8.4 Організація робочого місця керівника органу виконавчої влади

Робоче місце керівника органу виконавчої влади – зона праці, оснащена необхідними матеріальними засобами, технікою і певним чином організована.

Важливе значення має додержання норм площі на 1 робоче місце. Робоче місце повинно займати мінімум площі службового приміщення, мати меблі та сучасну оргтехніку, які забезпечують виконання робіт у відповідності з технологією процесу управління і мінімальними фізичними зусиллями з боку керівника.

При організації робочого місця необхідно враховувати не тільки загальні вимоги, але і особливості трудових процесів керівників, спеціалістів і технічних виконавців.

Необхідно забезпечити додержання принципу прямоточності, згідно якого робочі місця розміщуються в порядку послідовності виконання операцій, через що шлях проходження документів скорочується до мінімуму.

При організації робочих місць керівників органів виконавчої влади необхідно дотримувати ряд економічних, ергономічних і естетичних вимог:

• матеріальна і моральна зацікавленість: повинна існувати система мотивів, що спонукають керівників систематично поліпшувати режим і умови їхньої праці;

• зручність меблів: задача полягає в тому, щоб обрати габарити і форму меблів з обліком антропометричних даних особистості;

• наявність засобів оргтехніки: робоче місце повинно бути обладнане відповідною оргтехнікою, а отже, створена технологія ефективного її використання;

• раціональний режим праці і відпочинку;

• сприятливі санітарно-гігієнічні і естетичні умови праці. У приміщенні повинні бути оптимальними температурний режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів і т.п. Умови, за яких відбувається трудовий процес керівників органу виконавчої влади, безпосередньо впливають на організм людини. Так, освітлення службового приміщення, його кольорове вирішення впливають на органи зору і нервову систему. Шум, який виникає в процесі роботи, впливає на органи слуху і нервову систему. Температурний режим приміщення впливає на загальний фізичний стан. Повітреобмін впливає на органи дихання і кровообіг.

8.5 Організація особистої праці керівника органу виконавчої влади

В XX столітті менеджмент у досконалості опанував мистецтвом підвищення ефективності фізичної праці. Завдання менеджменту в XXI столітті - навчитися управляти ефективністю управлінської й творчої праці.

Частково це завдання вирішує тайм-менеджмент (управління часом, організація часу). Але лише частково. Проблема в тому, що класичні технології управління особистим часом розроблялися для вільного застосування людьми, уже мотивованими на підвищення особистої ефективності.

У кожного робітника є обмежена тривалість робочого часу, визначена йому трудовим законодавством - 8-ми часовий робочий день. Таким чином, він повинен так організувати свою особисту працю, щоб максимально ефективно використовувати робочий час.

Організація особистої праці - це не особиста справа робітника. Невпорядкованість робочого дня, вічна зайнятість керівника, невміння організувати свою працю створюють у колективі обстановку невизначеності, психологічної нервозності.

В організації особистої праці робітника виділяються два напрямки:

1) Планування особистої роботи – це складання плану роботи на рік, квартал, місяць, тиждень і на кожний день. Планувати роботу необхідно починати з довгострокового плану (рік, квартал, місяць). Для цього складається перелік найбільш важливих робіт року, кварталу, місяця, які постійно повторюються, а потім установлюються строки їхнього початку й закінчення.

Оперативне планування роботи здійснюється, як правило, не більш, ніж на поточний тиждень, на основі якого складається план на кожний день - розпорядок дня. Розпорядок дня на підприємстві дисциплінує не тільки керівника, але й підлеглих.

Для виконання повторюваних робіт виділяють певний час дня або певний день тижня. Наприклад, у певні дні планується прийом відвідувачів, наради, а в певні годинники - робота з документами, обхід підрозділів і т.д.

При плануванні особистої роботи слід враховувати фізіологічні особливості людини. На основі детальних спостережень було встановлено чергування періодів вищої працездатності і стомлення управлінських працівників протягом робочого дня (рис. 8.1).

З міна функціональних

показників