Министерство образования и науки Украины
Киевский национальный экономический университет
имени Вадима Гетьмана
Криворожский экономический институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Методические указания
по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:
«Microsoft Access. Отчеты»,
для студентов всех специальностей
Часть 4
Кривой Рог - 2008
Министерство образования и науки Украины
Киевский национальный экономический университет
имени Вадима Гетьмана
Криворожский экономический институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Методические указания
по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:
«Microsoft Access. Отчеты»,
для студентов всех специальностей
Часть 4
Утверждено
на заседании кафедры
информатики
П
ротокол
№
от " " 2008 г.
Кривой Рог - 2008
Методические указания по курсу «Информатика» для самостоятельного изучения темы: «Microsoft Access. Отчеты», для студентов всех специальностей. Часть 4.
Составители Хоцкина В.Б., Ж.В. Цымбал – Кривой Рог. Криворожский экономический институт КНЕУ, 2008, - с. 45.
Составители: Хоцкина В.Б., ст. преп.
Цымбал Ж.В., ст. преп.
Рецензент: Зеленский А.С., д.т.н., профессор.
Содержание
1. Объект отчет Общие положения 5
2. Способы создания отчетов 6
2.1. Мастер отчетов 7
2.2 Применение автоотчетов 13
2.3. Создание почтовых наклеек 14
3. Конструктор отчетов 17
3.1. Концепция создания отчета 18
3.2. Окно конструктора отчетов. Структура отчета 18
3.3. Создание отчета 19
3.4. Одиннадцать этапов создания великолепного отчета 19
3.5. Подбор данных 20
3.6. Создание отчета и его связывание с запросом 20
3.7. Определение размеров страницы отчета и макета 21
3.8. Окно конструктора отчетов и элементы управления в отчете 22
3.9. Инструментальные средства режима Конструктор 23
3.10. Размещение полей в отчете 24
3.11. Отображение окна списка полей 24
3.12. Выбор полей для отчета 25
3.13. Перетаскивание выбранных полей в отчет 25
3.14. Изменение размеров раздела 26
3.15. Работа с надписями и полями. Создание свободных надписей 27
3.16. Изменение внешнего вида текста элемента управления 27
3.17. Создание и использование элементов управления типа Поле 28
3.18. Ввод выражений в элемент управления типа Поле 28
3.19. Изменение размеров поля или надписи 29
3.20. Изменение размеров надписи 29
3.21. Удаление присоединенной надписи и поля 31
3.22. Перемещение надписи и поля 31
3.23. Изменение внешнего вида полей и нескольких элементов управления 33
3.24. Изменение свойств надписи и поля 34
3.25. Расширение и сжатие полей 35
4. Сортировка и группировка данных 35
4.1. Создание заголовка и примечания группы 36
4.2. Как изменить порядок группировки 38
4.3. Как удалить заголовок или примечание группы 38
4.4. Как скрыть раздел 39
4.5. Изменение размеров раздела| 39
4.6. Изменение свойств отчета и его элементов 40
4.7. Использование конкатенации для объединения текста и полей 42
4.8. Создание элементов управления раздела заголовка группы 43
4.9. Создание элементов управления раздела примечания группы. Вычисление промежуточных итогов для групп 43
4.10. Вычисление общего итога (накопительных итоговых значений) 45
4.11. Вычисление процентных значений на основе итоговых данных 46
4.12. Отчет с диаграммой 47
5. Добавление символа конца страницы 49
6. Сохранение отчета 50
7. Основные способы экспорта отчетов 50
Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. Они позволяют отображать и печатать данные с любой степенью детализации и почти в любом формате. В отчете можно получить результаты многоуровневых итогов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:
отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.
В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Существуют следующие возможности:
для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10-ти уровней группировки;
для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания;
можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но также использовать в вычислениях данные нескольких групп;
в дополнение к верхнему и нижнему колонтитулам, которые печатаются на каждой странице, можно задать заголовок и примечаниедля всего отчета.
Отчет можно вывести на экран или распечатпть на принтере. В нем можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, средние значения и др.
Создание и редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Размещение элементов управления выполняют с помощью Панели элементов. Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выборполей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Важной особенностью отчетаов является наличие средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц.