3. Анализ данных

3.1. Создание списков

Одной из задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является работа со списками.

Список – набор строк таблицы, содержащий взаимосвязанные данные, например адреса, телефоны клиентов и т. д. Значения из списка можно выбирать и подставлять в ячейки.

Для создания списка на текущем листе необходимо:

• ввести в строку или в столбец данные, которые будут использоваться в качестве списка (пустые ячейки в список не включаются);

• выделить ячейки, в которые необходимо будет подставлять значения из списка;

• выполнить команду меню ДанныеПроверка;

• в диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке Параметры выбрать Список в поле Тип данных;

• в поле Источник ввести с клавиатуры после знака равенства (=) адрес диапазона ячеек, содержащих список, или выделить его с помощью курсора мыши.

Если данные, которые будут использоваться в качестве списка, находятся на другом листе или в другой книге, то необходимо предварительно присвоить имя диапазону ячеек, содержащих эти данные.

Для присваивания имени ячейке или диапазону ячеек необходимо:

• выделить диапазон ячеек, которому необходимо присвоить имя;

• выполнить команду меню ВставкаИмяПрисвоить, в диалоговом окне «Присвоение имени» ввести имя и нажать кнопку Добавить; либо установить курсор в поле имени (слева в строке формул), ввести имя диапазона и нажать клавишу <Enter>.

Указать затем присвоенное имя в поле Источник на вкладке Параметры диалогового окна «Проверка данных» можно следующими способами:

• выполнить команду меню ВставкаИмяВставить, выбрать имя диапазона ячеек с данными списка в диалоговом окне «Вставка имени» и нажать кнопку OK;

• ввести имя диапазона ячеек с данными списка с клавиатуры после знака равенства (=).

Если существует вероятность увеличения количества элементов списка, то можно перед присвоением имени диапазону ячеек списка включить в него столько ячеек, сколько элементов списка предполагается вводить, присвоить имя диапазону и ввести это имя в поле Источник. При увеличении или уменьшении количества элементов списка, находящегося на листе, соответствующие изменения будут автоматически внесены в список данных ячейки.

3.2. Фильтрация данных

Фильтр – это быстрый и легкий способ поиска требуемого подмножества записей (строк) в таблице.

В отфильтрованной таблице отображаются только записи, отвечающие условиям фильтрации, заданным для столбца (остальные строки скрываются, однако порядок расположения всех строк остается прежним).

Условие фильтрации – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей.

В Microsoft Excel 2003 имеются две команды для фильтрации данных:

• Автофильтр для простых условий отбора;

• Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

Пользовательский Автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное значение или отвечающих несколькими условиям для столбца (например, строк, содержащих значения из конкретного диапазона).

При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки , щелчок по которым раскрывает список значений для задания условия отбора строк (для столбцов, по которым выполнена фильтрация, указанная кнопка отображается голубым цветом).

Фильтрация данных с использованием автофильтра выполняется в следующей последовательности:

• выделить ячейку таблицы, данные которой фильтруются;

• выполнить команду меню ДанныеФильтрАвтофильтр;

• щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка рядом с заголовком столбца, по которому проводится фильтрация данных, и определить критерий фильтрации:

• выбрать конкретное значение, по которому должен быть выполнен отбор строк;

• выбрать пункт Первые 10 и в диалоговом окне «Наложение условия по списку» в поле Показать определить критерий для поиска заданного числа (или заданного процента) наименьших или наибольших элементов в столбце;

• если столбец содержит пустые ячейки, то выбрать пункт Пустые для поиска строк, в которых данный столбец не имеет данных, или Непустые, если требуется скрыть строки с пустыми значениями;

• выбрать пункт Условие для задания более сложного условия отбора с применением операторов сравнения и в диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» ввести одно или два условия, используя операторы сравнения, представленные в раскрывающемся списке слева, и значения для сравнения, вводимые с клавиатуры или выбираемые из списка в поле справа.

В пользовательском автофильтре при задании условия отбора можно использовать два символа шаблона:

• звездочку (*), заменяющую любую последовательность символов;

• вопросительный знак (?), заменяющий любой символ.

