4.2. Как изменить порядок группировки

В Access можно легко менять порядок группировки и сортировки, не перемещая элементы управления в соответствующие заголовки и примечания. Для изменения порядка сортировки/группировки выполните следующие действия.

1. В окне Сортировка и группировка щелкните на области выбора того поля или выражения, порядок группировки которого нужно изменить.

2. Щелкните опять на области выбора этой строки и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите строку на новое место внутри столбца Поле/выражение.

3. Отпустите кнопку мыши.

4.3. Как удалить заголовок или примечание группы

Для удаления колонтитулов или заголовка и примечания отчета можно использовать команды Вид → Колонтитулы и Вид → Заголовок/примечание отчета соответственно. А для удаления заголовка или примечания группы без нарушения порядка сортировки выполните следующие действия.

1. В диалоговом окне Сортировка и группировка щелкните на области выбора того поля или выражения, которое нужно исключить из группировки.

2. Щелкните на строке свойства Заголовок группы.

3. Задайте значение Нет.

4. Нажмите клавишу <Enter>.

Для удаления примечания группы нужно выполнить те же действия, но на втором этапе щелкнуть на строке свойства Примечание группы.

Для полного удаления сортировки и группировки по некоторому заданному полю (и, следовательно, для удаления заголовков и примечаний группы) выполните следующие действия.

1. Щелкните на области выбора поля или выражения, по которому нужно полностью удалить сортировку и группировку.

2. Нажмите клавишу <Delete>. Появится диалоговое окно с предложением подтвердить данное удаление.

3. Щелкните на кнопке ОК.

4.4. Как скрыть раздел

В Access можно скрывать заголовки и примечания групп. Причем данные будут сгруппированы, а информация о самой группе не отобразится. Кроме того, можно скрыть область данных и оставить только итоговые данные. Чтобы скрыть раздел, выполните следующие действия.

1. Щелкните на разделе, который нужно скрыть.

2. Отобразите окно свойств этого раздела.

3. Щелкните на строке ввода значения свойства Вывод на экран.

4. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка, которая появится в правом конце этой строки.

5. Выберите Нет из раскрывающегося списка.

В отчете можно скрывать не только разделы, но и элементы управления с помощью их свойства Вывод на экран. Это бывает полезно для создания выражений, в которых используются другие выражения.

4.5. Изменение размеров раздела|

Если в отчете не требуется создавать пустое пространство по размеру высоты раздела заголовка группы, закройте его. Это можно сделать, установив значение 0 для свойства Высота раздела заголовка группы.

Для изменения высоты раздела можно также перетащить верхнюю границу находящегоа под ним раздела. Если, к примеру, в отчете есть верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул, измените высоту области данных, перемещая верхнюю границу нижнего колонтитула. Для изменения высоты самого нижнего раздела перетащите его нижнюю границу, В данном примере для изменения высоты заголовка группы выполните следующие действия.

1. Поместите курсор мыши над верхней границей области данных. Обратите внимание на то, что курсор мыши принял вид горизонтальной черты, пересекающейся с вертикальной двунаправленной стрелкой.

1. Выделите полосу раздела области данных.

2. Перетащите полосу раздела области данных вверх, пока она не соприкоснется с полосой раздела заголовка группы. Обратите внимание на серую линию, которая указывает, где будет расположена граница, когда вы отпустите кнопку мыши.

3. Отпустите кнопку мыши.

Если в распечатанном отчете каждая четная страница пуста, значит, ширина страницы превышает допустимые пределы (в данном примере - 20 см). Такая ситуация может возникнуть при размещении элемента управления за пределами правой границы страницы. Ширина страницы при этом увеличится автоматически. В результате на каждой четной странице в действительности будет содержаться пустая правая сторона предыдущей нечетной страницы. Для исправления этой ситуации следует разместить элементы управления в пределах ширины отчета и затем установить прежнее значение ширины страницы.