Вопрос№26 Действия в случае не хватки персонала

Одна из функций руководителя – это управление персоналом. Работа в магазине будет более эффективна, если персонал подобран верно. Управление не может быть эффективным, если вы опосредовано принимаете участие в отборе, включаясь только на последнем этапе – на собеседовании. Неся ответственность за работу с персоналом необходимо отвечать за все этапы – начиная от этапа отбора и заканчивая этапом развития или увольнения сотрудника.  Когда вы сами отбираете персонал, вы, обладая всей информацией по ситуации в вашем магазине, можете эффективно использовать потенциал кандидатов и закрывать не только существующие вакансии, но и рассматривать кандидатов с прицелом на будущее. Также, принимая в расчет личные качества кандидата, в ходе отбора можно сориентировать его на другую позицию (Например, вы рассматриваете кандидата на должность продавца-консультанта, но, по вашему мнению, он не подходит для данной вакансии, и в то же время он вполне мог бы претендовать на должность кладовщика.Тогда вы ориентируете его на эту должность).  Для того чтобы грамотно отбирать персонал, следует обратить внимание на: - Организацию отбора ТП; - Критерии отбора; - Процедуру отбора ТП.

Задачи ответственных лиц  Администрация магазина – своевременное и адекватное информирование о заявке, контроль работы сотрудников, отвечающих соискателям по телефону; организация и проведение собеседов. в отсутствии hrm, предоставление информации о кандидате hrm, контроль оформления сотрудника. Выполняет функции: формирование заявок, внутренняя реклама, телефонное интервью. Менеджер по персоналу – координация вопросов размещения рекламы в СМИ, взаимодействия с Call-centre,организация потока соискателей, проведение собеседований в магазине, консультативная поддержка администрации, взаимодействие с СБ. Выполняет функции: рекламы в СМИ, работа в Call-центре.

27. Понятие "оптимальный график работы сотрудников". Как его можно достичь? при помощи какого инструмента (макроса) можно проверить "оптимальность" графика? ValidAll

Данный программный продукт (макрос) позволяет производить расчет оптимального количества сотрудников в каждый час работы магазина.

Расчет производится на основе имеющейся индивидуальной статистки продаж для каждого из магазинов. Статистические данные используются в виде профиля (графика) продаж по часам с момента открытия и до закрытия магазина для каждого дня недели с понедельника по воскресенье включительно за последний двухмесячный период. В результате, для каждого из магазинов РД были построены индивидуальные для каждого магазина профили продаж для четырех «особых» дней. А именно, для пятницы, субботы, воскресенья и рабочих дней в предположении, что с понедельника по четверг характер продаж неизменен, что подтверждается многократными проверками. Профили праздничных дней приняты идентичными профилю субботних продаж.

Наличие таких профилей, построенных для каждого из магазинов, позволяют косвенно учитывать:

• Характер распределения продаж в течение каждого из особых дней;

• Особенности локации магазина (отдельно стоящий магазин или магазин в торговом центре);

• Клиентские предпочтения и трафик посетителей;

• Другие особенности каждого из магазинов, которые отражаются в индивидуальных профилях (дневные «пики» продаж, темп увеличения и снижения продаж по часам работы магазина и др.).

По мере накопления статистики типовые профили будут уточняться, что положительно скажется на точности рекомендаций макроса.

Для вновь открытых магазинов этим макросом можно начинать пользоваться в полной мере по истечении двух полных месяцев продаж, пока не будет набран достаточный объем статистически материалов. Пока же, до истечения этого периода, рекомендуется применять его в качестве обучающего тренажера, используя близкие по характеристикам давно работающие магазины.

Алгоритм применения практического использования макроса.

При составлении графика работ на новый месяц менеджер отдела или директор (далее просто Менеджер) должны действовать по следующему алгоритму:

• Анализируется плановое задание на месяц,

• В макросе ValidAll на листе «Графики» рассчитываются рекомендации по распределению сотрудников по дням и по часам,

• Составляется предварительный график смен в макросе ReitGraf,

• Предварительный график загружается в макрос,

• Анализируются данные макроса ValidAll и вносятся правки в предварительный ReitGraf, то есть формируется его вторая версия,

• Вторая версия вновь загружается в ValidAll,

• И так далее, пока не будет достигнуто максимальное соответствие ReitGraf с данными ValidAll.

В результате получим наиболее оптимальный график работ персонала, который:

1. Гарантирует каждому продавцу равномерную нагрузку в каждый из дней недели:

   • В будни – за счет меньшего количества персонала, что исключит пустую трату времени и повысит его личные продажи,

   • В выходные и праздничные дни – за счет большего количества персонала и исключения за счет этого персональной переработки, повысит процент обслуженных Клиентов, позволит уделить внимание каждому из покупателей.

