2.3. Копирование и перемещение данных

Для копирования (перемещения) данных необходимо:

• выделить область, содержащую данные;

• выполнить команду меню ПравкаКопировать (Вырезать) или нажать кнопку ( ) панели инструментов «Стандартная»;

• перейти к левой верхней ячейке области вставки;

• выполнить команду меню ПравкаВставить или нажать кнопку панели инструментов «Стандартная».

Копирование данных ячейки в смежный диапазон ячеек может выполняться также с помощью мыши:

• активизировать ячейку с данными, которые должны быть скопированы;

• подвести курсор к маркеру автозаполнения, расположенному в правом нижнем углу табличного курсора (курсор примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, выделить диапазон ячеек, в которые должно быть выполнено копирование.

Таким способом может выполняться также автозаполнение выделенного диапазона данными.

При копировании формулы адреса ячеек в формуле будут меняться в соответствии с новым местоположением формулы. Такие адреса называются относительными. В случае копирования формулы в другие ячейки того же столбца в относительном адресе меняется номер строки (например, при копировании формулы =A1*D1 в ячейку ниже она примет вид =A2*D2). В случае копирования формулы в другие ячейки той же строки в относительном адресе меняется имя столбца (например, при копировании формулы =A1*B1 в ячейку справа она примет вид =B1*C1).

Если адрес при копировании формулы меняться не должен, его необходимо сделать абсолютным.

Абсолютным называется такой адрес ячейки, который не изменяется при копировании или перемещении формул в соответствии с новым местоположением. Признаком абсолютного адреса является знак доллара, который ставится перед именем столбца и (или) номером строки (например, $A1, $B$2).

Для того чтобы адрес в формуле сделать абсолютным необходимо:

• активизировать ячейку с формулой;

• выделить в формуле адрес ячейки, который не должен меняться при копировании;

• нажать клавишу <F4>, в результате чего в формулу будут вставлены символы $ – признак абсолютного адреса выделенной ячейки (адрес можно сделать абсолютным и вводом символов $ с клавиатуры).

2.4. Графическое отображение данных

Для наглядного представления данных электронных таблиц в Microsoft Excel 2003 имеется возможность построения на их основе диаграмм.

Создание диаграммы осуществляется в диалоге с Мастером диаграмм следующим образом.

• выделить область (включая не только данные, но и заголовки столбцов и строк таблицы), по данным которой будет построена диаграмма (при построении круговой диаграммы следует выделять только один ряд данных – столбец или строку – за исключением итогового значения по этому ряду);

• выполнить команду меню ВставкаДиаграмма или нажать кнопку панели инструментов «Стандартная» для вызова Мастера диаграмм;

• в первом диалоговом окне Мастера диаграмм выбрать тип и вид диаграммы;

• во втором диалоговом окне Мастера диаграмм указать расположение рядов данных (в строках или столбцах);

• в третьем диалоговом окне Мастера диаграмм можно установить параметры диаграммы (ввести название диаграммы; добавить подписи осей, легенду, подписи данных);

• в четвертом диалоговом окне Мастера диаграмм выбрать место размещения диаграммы (на отдельном или имеющемся листе) и нажать кнопку Готово.

При создании диаграммы на существующем листе ее размеры и положение, определяемые по умолчанию, можно изменить с помощью мыши. Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет стандартные размеры.

Редактирование и форматирование диаграммы, расположенной на имеющемся листе, производится после ее выделения щелчком левой кнопки мыши в области диаграммы (при этом вокруг диаграммы появляется рамка с черными маркерами). Для этого можно использовать команды меню Диаграмма и команды контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши в области диаграммы (Формат области диаграммы, Тип диаграммы, Исходные данные, Параметры диаграммы, Размещение).

Контрольные вопросы

1. Данные какого типа могут быть введены в ячейки электронной таблицы?

2. Как по умолчанию выравнивается числовая (текстовая) информация?

3. Какие существуют способы редактирования данных в ячейке?

4. Как выполнить ввод формулы в ячейку электронной таблицы?

5. Как разместить в ячейке длинный текст, выходящий за границы ячейки?

6. Как записать выражение =А1+В1 в виде формулы и как текст?

7. Какие могут быть установлены параметры форматирования данных?

8. Назовите наиболее употребляемые форматы представления числовых данных.

9. Для чего используются автоформаты?

10. С какой целью может быть произведено условное форматирование? Как выполнить условное форматирование?

11. Как выполнить копирование условного формата в другие ячейки?

12. Для чего может быть выполнено горизонтальное выравнивание с заполнением?

13. Как выполнить ввод одинаковой информации в несколько смежных ячеек?

14. Какой адрес при копировании формулы меняется (не меняется)?

15. Каким образом адрес в формуле сделать абсолютным?

16. Как произвести копирование формулы? В каких случаях в формуле следует использовать признак абсолютного адреса?

17. Как можно вызвать Мастер диаграмм?

18. Опишите последовательность действий для размещения диаграммы на отдельном листе.

19. Как сделать надписи на осях и задать заголовок диаграммы?

20. Как вставить в диаграмму дополнительный текст или рисунок?

21. Если внесены изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, что произойдет с диаграммой?