3. Конструктор отчетов

Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Работа с конструктором отчетов мало чем отличается от работы с конструктором форм. Конструктор отчетов имеет ту же панель элементов с тем же самым набором элементов управления. Панель инструментов и строка меню для конструктора отчетов имеет почти тот же вид, что и для конструктора форм.

3.1. Концепция создания отчета

Записи в отчете обрабатываются последовательно, одна за другой. В зависимости от макета отчета элементы данных обрабатываются по-разному. Отчеты делятся на разделы. В Access каждая запись из таблицы или динамического набора данных запроса обрабатывается по порядку. При этом принимается решение о необходимости обработки поля или текста в каждом разделе. Например, раздел Примечание отчета, обрабатывается только после обработки последней записи динамического набора данных запроса. Отчет, как правило, состоит из области данных. Каждая группа данных из области данных должна иметь заголовок группы. Каждая группа имеет примечание, в котором вычисляется итоговая сумма. В верхнем колонтитуле содержатся заголовки столбцов, в заголовке отчета - название отчета, в примечании отчета - общий итог для всего отчета и в нижнем колонтитуле - номер страницы.

3.2. Окно конструктора отчетов. Структура отчета

В окне конструктора отчетов создаются и модифицируются отчеты.

Рис. 20. Окно конструктора отчетов с панелью инструментов

Как видно на рис. 20, в нем содержатся различные инструменты, включая панель элементов.

Отчет состоит из семи разделов. Разделы названы по типу обработки, которую они выполняют. Разделы отчета Access включают:

Заголовок отчета - определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка печатается только один раз - в начале отчета на титульной странице.

Верхний колонтитул – надписи или поля верхнего колонтитула обычно печатаются в верхней части каждой страницы. Если для заголовка отчета не выделена отдельная страница, то верхний колонтитул печатается сразу же после заголовка отчета. Обычно верхние колонтитулы служат в качестве заголовков столбцов в групповых/обобщающих отчетах. Они также могут содержать заголовок для конкретного отчета.

Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы. Заголовок группы обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к конкретной группе. Сразу после заголовка группы следует область данных. Для групп можно создать целую иерархию уровней заголовков и примечаний групп.

Область данных – раздел предназначен для отображения записей источника данных отчета. В области данных обрабатывается и печатается каждая запись. Область данных часто содержит вычисляемые поля.

Примечания группы отчета - используется для отображения итоговых данных в записях текущей группы, определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. Печатается после обработки последней записи группы. В группе данных вычисляется итоговое выражение по группе. При переходе к следующей группе данных это значение автоматически обнуляется для вычисления нового итогового значения для новой группы.

Нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы. Нижний колонтитул обычно содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. В очень больших отчетах иногда бывает полезно подвести промежуточный итог по страницам и по группам (например, когда данные одной группы размещаются на нескольких страницах). В отчетах номер страницы печатается с помощью совместного использования текста " Page:" и выражения, что позволяет отобразить результат в виде Page: x of у, где x — номер текущей страницы, а у — общее число страниц в отчете:

="Раgе:" & [Раgе] & " of " & [Pages]

Также можно напечатать дату и время распечатки отчета.

Примечание отчета – печатается один раз в конце отчета после обработки всех записей данных и примечаний групп. Обычно в примечании отчета отображается полная сумма или другие статистические данные (например, средние значения или значения в процентах) для всего отчета. В отличие от итоговых значений, используемых в примечаниях групп, в примечании отчета итоговое значение не обнуляется и используется для вычисления общего итога по всем записям отчета. При наличии примечания отчета нижний колонтитул печатается после примечания отчета.