2. Гарантирует оптимальную и равномерную выработку в часах по всем сотрудникам,

3. Повысит личные продажи за счет предоставления всем продавцам в течение месяца равных условий по обслуживанию клиентского потока,

4. Гарантирует равномерное распределение в течение месяца выходных дней, в том числе и в дни календарных выходных без ущерба для личных продаж и планового задания магазина,

5. Будет максимально способствовать повышению продаж по сравнению с традиционным уровнем в выходные и праздничные дни за счет создания предпосылок к обслуживанию максимального количества покупателей. Практическая реализация всех этих преимуществ наиболее достижима при наличии в штате магазина продавцов-почасовиков из числа студентов, домохозяек и других категорий граждан, для которых наиболее приемлемо подобное трудоустройство исходя из их социального образа жизни.

28.ЧТО ТАКОЕ "ЮРИДИЧЕСКИЙ ОКЛАД", "ДОХОД", "ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ВЫПЛАТЫ". ИЗОБРАЗИТЕ СХЕМУ НАЧИСЛЕНИЯ ЕЖЕМЕСЯЧНОГО ДОХОДА СОТРУДНИКА. ПОЧЕМУ "ПОЧАСОВИКОВ" НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ ТРУДОУСТРАИВАТЬ НА ПОЛНУЮ СТАВКУ? КАКОВ МИНИМАЛЬНЫЙ И МАКСИМАЛЬНЫЙ РАЗМЕР ПРЕМИЙ, КАКИМ ДОКУМЕНТОМ ОН РЕГЛАМЕНТИРУЕТСЯ.

Составными частями дохода сотрудников компании являются: - юридический оклад, который прописан в трудовом договоре. Это тот размер вознаграждения, которое юр.лицо обязано выплатить сотруднику пропорционально отработанному времени; -Обязательные начисления (больничные, декретные, командировочные, алименты и др.); - Премия. Это всё то, что сотрудник заработал по своей мотивации сверх юридического оклада и обязательных выплат. Премия является юридической категорией и регламентируется «положением об оплате труда и премировании сотрудников», подписанном ген.дир.юр.лица. Премирование осуществляется на основании ежемесячных приказов ген.директора. Каждый сотрудник расписывается за свою премию. Листы с росписями направляются в бухгалтерию. Минимальный размер премии равен 0, максимальный ежемес.размер не должен превышать 10 должн.(юр) окладов. Размер единовременных премий (напр.сезонные бонусы) не ограничен. Составные части дохода сотрудника: Доход или Корпоративное Вознаграждение: Премия по юр.лицу+ Обязательные выплаты: больн, отпуск, командировка, за часы(из оклада по ЮЛ), другие выплаты и удержания (алименты)

«Почасовики» трудоустраиваются на должность»продавец» но только на не более 0,5 ставки. Внешний совместитель может быть оформлен не более чем на 0,5 ставки.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ПРОГРАММА BUDVIEW.

Каждый директор может просмотреть свои лимиты, расходы и остатки в электронной бюджетной системе при помощи программы BudView.

Директор магазина всегда может просмотреть состояние своих бюджетов и принимать меры по экономии расходов. В программе отображаются месячные проводки денежных средств со смещением в величину авансов.

ДЕЙСТВИЯ ДИРЕКТОРА ПРИ ФОТфактПРЕВЫШАЮЩИМФОТплан.

Принимаемые меры:

Увеличение продаж каждым сотрудником

Ввести в практику задание личных планов для каждого из продавцов

Более активно привлечь к продажам персонал

Провести обучающие мероприятия на исполнение ТЭП

Принять меры к росту производительности труда(выработка в час) каждого сотрудника

Проанализировать оптимальность графиков выхода на работу

Принять меры по росту UPT(пояснить почему UPT влияет на оборот через ср.чек)

Провести ротацию персонала и при необходимости провести добор

Провести обоснованное сокращение численности персонала

Провести мероприятия по снижению текучести персонала

Более активное привлечение кассиров и пр.кассиров к продажам и регламентам на кассе

Более активно привлечь к работе продавцов неполной занятости

Лимиты ФОТ могут пересматриваться один раз в год: в начале нового сезона (сезона SS), то есть в феврале следующего астрономического года (но текущего финансового).

ЗАДАЧИ (ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ ЗАДАЁТ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИ):

ЗАДАЧА №1: РАССЧИТАТЬ ПО ДАННЫМ, ЗАПРОШЕННЫМ У ПРЕДСЕДАТЕЛЯ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИ ЧИСЛЕННОСТЬ КАССОВОГО УЗЛА ИЛИ СКЛАДА (НА ВЫБОР ПРЕДСЕДАТЕЛЯ) ИСХОДЯ ИЗ ПРИНЦИПА FTE;

• ЗАДАЧА № 2: ПО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ МОТИВАЦИИ ДЛЯ ВАШЕЙ ДОЛЖНОСТИ РАССЧИТАТЬ СОБСТВЕННУЮ З/П И З/П ПРОДАВЦА КАНАЛА СМ-СУПЕР.

