Типи даних у Excel, введення даних
Комірки робочого листка Excel можуть містити значення або формули. Постійні значення - це числа, текст, дати, час, логічні значення і значення помилок.
Логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ обчислюються під час перевірки умов. Значення помилок, наприклад, (ЧИСЛО!) або (NUM!) виникають, коли Excel не може правильно витлумачити дані в комірці.
Після активізації комірки у неї можна вводити дані. При введенні дані з'являються в комірці та у рядку формул.
Введення тексту, чисел, дати і часу, формул
Текстові записи складаються з літер, цифр і спеціальних символів. У одну комірку можна ввести до 255 символів тексту.
Дані, які вводяться, Excel аналізує, щоб визначити їхній тип. Наприклад, послідовність символів 14 армія буде сприйнята як текст, тому що містить літери. Якщо потрібно ввести число як текст, необхідно перед ним поставити апостроф.
Числа - це константи, що складаються тільки з цифр. У них можуть бути такі символи: . $ е. Можна вводити ціле число (124), десятковий дріб (14,426) і числа в експоненціальній формі (1,23Е+08). Раціональний дріб варто вводити як змішане число (замість 6/5 уведіть 1 1/5, а замість 1/2 уведіть 0 1/2), щоб уникнути інтерпретації як дати.
Якщо ширина комірки занадто мала, щоб відобразити введене число цілком, у ній відображаються символи ##### або число відображається в експоненціальній формі. Варто розширити комірку.
Excel сприймає дати в інтервалі з 1 січня 1900 р. по 31 грудня 2078 р. При внутрішньому уявленні кожної дати Excel зіставляє число: 1.01.1900 - 1, 2.01.1900 - 2 і т.д. Час також подається у вигляді послідовності зростаючих чисел.
Для введення дати використовуються наступні формати: 8/4/09; 8 апр 09; 8 Апрель 2009.
Для введення часу використовуються наступні формати:
14:25; 14:25:09; 2:25 РМ; 2:25:09 РМ.
Можна сполучити дату і час в одній комірці: 8/7/95 14:25.
Excel розпізнає в комірці формулу, якщо значення починається зі знака "=", знака "+" або знака "-". Щоб ввести формулу, введіть спочатку знак "=", потім введіть формулу і натисніть клавішу ENTER.
Приклад: Формула =В2+В3+В4 обчислює суму значень в комірках В2, В3 і В4.
Використання Автозаміни, Автовводу й Автозаповнення
Автозаповнення вміщуваного комірок - це його копіювання в довільну кількість сусідніх комірок. Крім того, можна задати спосіб зміни значень з заданим фіксованим кроком або за прогресією. Автозаповнення можна здійснити одним із наступних способів:
Ввести в першу комірку значення
Виділити цю комірку, підвести курсор миші до правого нижнього кута, щоб він мав вигляд об’ємного хрестика та потягнути вниз або вправо.
Якщо тягнути лівою кнопкою миші, то діапазон заповниться однаковими значеннями, а якщо правою, то можна, обравши команду прогресія (див. рис.4), заповнити значеннями арифметичної чи геометричної прогресії
Рис.4. Заповнення значень комірок, застосовуючи праву кнопку миші.
При цьому відкриється вікно, як показано на рис.5.
Рис.5. Вікно Прогрессия.
Заповнюючи за допомогою прогресії (рис.5) потрібно поставити початкове та кінцеве значення, крок, з яким будуть збільшуватися/зменшуватися значення, тип прогресії (арифметична, геометрична чи зміна дат). В останньому випадку можна також задати, як буде здійснюватися заповнення (дні, робочі дні, місяці чи роки).
Наприклад, якщо задати арифметичну прогресію з кроком Шаг = 3, Предельное значение = 20, виділити стовпчик А, в першій комірці цього стовпчика вказати початкове значення 1, то в результаті комірки стовпчика А будуть заповнені значеннями 1,4,7,10,13,16,19. Подальшого заповнення не буде, оскільки задано максимальне можливе значення - 20.
Заповнення можна виконати також за допомогою меню Правка - Заполнить, в якому слід вибрати напрямок заповнення у випадку копіювання значення або задати параметри прогресії. Попередньо необхідно ввести перше значення та виділити діапазон комірок, які будуть автоматично заповнені.
Для редагування даних рекомендується розмістити курсор миші в комірці (виділити комірку клацанням лівої клавіши) і здійснити редагування в рядку формул. Однак можна також здійснити редагування безпосередньо в комірці. Для цього необхідно або виділити її подвійним натисканням лівої клавіші миші або переходом в режим редагування виділеної комірки за допомогою клавіші F2. Для зручності сприйняття формул MS Excel автоматично виділяє комірки, які використовуються в формулах, рамками різних кольорів. Такі ж кольори мають і адреси в формулі, яка змінюється. Вилучити вміст комірки можна за допомогою клавіші Delete/Del або меню Правка - Очистить.