§ 43. Реквізити документів

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

1.

Державний герб

Потрібно розмістити посередині бланка чи у кутку над серединою рядка з назвою установи (організації чи підприємства)

2.

Емблема організації чи підприємства

Рекомендовано розміщувати поряд з назвою уста­нови (організації чи підприємства). Товарний знак, що зареєстровано у встановленому порядку, можна використовувати як емблему

3.

Зображення урядових на­город

Розміщують посередині документа або ж у верх­ньому лівому кутку

4.

Код

підприємства

Місце розташування - у верхньому правому кутку

5.

Код документа

Фіксують під кодом установи (організації чи підприємства) у верхньому правому кутку

6.

Назва

міністерства чи відомства

Цей реквізит розміщують посередині сторінки у верхньому лівому кутку, напр.: МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ПРОДО­ВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

7.

Назва установи, організації чи підприємства

Можна наносити назву установи за допомогою штампа чи друкарським способом, розміщуючи її у верхньому лівому кутку, напр.: УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬО-ЕКОНОМІЧНИХ ЗВ'ЯЗКІВ

8.

Назва

структурного підрозділу

Дозволяють друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку, напр.: УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬО-ЕКОНОМІЧНИХ ЗВ'ЯЗКІВ КИЇВСЬКОЇ ОБЛДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ УКРАЇНИ

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

9.

Індекс

підприємства зв'язку, пошто­ва й телеграф­на адреси, но­мер телетайпа (абонентського телеграфу), но­мер телефону, номер рахунку в банку

Зазначають у верхньому лівому кутку за поштови­ми "Правилами користування послугами поштового зв'язку"¹:

вул. Канатна, 99, м. Одеса — 39, тел. /0482/29-65-31². Можна зазначити й електронну адресу, якщо така є. Банківські ж дані слід подати таким чином, щоб їх можна було використати під час здійснення розрахунково-грошових операцій: розрахунковий рахунок № 29001300013002 у АК АКБ "Україна" м.Одеси Код ЕДРПОУ 00394009 МФО 427564

10.

Назва виду документа

Найчастіше розташовують посередині рядка, рідше - ліворуч. Прийнято у всіх документах, крім листів, указувати вид документа, напр.: Службова записка

11.

Дата

Розміщують у верхній лівій частині разом з індексом у спеціально відведеному місці. Проставлена дата має відповідати дню підписання чи затвердження документа. Дату прийнято фіксувати двома способа­ми: цифровим (трьома парами цифр, напр. 25.09.09, що означає: 25 вересня 2009-го року); словесно- цифровим, напр.: 12 жовтня 2009р.

12.

Індекс (вихідний номер доку­мента)

Фіксують у верхній частині сторінки зліва. До індексу входять три пари арабських цифр: перша пара вказує на індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 36-12/87, де 36 - індекс структур­ного підрозділу, 12 - номер справи за номенклату­рою для підрозділу, 87 - порядковий номер за жур­налом обліку вхідних документів. Цей індекс допомагає швидко й оперативно знайти цей документ і далі здійснювати контроль за його виконанням

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

13.

Посилання на індекс і дату вхідного до­кумента

Розміщують у верхній частині сторінки зліва. До цього реквізиту входять: дата та індекс докумен­та, що надійшов до вас з іншої установи, напр.: на № 08-40/231 від 18.07.08, де 08 - індекс структур­ного підрозділу, 40 - номер справи за номенкла­турою для підрозділу, 231 - порядковий номер за журналом обліку вхідних документів, від 18.07.08 - документ, що надійшов до вас з іншої установи підписано 18-го липня 2002-го року

14.

Місце скла­дання чи видання

Зазначають у верхній частині сторінки зліва. За­писують назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15.

Гриф об­меження доступу до документа

Розміщують з правого боку під кодом форми. З се­редини рядка потрібно записати: "Таємно", "Цілком таємно", "Для службового користування"

16.

Адресат

Цей реквізит розміщують праворуч у верхній частині сторінки. Кожен з елементів - назва устано­ви (організації, підприємства), підрозділу, посада, прізвище та ініціали, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Адре­суючи документ до установи, потрібно вказувати поштову адресу після назви установи, структур­ного підрозділу й прізвища службової особи; а до приватної особи - тоді перед її прізвищем, напр.: Начальникові Звенигородського районного управління сільського господарства Григоренку Ю.Д. або ж:

Кальському Вікторові Миколайовичу вул. Вокзальна, буд. 15, кв. 27 смт. Глеваха Васильківський район Київська область

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

17.

Гриф

затвердження

Розміщують у верхній правій частині документа. Він складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", назви посади особи, яка затверджує документ, включаю­чи назву організації, особистого підпису, його роз­шифрування і дати, напр.:

"ЗАТВЕРДЖУЮ" Директор Жашківського хлібоприймального підприємства

(підпис) С.К. Жаренко 27.10.02

18.

Резолюція

Записують у правому верхньому кутку. Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки загального чи конкретного характеру, які виражаються так, напр.:

До відома ... До виконання ... До керівництва ...

Конкретні резолюції містять наказову форму або ж неозначену форму дієслова і адресуються службо­во підпорядкованим особам. Текст таких резолюцій може бути таким: Терміново вживіть заходів ... Про результати й ужиті заходи повідомте ... Розглянути й доповісти упродовж п'яти днів ... Отже, резолюція складається з таких елементів:

• прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ;

• вказівка про порядок виконання;

• термін виконання;

• особистий підпис керівника;

• дата.

