3.3. Объединение данных с помощью функции суммирования

Для объединения данных нескольких рабочих листов может быть использована встроенная функция суммирования, в качестве аргументов которой указываются данные с разных рабочих листов. Суммирование можно выполнить в следующей последовательности:

• для удобства расположить на экране листы с исходными данными и лист, на котором должны быть получены суммарные данные, в разных окнах с помощью команд меню ОкноНовое и ОкноРасположить;

• активировать ячейку листа, в которой должно быть получено суммарное значение, и щелкнуть по кнопке ;

• щелкнуть по ярлыку первого из листов с исходными данными, выделить ячейку, данные которой подлежат суммированию, и ввести с клавиатуры в качестве разделителя аргументов точку с запятой (для указания на данном листе нескольких несмежных ячеек или диапазонов в качестве аргументов функции СУММ также следует использовать точку с запятой);

• аналогичные действия выполнить на остальных листах с исходными данными (после последнего из аргументов функции СУММ разделитель не ставится) и нажать клавишу <Enter> (в результате на итоговом листе будет получено суммарное значение);

• при необходимости скопировать формулу в другие ячейки.

Если указание аргументов производится непосредственно в диалоговом окне функции СУММ, то разделители аргументов вводить не следует (они будут автоматически добавлены в формулу).

При изменении исходных данных автоматически будет пересчитана итоговая сумма.

3.4. Консолидация данных

Для объединения данных из нескольких диапазонов в одном итоговом диапазоне может быть выполнена консолидация данных (например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства фирмы, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам). При этом подлежащие консолидации диапазоны могут располагаться на одном листе, на разных листах и в разных книгах.

Консолидированные данные можно связать с исходными данными с тем, чтобы последующие изменения в исходных диапазонах отражались в итоговом диапазоне. Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Это возможно только при обновлении консолидации вручную.

Консолидировать данные можно:

• по положению, при этом объединяются данные с разных листов из ячеек с одинаковыми адресами во всех исходных диапазонах (заголовки столбцов или строк при объединении данных не учитываются);

• по категории, при этом в качестве основы для объединения данных используются заголовки столбцов или строк.

Консолидацию по положению следует использовать в случае, если данные всех исходных диапазонов находятся в одном месте на листах и размещены в одинаковом порядке (например, данные нескольких листов, созданных на основе одного шаблона).

Консолидацию по категории следует использовать в случае, если требуется обобщить данные диапазонов, имеющих одинаковые заголовки столбцов и строк, но различную организацию данных (например, при наличии нескольких диапазонов с разными макетами планируется объединять данные по строкам или столбцам с одинаковыми подписями).

Для консолидации данных по положению необходимо выполнить следующие действия:

• установить курсор в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором должны быть размещены консолидируемые данные, или выделить весь диапазон (выделенный диапазон должен включать только фактически объединяемые значения без заголовков столбцов и строк);

• выполнить команду меню ДанныеКонсолидация для вызова диалогового окна «Консолидация»;

• в поле Функция выбрать функцию, которая будет использоваться при объединении данных (Сумма, Количество, Среднее, Максимум, Минимум и др.);

• в поле Ссылка ввести с клавиатуры адрес первого консолидируемого диапазона (он должен совпадать по размеру с итоговым диапазоном), или выделить его с помощью мыши, предварительно перейдя на лист с данными, подлежащими консолидации, и нажать кнопку Добавить (адрес указанного диапазона появится в поле Список диапазонов);

• аналогично указать остальные консолидируемые диапазоны (при переходе на очередной лист они будут уже выделены по аналогии с первым консолидируемым диапазоном);

• не устанавливать флажки в группе Использовать в качестве имен;

• если значения диапазона консолидации требуется обновлять автоматически при каждом изменении данных в каком-либо исходном диапазоне, и не потребуется изменять или добавлять диапазоны исходных данных для консолидации, установить флажок Создавать связи с исходными данными;

• нажать кнопку ОК.

Если консолидируемые диапазоны расположены на одном листе с итоговым диапазоном, консолидация проводится аналогично, при этом консолидируемые диапазоны автоматически при переходе с листа на лист не выделяются, и установка связи с исходными данными невозможна.

При консолидации данных по категории необходимо учитывать следующее:

• в консолидируемые диапазоны следует включать заголовки строк или столбцов, по которым будут идентифицироваться данные при объединении;

• в группе Использовать в качестве имен следует установить флажки, соответствующие расположению подписей в исходных диапазонах: подписи верхней строки, значения левого столбца или оба одновременно (все подписи, не совпадающие с подписями в других исходных областях, в консолидированных данных будут расположены в отдельных строках или столбцах).