1.3.1. Создание нового файла
Для
создания новой книги в Microsoft Excel 2003
необходимо выполнить команду меню
ФайлСоздать
и выбрать в области задач «Создание
книги» в группе СозданиеЧистая
книга. Можно также воспользоваться
кнопкой
панели инструментов «Стандартная» или
комбинацией клавиш <Ctrl><N>.
1.3.2. Сохранение файла
При первоначальном сохранении книги или сохранении уже существующей следует выполнить команду ФайлСохранить или нажать комбинацию клавиш <Shift><F12>. При этом в первом случае будет отображено диалоговое окно «Сохранение документа»:
в поле Имя файла ввести имя файла (Microsoft Excel 2003 предлагает имя, присвоенное файлу по умолчанию);
в поле Папка выбрать папку для размещения файла;
в поле Тип файла по умолчанию подставляется тип файла «Книга Microsoft office Excel» (расширение .XLS добавляется к имени файла автоматически). При необходимости выбора другого типа файла можно воспользоваться списком Тип файла;
для сохранения книги нажать кнопку Сохранить или клавишу <Enter>.
При
необходимости сохранения существующей
книги под другим именем, в другом формате
или в другой папке нужно воспользоваться
командой ФайлСохранить
как или нажать функциональную клавишу
<F12>. В появившемся
диалоговом окне «Сохранение документа»
ввести новое имя файла, выбрать требуемый
тип файла или указать другую папку для
его сохранения. Можно также воспользоваться
кнопкой
панели инструментов «Стандартная».
1.3.3. Открытие и закрытие файла
Для загрузки уже созданной и сохраненной книги необходимо выполнить команду меню ФайлОткрыть или нажать комбинацию клавиш <Ctrl><F12> (<Alt><Ctrl><F2>). При этом на экране будет отображено диалоговое окно «Открытие документа»:
в списке Папка выбрать диск или папку, содержащие книгу, которую требуется открыть;
в списке файлов открытой папки выбрать имя открываемой книги (можно открыть несколько книг одновременно, для чего предварительно следует выделить все требуемые книги, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>);
нажать кнопку Открыть или клавишу <Enter>.
Можно
также воспользоваться кнопкой
панели инструментов «Стандартная».
Закрыть
книгу можно командой меню ФайлЗакрыть
или кнопкой
в окне приложения.
Для одновременного закрытия всех открытых книг, следует нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, выполнить команду меню ФайлЗакрыть все. Если в каких-либо открытых книгах при закрытии потребуется сохранить внесенные изменения, либо они сохраняются впервые, на экран будет выведено диалоговое окно «Сохранение документа».
1.3.4. Защита файла
Если книга содержит конфиденциальную информацию, можно ограничить доступ к ней, используя два типа паролей: пароль для открытия книги и пароль разрешения записи. Каждый из них может содержать до 15-ти символов (регистр букв в пароле учитывается). Для обеспечения большей безопасности Microsoft Excel 2003 не отображает на экране вводимый пароль (вместо символов пароля будут отображаться символы ).
Для установки защиты книги с помощью паролей следует выполнить команду меню ФайлСохранить как, в диалоговом окне «Сохранение документа» в списке Сервис выбрать Общие параметры и в открывшемся диалоговом окне «Параметры сохранения» в области Совместный доступ к файлу в полях Пароль для открытия и (или) Пароль для изменения ввести пароли.
После назначения пароля открытия книги Microsoft Excel 2003 будет запрашивать пароль при всех последующих открытиях книги. Если установлен пароль разрешения записи, то открыть данную книгу может любой пользователь, но если она открыта без указания пароля, то сохранить его под тем же именем будет невозможно.