73. Организация управления по фактору экономии времени

Система экономии времени включает в себя следующие процедуры:

- выработку социально-психологической установки на экономию времени;

- планирование времени: учет времени, анализ затрат,

- выявление факторов нерационального увеличения затрат времени, составление графиков-регламентов рабочего дня, недели, месяца;

- рациональное использование времени: передача технических работ специальным помощникам, сокращение потоков информации, проходящей через руководителя;

- повышение скорости выполнения функций за счет применения

- технических средств и совершенной техники личной работы.

Совершенствование организации труда руководителя начинается с обоснования соотношений между категориями персонала управления, уточнения функций и компетенции каждого подчиненного работника. Руководитель сам подбирает заместителей, помощников, т.д. Структура рабочего дня руководителя зависит не только от уровня управления, но и от численности персонала, уровня оснащенности, взаимоотношений с вышестоящими и другими структурами, стиля его работы.

Важнейшим талантом руководителя признается умение правильно распоряжаться своим рабочим временем и   приучить к тому же подчиненных, а также умение делегировать подчиненным задачи руководителя.

Планирование   личной работы руководителя в обязательном порядке предполагает установление   вполне определенных сроков, как достижения поставленных целей и разрешения задач, так и проведения мероприятий конкретного содержания.

Планирование рабочего дня:

1) Изучение бюджета рабочего времени по основным видам деятельности.    Составляется перечень работ, фиксируется их продолжительность, перерывы.

2) Анализ содержания выполняемых работ и определение времени, необходимого для их выполнения. Выявляется обязательна ли данная работа, оправданы ли по ней затраты времени. Выявляются факторы, поглощающие время (телефонные звонки, затяжные совещания и т.д.).

3) Согласование предполагаемого объема работы с бюджетом личного времени.

4) Составление перспективного плана — определение   периодов времени, которые требуются для   достижения целей, которое дает представление о предпочтительном распределении времени и целесообразности очередности задач.

5) Организация планирования каждого рабочего дня.

74. Психологические факторы управления. Этика менеджера

Психологический уровень управления - это использование для управления людьми психологических факторов. Психологический уровень управления основан на удовлетворения биологических потребностей и присущ человеку и животным.

Практикуются разные формы психологического воздействия на подчиненных.

Так, широко используется убеждение, что менеджер не просто приказывает, а предоставляет подчиненному определенную информацию, обосновывая ее, чтобы добиться согласия подчиненных с высказанной точкой зрения. Руководитель обращается к разуму и здравому смыслу людей. Метод убеждения наиболее эффективен применительно к работникам, имеющим высокий интеллектуальный и образовательный уровень. Убеждение не поможет руководителю в случаях, когда он общается с людьми, имеющими иные жизненные ценности, а также там, где интеллектуальный и профессиональный уровень подчиненных намного ниже уровня подготовки руководителя. Метод убеждения не действует и там, где необходимо срочно принять какое-либо решение. Нельзя прибегать к методу убеждения, если сам менеджер не владеет аудиторией.

Не менее важный момент – внушение, нацеленное на то, чтобы собеседник принял сообщение без каких-либо доказательств, на веру. Сообщения внушающего характера будут приняты, если у руководителя имеется авторитет, он популярен, его уважают. Прибегающий к методу внушения должен иметь соответствующие данные: выразительный голос, впечатляющую внешность, хорошую дикцию.

Главное, что помогает успешно применять метод внушения, – умение руководителя передавать ощущение силы, авторитета, уверенности в себе, высокой организованности. Этим методом, целесообразно пользоваться в стрессовых ситуациях, при жестком лимите времени. Он имеет успех в общении с людьми эмоциональными, склонными к подчинению. Метод неэффективен в общении с интеллектуальной элитой, с людьми, имеющими выраженные способности к лидерству.

Руководитель может выступать и как образец для подражания. Подчиненные почти всегда перенимают его стиль работы, умение держаться, вести разговор, отношение к работе и даже манеру поведения. Это налагает на менеджера высокую ответственность. Отсюда важен постоянный контроль за своим поведением и внешним видом, постоянная работа над собой, преодоление собственных недостатков, развитие и закрепление положительных качеств.

Метод принуждения основан на использовании руководителем своей власти и выражается в приказах, распоряжениях. В менеджменте данный метод эффективен при нарушениях трудовой дисциплины, невыполнении заданий и т.д. Но неоправданно жесткий административный стиль управления способен вызвать конфликты в коллективе, повышенную текучесть кадров, безразличное отношение работников к своему делу.

Итак, способность эффективно управлять людьми, соблюдать этические требования основывается на следующих десяти факторах:

1. способность управлять собой;

2. четкие личные цели;

3. упор на постоянный личный рост;

4. умение решать проблемы;

5. изобретательность и способность к инновациям;

6. высокая способность воздействия на окружающих;

7. знание современных управленческих подходов;

8. способность руководить персоналом;

9. умение обучать и развивать подчиненных;

10. формировать и развивать эффективные рабочие группы.

Каждая управленческая задача предъявляет конкретные требования, так что не каждый из упомянутых факторов в равной мере относится к любой ситуации. Но они действительно обеспечивают основу для оценки каждым работником своих возможностей по отношению к требованиям, предъявляемым к их работе.