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

18.

Резолюція

Резолюція може містити вказівки кільком особам. Наприклад:

Корнієнкові О.П., Васильєву А.Д.

До керівництва і виконання до 21.12.02

(підпис) 26.06.02

19.

Заголовок до тексту

Розміщують у лівому верхньому кутку бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів.У заголовку потрібно сформулювати в узагальненій формі зміст ділового документа:

• назвати поняття, про яке йдеться;

• суть дії бажано виразити віддієслівним іменником.

Тому заголовок найчастіше починається з прий­менника "Про". Наприклад:

Про проведення головної осінньої ревізії пасік або ж:

Про заготівлю і використання лікарських рослин у ветеринарній медицині господарств району

Бажано, щоб заголовок не перевищував 140 знаків (5 рядків машинописного тексту до­вжиною у 28 знаків). Якщо ж перевищує, то дозволяється продовжувати заголовок до межі правого поля документа.

20.

Позначка про контроль

Робиться ліворуч у верхній частині поля першої сторінки документа. Цю відмітку проставляють за формою "К" або "Контроль"

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

21.

Текст

Це основний реквізит документа. Його розміщують по всій ширині сторінки, щоб рядки не виходили за береги (поля). Текст оформля­ють у вигляді: складного тексту, анкети, таблиці, поєднання цих форм.

Він складається зі вступу, доказу, закінчення. Текст поділяють на абзаци, а великий за обсягом текст - на розділи і підрозділи.

22.

Позначка про

наявність

додатка

Фіксують ліворуч у верхній половині сторінки. Наприклад:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим. Якщо в тексті не вказують про наявність додатків, то в реквізиті тоді наводять їх назви і зазна­чають кількість аркушів у кожному, кількість примірників, напр.: Додатки:

1. Проект КЛСМ 3.44-68 на 5 арк. у 2 прим.

2. Службова записка до проекту КЛСМ 3.44-68 на 1 арк. у 2 прим.

Якщо ж до документа додається інший документ, що має додаток, то реквізит оформляють так: Додаток: лист Держкомархівів України від 27.04.2002 № 01-04/171 та додаток до нього, всього на 7 арк.¹

Якщо додаток направляють не на всі зазначені в документі адреси, то реквізит оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 2 прим. на першу адресу

23.

Підпис

Прийнято підписувати лише перший примірник документа. Цей реквізит складається з:

• назви посади особи, яка підписує документ;

• її підпису;

• розшифрування підпису.

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

23.

Підпис

Наприклад:

Президент Національної асоціації бджолярів "Укрбджолопром" (підпис) І.А.Ковалишин або:

Директор (підпис) К.Л.Марченко Коли ж документ мають підписати кілька посадо­вих осіб, то їх підписи розміщують у послідовності, що відповідають обійманим посадам, наприклад: Директор агрофірми "Реть" (підпис) В.А.Соловей Головний бухгалтер (підпис) Л.С.Коропець Якщо документ підписують кілька посадових осіб, що обіймають посади однакового рівня, то реквізит потрібно оформити так: Директор агрофірми "Мрія" (підпис) А.Коляденко 25.12.02

Директор агрофірми "Колос" (підпис) М.К.Андрусенко 25.12.02

Деякі документи підписує комісія. У такому випадку спочатку зазначається голова, а потім - члени комісії записуються в алфавітному порядку, наприклад: Голова комісії (підпис) В.Р.Вакулик Члени комісії (підпис) Н.Г.Бубленко (підпис) К.Н.Добробаба (підпис) Л.А.Марчук

24.

Гриф

узгодження

Цей гриф складається зі

• слова "УЗГОДЖЕНО";

• назви посади особи, з якою узгоджено документ;

• особистого підпису цієї посадової особи;

• розшифрування підпису;

• дати. Наприклад: УЗГОДЖЕНО

Директор ВАТ "Липовецьміжрайагротехсервіс"

(підпис) К.О.Орел

17.11.08

№

Реквізити

Місце їх розташування і правила оформлення

25.

Візи

Візування - це внутрішнє узгодження документа. До візи входять:

• особистий підпис візувальника;

• розшифрування його підпису;

• дата;

• у разі необхідності зазначають посаду візувальника. Наприклад:

Начальник юридичного відділу агрофірми "Нива" (підпис) В.А.Приймак 23.12.08

На одному документі може бути декілька віз.

26.

Печатка

Печатку потрібно проставляти так, щоб її відбиток захоплював частину (декілька знаків) назви посадової особи, що підписала документ. Печатки бувають гербові і прості.

Гербові печатки прикладаються до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб (на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи тощо). На простих печатках, що мають круглу, квадратну чи трикутну форму, герб не зображено. Їх при­кладають до документів, що виходять за межі установи, до розмножених примірників, розпоряд­чих документів, призначених для розсилання, до довідок з місця роботи тощо.

27.

Позначка про

засвідчення

копії

Засвідчуючи копію, проставляють надпис "З оригіналом згідно". Далі вказують:

• назву посади особи, що засвідчила копію;

• її особистий підпис;

• розшифрування підпису;

• дату засвідчення. Наприклад:

З оригіналом згідно:

Інспектор ВК (підпис) Г.Т.Шевченко 25.07.02