке или базе данных Microsoft Office Excel, во внешнем источнике данных, в нескольких диапазонах консолидации, в другой сводной таблице или сводной диаграмме) и нажать кнопку Далее;

• если в качестве источника данных для сводной таблицы выбран вариант в списке или базе данных Microsoft Office Excel, то в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2 из 3» в поле Диапазон указать диапазон ячеек, содержащий исходные данные (если таблица с исходными данными была ранее выделена, то адрес диапазона будет автоматически подставлен в поле) и нажать кнопку Далее;

• в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3» в группе Поместить таблицу в: указать место размещения сводной таблицы (новый лист или существующий лист; при этом во втором случае ввести адрес ячейки или диапазона, куда следует вставить сводную таблицу);

• щелкнуть по кнопке Макет и в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет» определить структуру сводной таблицы:

• из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащить нужные поля в области сводной таблицы, Строка и Столбец;

• поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащить в область Данные;

• поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащить в область Страница (для изменения расположения полей можно перетащить их из одной области в другую; для удаления поля перетащить его за пределы области);

• получив нужный макет, нажать кнопку OK и затем кнопку Готово.

Можно также определить структуру сводной таблицы непосредственно на листе, где она должна быть создана, для чего после указания места размещения сводной таблицы нажать кнопку Готово. В этом случае на листе будет представлен пустой макет сводной таблицы и отображены панель инструментов «Сводные таблицы» и диалоговое окно «Список полей сводной таблицы» с кнопками для каждого поля из исходной таблицы (если список полей не отображается, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в области макета сводной таблицы и в контекстном меню выбрать команду Показать список полей, либо на панели инструментов «Сводные таблицы» нажать кнопку ). Для определения структуры сводной таблицы следует:

• перетащить поля с данными, которые требуется отобразить в строках (столбцах), в область макета с надписью Перетащите сюда поля строк (Перетащите сюда поля столбцов);

• перетащить поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, в область с надписью Перетащите сюда элементы данных (при добавлении нескольких полей данных их можно разместить в определенном пользователем порядке, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по полю данных и в контекстном меню выбрать команду ПорядокВниз (В начало, Вверх, В конец) или использовать аналогичную команду списка Сводная таблица на панели инструментов «Сводные таблицы»).

• перетащить поля, которые требуется использовать как поля страниц, в область с надписью Перетащите сюда поля страниц;

• для того чтобы скрыть границы областей сводной таблицы, щелкнуть мышью за пределами сводной таблицы.

Определить структуру сводной таблицы можно также с помощью диалогового окна «Список полей сводной таблицы», для чего выделить нужное поле, выбрать в списке название области сводной таблицы, куда его следует поместить, и нажать кнопку Поместить в.

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Microsoft Excel 2003 по умолчанию применяет функцию Сумма, а к нечисловым полям – функцию Количество значений. Чтобы использовать другую итоговую функцию, необходимо установить курсор в на нужное поле сводной таблицы и использовать команду Параметры поля меню Сводная таблица или кнопку панели инструментов «Сводные таблицы», либо в контекстном меню сводной таблицы выбрать команду Параметры поля. В диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы» в поле Операция можно выбрать функцию для подведения итогов (например, Среднее, Максимум, Минимум и др.). Имеется возможность применения к одному и тому же полю любого количества итоговых функций, для чего нужно перетащить кнопку поля в область данных несколько раз и выбрать для каждой копии поля нужную функцию.

Параметры сводной таблицы можно установить в диалоговом окне «Параметры сводной таблицы», вызываемом кнопкой Параметры диалогового окна «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3», или командой Параметры таблицы меню Сводная таблица панели инструментов «Сводная таблица» (курсор при этом должен находиться в созданной сводной таблице). В диалоговом окне «Параметры сводной таблицы» в области Формат устанавливаются параметры форматирования сводной таблицы, а в области Данные – параметры источника данных сводной таблицы.

Установка флажков общая сумма по столбцам и общая сумма по строкам позволяет задать автоматическое определение промежуточных итогов, а автоформат – использование параметров автоформата при форматировании таблицы. Если установлен флажок сохранять форматирование, выполненное ранее форматирование сводной таблицы сохранится и после перегруппировки данных. В результате установки флажка включать скрытые значения в сводной таблице учитываются значения, находящиеся в скрытых ячейках.

Несмотря на то, что сводная таблица связана с исходными данными, при изменении исходных данных она не обновляется автоматически. Для обновления сводной таблицы необходимо установить курсор в таблицу и выполнить команду меню ДанныеОбновить данные или нажать кнопку панели инструментов «Сводные таблицы». Можно обеспечить автоматическое обновление сводной таблицы при каждом открытии файла с помощью команды Параметры таблицы меню Сводная таблица панели инструментов «Сводные таблицы», при этом будет отображено диалоговое окно «Параметры сводной таблицы», в котором следует установить флажок обновить при открытии. Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются значения обеих таблиц. Для таблиц, построенных на внешнем источнике данных, возможно обеспечение автоматического обновления данных через указанные промежутки времени установкой флажка обновлять каждые в диалоговом окне «Параметры сводной таблицы».

Если возникает необходимость просмотра исходной информации, использованной для вычисления значения поля, следует установить курсор на это значение и нажать кнопку панели инструментов «Сводные таблицы» или сделать двойной щелчок по значению левой кнопкой мыши (предварительно в диалоговом окне «Параметры сводной таблицы» должен быть установлен флажок развертывание разрешено). При этом детальные данные будут представлены на новом листе. Для отображения детальных данных можно использовать команду Группа и структураОтображать детали контекстного меню сводной таблицы. При этом если курсор не был установлен на значение поля, откроется диалоговое окно «Показать детали», в котором следует выбрать поле, содержащее детали, которые нужно показать. Это приведет к отображению детальных данных непосредственно в сводной таблице.

Сводная таблица может быть скопирована на другой рабочий лист. Перемещение таблицы не отражается на ее свойствах.

Контрольные вопросы

1. Как создать список данных на текущем листе?

2. Как присвоить списку имя?

3. Каким образом использовать подготовленный ранее список для автоматизации ввода данных в диапазон ячеек, находящийся на одном листе со списком?

4. Как использовать список, созданный на другом листе книги?

5. Каким образом можно произвести анализ данных в таблицах?

6. В каких случаях применяется фильтрация данных?

7. Чем отличается автофильтр от расширенного фильтра?

8. Как применить расширенный фильтр к таблице?

9. Как задаются критерии фильтрации? Приведите примеры.

10. Каким образом можно произвести автоматическое вычисление итогов? Что должно быть предварительно выполнено?

11. В каких случаях можно использовать консолидацию данных?

12. Где могут находиться данные, подлежащие консолидации?

13. Как выполнить консолидацию данных?

14. Для чего предназначены сводные таблицы?

15. Что может являться основой для построения сводных таблиц?

16. Как вызывается Мастер сводных таблиц?

17. Как установить параметры сводной таблицы?

18. Какие опции можно задавать в диалоговом окне «Параметры сводной таблицы»?

19. Какие операции можно выполнить с помощью панели инструментов «Сводные таблицы»?

20. Как изменить вид сводной таблицы?

21. Как показать детали сводной таблицы?