Чтобы удалить автофильтр для конкретного столбца, в раскрывающемся списке автофильтра выбрать пункт Все. Чтобы отменить все примененные автофильтры, выполнить команду меню ДанныеФильтрОтобразить все. Для отказа от автофильтрации повторно выполнить команду меню ДанныеФильтрАвтофильтр.

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать записи таблицы так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне условий вне таблицы вводятся условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. Поскольку при фильтрации скрываются строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже таблицы.

Диапазон условий должен содержать не менее двух строк. В верхней строке диапазона условий вводятся заголовки, которые должны в точности совпадать с заголовками фильтруемых столбцов таблицы. Во второй и последующих строках диапазона условий указываются условия отбора. Число условий отбора в диапазоне условий может быть любым. Для указания условия отбора могут использоваться операторы сравнения (>; <; <=; >=;<>). Условия, указанные в одной строке считаются соединенными логическим оператором И, в одном столбце – логическим оператором ИЛИ.

Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию со сложными условиями отбора, варианты которых приведены ниже.

Несколько условий в одном столбце (логический оператор ИЛИ)	вводятся непосредственно одно под другим в разных строках диапазона условий; например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Продавец» значения «Белов» или «Рощин»: Продавец Белов Рощин
Несколько условий в нескольких столбцах (логический оператор И)	вводятся в одной строке диапазона условий отбора; Товар Продавец Продажи книги Белов >10000 например, следующий диапазон условий отбора отбирает все строки, содержащие значения «Книги» в столбце «Товар», «Белов» – в столбце «Продавец» и объем продаж – более 1000 руб.:
Несколько условий в нескольких столбцах, где любое из условий может быть истинно (логический оператор ИЛИ)	вводятся в разных строках диапазона условий отбора; например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Книги» в столбце «Товар», либо «Белов» – в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1000 руб.:
	Товар Продавец Продажи книги Белов >10000
Несколько наборов условий (логический оператор ИЛИ), каждый из которых содержит условия для нескольких столбцов (логический оператор И)	вводятся в отдельных строках диапазона условий отбора; например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 10000 руб., а также строки по продавцу Батурину с объемами продаж более 15000 руб. Продавец Продажи Белов >10000 Рощин >15000
Несколько наборов условий (логический оператор И), каждый из которых содержит условия для одного столбца (логический оператор ИЛИ)	вводятся в несколько столбцов с одинаковым заголовком; например, следующий диапазон условий отбора отображает строки с объемом продаж на сумму от 5000 до 8000, а также на сумму менее 500: Продажи Продажи >6000 <8000 <500
Условия поиска текстовых значений, в которых совпадают одни знаки и не совпадают другие	вводятся один или несколько знаков без знака равенства (=), чтобы найти в столбце текст, который начинается с этих знаков; например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие значения «Белова», «Белкин» и «Белявский» в столбце «Продавец» (прописные и строчные буквы не различаются): Продавец бел следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие все значения начинающиеся с буквы «Б» в столбце «Продавец»: Продавец б*

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра выполняется в следующей последовательности:

• выделить ячейку таблицы, данные которой фильтруются;

• выполнить команду меню ДанныеФильтрРасширенный фильтр для вызова диалогового окна «Расширенный фильтр»;

• в группе Обработка установить переключатель в положение Фильтровать список на месте, чтобы показать результат фильтрации, скрывая ненужные строки, или в положение Скопировать результат в другое место, чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа;

• в поле Исходный диапазон проверить уже введенный диапазон ячеек таблицы;

• в поле Диапазон условий указать ссылку на диапазон условий отбора, включая заголовки столбцов (следует выделять только заполненные строки, так как пустая строка интерпретируется программой как условие отбора, связанное с другими условиями логическим оператором ИЛИ);

• если не был выбран вариант фильтрации таблицы на месте, в поле Поместить результат в диапазон следует указать верхнюю левую ячейку области вставки;

• при необходимости установить к заданным условиям дополнительный фильтр Только уникальные записи, что позволяет исключить одинаковые записи из списка отфильтрованных записей;

• нажать кнопку ОК.