- •Часть 4
- •Часть 4
- •1. Объект отчет Общие положения
- •2. Способы создания отчетов
- •2.1. Мастер отчетов
- •2.2 Применение автоотчетов
- •2.3. Создание почтовых наклеек
- •3. Конструктор отчетов
- •3.1. Концепция создания отчета
- •3.2. Окно конструктора отчетов. Структура отчета
- •3.3. Создание отчета
- •3.4. Одиннадцать этапов создания великолепного отчета
- •3.5. Подбор данных
- •3.6. Создание отчета и его связывание с запросом
- •3.7. Определение размеров страницы отчета и макета
- •3.8. Окно конструктора отчетов и элементы управления в отчете
- •3.9. Инструментальные средства режима Конструктор
- •3.10. Размещение полей в отчете
- •3.11. Отображение окна списка полей
- •3.12. Выбор полей для отчета
- •3.13. Перетаскивание выбранных полей в отчет
- •3.14. Изменение размеров раздела
- •3.15. Работа с надписями и полями. Создание свободных надписей
- •3.16. Изменение внешнего вида текста элемента управления
- •3.17. Создание и использование элементов управления типа Поле
- •3.18. Ввод выражений в элемент управления типа Поле
- •3.19. Изменение размеров поля или надписи
- •3.20. Изменение размеров надписи
- •3.21. Удаление присоединенной надписи и поля
- •3.22. Перемещение надписи и поля
- •3.23. Изменение внешнего вида полей и нескольких элементов управления
- •3.24. Изменение свойств надписи и поля
- •3.25. Расширение и сжатие полей
- •4. Сортировка и группировка данных
- •4.1. Создание заголовка и примечания группы
- •4.2. Как изменить порядок группировки
- •4.3. Как удалить заголовок или примечание группы
- •4.4. Как скрыть раздел
- •4.5. Изменение размеров раздела|
- •4.6. Изменение свойств отчета и его элементов
- •4.7. Использование конкатенации для объединения текста и полей
- •4.8. Создание элементов управления раздела заголовка группы
- •4.9. Создание элементов управления раздела примечания группы. Вычисление промежуточных итогов для групп
- •4.10. Вычисление общего итога (накопительных итоговых значений)
- •4.11. Вычисление процентных значений на основе итоговых данных
- •4.12. Отчет с диаграммой
- •5. Добавление символа конца страницы
- •6. Сохранение отчета
- •7. Основные способы экспорта отчетов
1. Объект отчет Общие положения
Отчет — это объект базы данных, предназначенный для эффективного представления данных в печатной форме. Отчеты имеют большое количество возможностей по управлению размером, положением и внешним видом их элементов, а также возможностей в получении данных из базовых запросов и таблиц, так что пользователь легко может добиться желаемого представления нужных ему сведений. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:
отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.
В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.
Отчеты во многом похожи на формы — они состоят из тех же разделов, могут содержать те же элементы управления. Мастер генерации новых отчетов поможет в создании отчетов почти всех тех же типов, что и для форм. Кроме того, отчеты и формы разделяют одно и то же пространство имен, т.е., отчёт нельзя назвать именем уже существующей формы (и наоборот). По сути, отчет — это специализированная разновидность формы, разработанная для печати или экспорта данных.
Есть между отчетами и формами и существенные различия. В основном они сводятся к следующему:
При помощи элементов управления отчетов нельзя модифицировать данные, содержащиеся в нем. Отчет предназначен исключительно для просмотра и печати выбранной из базовых таблиц базы данных информации в удобной для пользователя форме. Хотя для просмотра информации все же удобнее использовать форму.
Отчет нельзя просматривать в режимах таблицы, сводной таблицы и сводной диаграммы.
Окончательный внешний вид отчета во многом зависит от установленного в Microsoft Windows драйвера принтера. Если в системе не установлено ни одного драйвера принтера (сам по себе принтер может и отсутствовать — главное это драйвер), Microsoft Access не позволит вам ни создать новый отчет, ни отредактировать в режиме конструктора один из уже имеющихся.
В отличие от формы, разделы отчета: верхний/нижний колонтитул, заголовок/примечание и их свойства активно используются при конструировании и печати. Кроме того, в отчетах с группировками можно задать отображение заголовков/примечаний для каждой группы в отдельности, что позволяет легко создавать итоговые поля, поля с названиями групп и производить другие похожие действия не только для отчета в целом, но и для отдельных групп.
Элементы управления, используемые в отчете, не имеют событий. Более того, многие элементы (Командные кнопки, Поля со списком и другие) вообще нет смысла использовать в отчетах.
Отчет может быть открыт в одном из трех режимов:
Режим конструктора. Этот режим используется для создания новых отчетов и для модификации уже существующих.
Режим предварительного просмотра. В этом режиме можно просмотреть данные в том виде, как они будут размещены на странице при печати.
Режим просмотра образца. В этом режиме можно вывести только отчеты, находящиеся в режиме конструктора (пункт Образец меню Вид доступен, если отчет открыт именно в этом режиме). В режиме просмотра образца отображаются только несколько записей отчета. Это позволяет ускорить разработку отчетов, поскольку переключение в режим предварительного просмотра может занять достаточно много времени, особенно если компьютер маломощный, а отчет содержит большое количество страниц.