ПРИ ОТВЕТАХ НА ВОПРОСЫ МОЖНО ПОЛЬЗОВАТЬСЯ МАТЕРИАЛАМИ, ВЫДАННЫМИ НА ЗАНЯТИЯХПО ЭТОЙ ТЕМЕ.

Расчет штата магазина. Алгоритм расчета штатного расписания магазинов базируется на принципе FTE (Fulltimeequivalent).

При расчета продавцов:

1. Задается категория бизнеса магазина и канал сбыта (Супер, Гипер или Сток) и этажность магазина.

2. По категории бизнеса определяется среднемесячный годовой денежный оборот или другими словами, среднемесячный годовой план продаж..

3. В зависимости от категории задается размер личной выработки на директора магазина, количество МО и их нормативные регламентные часы.

4. Рассчитываются доли продаж, приходящиеся на директора и МО пропорциональных их нормативным регламентным часам и часовой выработке продавцов по каждому каналу сбыта.

5. Из общего месячного планового оборота магазина вычитаются доли продаж директора и менеджеров(начальников) отделов. Оставшаяся часть месячного планового оборота делится на часовую нормативную выработку Продавцов (Таблица 2). Дробные значения округляются «вверх». В итоге рассчитывается количество «идеальных» продавцов исходя из принципа FTE (Fulltimeequivalent). Это означает, что каждый такой сотрудник отрабатывает ровно по 168 часов и выполняет заданные в Таблице 2 нормативы.

6. Из полученного в п.3 количества идеальных сотрудников назначается определенное количество «Продавцов-кассиров» (по 6 чел. в СМ-Гипер и по 3 чел. – в остальных магазинах). В итоге получается численность «Продавцов».

При расчете кассиров:

1. Задается средняя стоимость штуки товаров определяется по среднемесячному плановому обороту (плану продаж) среднемесячное количество продаваемых штук или среднемесячный план по штукам товаров, на каждый магазин.

2. Определятся количество штук товаров, приходящихся на старшего кассира.

3. Из среднемесячного плана по штукам вычитается норматив старшего кассира и делится на пробитые штуки исходя из часового норматива для одного кассира. Дробные значения округляются «вверх» и в результате получается количество «идеальных» кассиров исходя из принципа FTE, то есть когда каждый из кассиров отрабатывает ровно по 168 часов и выполняет нормативы.

При расчете кладовщиков используется тот же алгоритм, что и при расчете кассиров

1. На заведующего складом задается норматив (личный план) по обработке штук товаров

2. Из среднемесячного плана по штукам вычитается личный план заведующего складом и делится на норматив для кладовщика. Норматив на кладовщика установлен меньше чем у кассиров с учетом занятости кладовщиков на внутрискладские перемещения товаров. Дробные значения округляются «вверх» и получается количество «идеальных» кладовщиков исходя из принципа FTE, то есть когда каждый кладовщик отрабатывает ровно по 168 часов и выполняет нормативыпо обработке товара.

. Дополнительно к расчетным значениям в многоэтажных магазинах добавляется по 1-му продавцу на каждый этаж сверх первого

. Количество сотрудников сервисных центров магазинов согласовывается с Руководителем направления сервиса РД Шишкиным И.В.

Задаются нормативы личной выработки для Директоров и Линейных руководителей магазинов

При количестве менеджеров отделов менее четырех Директор магазина в какие-то дни исполняет обязанности Дежурного администратора в графике работ дежурных администраторов. Эти нормативы: участвуют в расчете количества торгового персонала; обязывают руководителей магазина выделять служебное время для работ в торговом зале, производства продаж, исполнения других работ, чтобы не терять навыки практической работы, используемые Руководителями при обучении своих подчиненных. В магазинах формата «СМ-Супер» все личные продажи, выполненные Руководителями включаютсяв доплату к основному базовому окладу.

К бизнеса-млн.руб.-норма часов на совершение личных продаж ДМ-штатное кол-во МО-норма часов на совершение личных продаж МО-норма пробитых позиций на кассе ст.кассиром-норма часов по обработке позиций зав.складом

K0 0 7 30 2 80 2520 130

K1 7 10 30 3 80 2520 130

K2 10 12 30 3 80 2520 100

K3 12 14 20 3 50 2100 90

K4 14 16 10 3 30 1680 60

K5 16 18 10 3 30 1680 60

K6 18 21 10 3 30 1260 60

K7 21 24 10 4 30 1260 60

K8 24 27 10 4 30 1260 60

K9 27 32 10 4 30 1260 60

K10 32 40 10 4 30 1260 60

K11 40 50 10 4 30 1260 60

K12 50 65 10 4 30 1260 60

K13 65 85 10 4 30 1260 60

К14 85 110

К23 350 1500000