Форматування електронних таблиць

Після того, як створено таблицю, слід затратити додаткові зусилля, щоб зробити її привабливою, легкою для читання і розуміння. Можна так виділити ключові моменти документу: видом і розміром шрифту, кольором, заливкою, особливим оформленням, що найбільш важлива інформація так і кидатиметься у очі. Такі роботи називаються форматуванням.

Форматування комірок

Значення, що відображаються в комірках, робочого листа Excel, далеко не завжди аналогічні її вмісту. Для цього використовується інструкція форматування, яка визначає деталі відображення вмісту комірок, як кількість знаків молодших розрядів, символи валют і кількість цифр, що представляють рік. За допомогою додаткових опцій форматування настроюються шрифти, кольори, межі і інші атрибути комірки діапазону.

Використовування кнопок панелі інструментів форматування дозволяє уникнути відкриття діалогового вікна при виконанні таких загальних задач, як вибір шрифту або зміна його. Створюючи фінансові звіти, клацніть на кнопці грошовий формат, щоб кожне значення даного діапазону відповідним чином відображалося і включало знак валюти. Для доступу до повного набору опцій форматування Excel виділіть комірку або діапазон комірок і виберіть команду Комірки з меню Формат або клацніть правою кнопкою миші на комірці або виділеній області і виберіть елемент Формат комірок в контекстному меню, що з’явилося. Незалежно від способу, на екрані з’явиться діалогове вікно Формат комірок, в якому всі опції форматування впорядковані на шести вкладках.

Використання загального формату чисел

Дані в будь-якій комірці нового робочого аркуша вводяться за допомогою загального формату. При записі в комірку постійного значення, Excel відобразить введений текст або числа. В комірках з формулами виводяться результати формул за допомогою чисел завдовжки до 11 знаків, причому крапка, що відділяє цілу частину від дробової, теж розглядається як знак. У випадку, коли розміри комірки не дозволяють відобразити все число, Excel округляє значення, що відображається, хоча його вміст залишається незмінним. Якщо ж розміри комірки менше за цілу частину числа або ж це число включає більше 11 знаків, значення відображається за допомогою спеціальної служби представлення.

Для видалення всіх встановлених раніше форматів або відновлення в комірці загального формату, натисніть на ній правою кнопкою миші і виберіть команду Формат комірок Перейдіть на вкладку Число і виберіть елемент Загальний в полі із списком Числові формати. Існує також і комбінація клавіш, яка дозволяє миттєво застосувати загальний формат до активної або виділеної комірки області: Ctrl + Shift + ~.

Управління автоматичним форматом чисел

При введенні значень у форматі, аналогічному одному з вбудованих форматів Excel, додаток автоматично застосовує даний формат до комірки. Іноді це може привести до вельми несподіваних і небажаних результатів.

При введенні значення, що містить косу (/) або дефіс (-), які відповідають форматам дати і часу Windows, Excel перетворить введені дані в значення дати і відформатує комірку відповідно до самого схожого формату дати, як показано на малюнку (1. Введена комірка; 2. Відформатована комірка ).

Якщо ж вводиться дата, яка містить тільки місяць і число, Excel додасть до неї ще й значення поточного року.

А при введенні значення, двокрапки (:), або числа, що містить, з пропусками, англійські букви А або Р, Excel застосує до нього формат часу.

У випадку, коли значення, що вводиться, починається з нулів (наприклад, номер позиції, що складається з певної кількості символів), то вони автоматично відкидаються, як показано на малюнку (1. Введена комірка; 2. Відформатована комірка ).

При введенні значення, що містить букву Е (наприклад, 3,1459Е19), Excel відформатує комірку, застосувавши експоненціальний формат і скоротивши кількість молодших розрядів до двох. В даному випадку ви побачите число 3,15Е+19, як показано на малюнку (1. Введена комірка; 2. Відформатована комірка ).

Змінити будь-який з цих автоматичних форматів чисел можливо одним з чотирьох наступних способів:

• Після введення даних вибрати команду з меню Формат – Комірки і вказати новий формат. Якщо дані записані в комірку правильно і ви просто хочете змінити формат, цей спосіб є найкращій.

• Додати апостроф перед числом, що вводиться. Завдяки цьому Excel розгляне число як текст і відповідним чином відобразить.

• Додати пропуск перед числом, що вводиться. Це також вкаже Excel, що введення потрібно розглядати і відображати як текст. Але треба зауважити, що додавання пропуску ніяким чином не вплине на перетворення значення в експоненціальний формат і видалення початкових нулів. Хоча зі всією рештою автоматичного форматування, описаного вище, цей спосіб працює відмінно.

• Перед введенням даних потрібно відформатувати комірки як текст, для чого виберіть команду з меню Формат – Комірки та перейти на вкладку Число і вибрати елемент Текстовий в списку вікна Числові формати.